Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ООО «Комплект Сервис» Удмуртская Республика г. Ижевск)

Кроме применения автоматизированных и компьютерных технологий основными путями повышения экономической эффективности производства могут быть следующие факторы: научно-технический прогресс, режим экономии, совершенствование структуры экономики, организационно-экономические факторы (включая управление), повышение качества продукции.

В ООО «Комплект Сервис» к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях» и 60.2 «Авансы выданные».

А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Оценивая данную ситуацию руководству ООО «Комплект Сервис» можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

1. «Расчеты с поставщиками»,
3. «Расчеты с подрядчиками»,
4. «Неотфактурованные поставки»

К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

1. «НДС по приобретенным товарам»,
2. «НДС по оказанным услугам»,
4. «НДС по неотфактурованным поставкам»

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента (таблица 6) Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу 6.

Таблица 6 – Сгруппированные для наглядности рекомендации

№ п/п	Открытие субсчетов	Субсчета, использующиеся в настоящее время	Субсчета, рекомендованные к применению	Выгода от предложенных рекомендаций
1	К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	60.1 60.2	60.1 60.2 60.3 60.4	Сокращение времени обработки документов сотрудниками бухгалтерии, повышение производительности труда. Позволяет систематизировать учет расчетов.
2	К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»	19.3	19.1 19.2 19.3 19.4

 

 

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Таблица 7 – Разработка учетных регистров

№ п/п	Период	Содержание операции	Контрагент	Дебет	Кредит	Сумма
1	16.01.2015	Поступление материалов	ООО «Бином»	10.1	60.1	1 115,70
2	16.01.2015	НДС	ООО «Бином»	19.3	60.1	200,83
3	29.08.2015	Поступление товаров	ООО «Можхим»	41.1	60.1	5 041,66
4	13.12.2015		ООО «НОРМАЛЬ»	41.1	60.1	7 840,84
5	29.08.2015	НДС	ООО «Можхим»	19.3	60.1	907,50
6	13.12.2015		ООО «НОРМАЛЬ»	19.3	60.1	1411,35

 

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу.

В ООО «Комплект Сервис» используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.

На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.

Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Для совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

• cоздать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и пoдрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• необхoдимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести систему документооборота, так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по cтолбцам – сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с кoторыми должны устанавливаться особые отношения;
• постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• контрoлировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
• в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать в ООО «Комплект Сервис» систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
• на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение предложенных мероприятий позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

В результате всего этого сформируется регулируемое, цивилизованное рыночное хозяйство, которое явится действенным средством, стимулирующим рост производительности труда, повышение эффективности всего общественного производства, приумножение общественного богатства в интересах повышения благосостояния народа.

 

4. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ  В ООО «КОМПЛЕКТ СЕРВИС»

 

1.  Цели и задачи аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации

 

Цель проведения данной процедуры аудита, установить правильность ведения расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и оказанные услуги в ООО «Комплект Сервис».

Необходимо проверить наличие договоров на поставку продукции и правильность их оформления. При наличии дебиторской задолженности необходимо установить дату её возникновения и причину образования. Особое внимание должно быть обращено на задолженность с истекшим сроком исковой давности. Следует выяснить причины её возникновения, а также уточнить, были ли приняты меры к взысканию задолженности.

В ходе аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками должны быть решены следующие задачи:

• проверка правильности оформления первичных документов по прибытию товарно-материальных ценностей и получению услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской задолженности;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения бухгалтерского учета кредиторской задолженности;
• проверка правильности оформления первичных документов по поставке и оказанию услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения дебиторской задолженности;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности. 
  

2.  Планирование и программирование аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации

Начиная разработку плана и программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Комплект Сервис», аудиторская организация основывалась на предварительных знаниях o ООО «Комплект Сервис», а также на результатах проведенных аналитических процедур.

В процессе подготовки плана и программы аудита аудиторская организация оценивает эффективность системы внутреннего контроля, действующей у ООО «Комплект Сервис», и производит оценку риска системы внутреннего контроля.

Руководство ООО «Комплект Сервис» несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля. От него зависит, чтобы система внутреннего контроля отвечала размерам и специфике деятельности организации, функционировала регулярно и эффективно.

Рассмотрим более подробно тесты проверки внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетных операций (таблица 8)

 

Таблица 8 – Проверка состояния внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетных операций в ООО «Комплект Сервис»

 

№ п/п	Вопросы (тесты)	Да	Нет	Выводы и решения аудитора
1	2	3	4	5
1	Имеются ли соответствующие договоры на все поставки продукции	+		На все поставки есть договора.
2	Сверки с поставщиками производятся: 2.1. Ежеквартально 2.2. На конец года	+		Вероятность ошибок незначительна

Продолжение Таблицы 8

1	2	3	4	5
3	Сверки охватывают поставщиков на: 3.1. 100% 3.2. 50%	+		Вероятность ошибок незначительна
4	Принимает ли участие бухгалтер в составлении акта на выявление расхождений между фактически приходуемыми ТМЦ и значащимися на счетах учета расчетов с поставщиками и подрядчиками	+		Вероятность ошибок незначительна
5	Право на получение доверенности на ТМЦ от поставщиков предоставлено: 5.1. Лицом, зафиксированным  в приказе 5.2. Нет ограничений	+	+	Вероятность ошибок незначительна Приказ отвечает установленным требованиям
6	Регистрируются ли счета-фактуры поставщиков в отдельном журнале	+		Контроль удовлетворительный
7	Полностью ли доставляются материальные ценности на предприятие, т.е. нет ли случаев недостач, расхождений	+		Вероятность ошибок маловероятна
8	Своевременно предъявляются претензии поставщикам (если нет указать причину)
9	Применяются ли штрафные санкции к поставщикам за невыполнение ими договорных обязательств	+	+	Вероятность ошибок маловероятна
10	Оформляется ли документально возврат ТМЦ на соответствие качеству, указанному в счетах товарно-транспортных накладных	+		Контроль удовлетворительный Вероятность ошибок незначительна
11	Осуществляется ли завоз ТМЦ по письмам предприятия без наличия договоров		+	Вероятность ошибок незначительна
12	Разработана ли типовая схема корреспонденции счетов (по дебету и кредиту сч.60) для отражения хозяйственных операций	+		Вероятность ошибок невелика
13	Своевременно ли поступают в бухгалтерию документы поставщиков на оприходование ТМЦ материально- ответственными лицами		+	Выборочно проверить документы, не всегда своевременно поступают документы в бухгалтерию
14	Осуществляет ли бухгалтер пересчет сумм, указанных в счетах	+		Вероятность ошибок невелика
15	Сверяет ли бухгалтер цены, указанные в счетах, с договорными	+		Вероятность ошибок незначительна