Учет дебиторской задолженности

     В консолидированном балансе головного  предприятия задолженность по внутрихозяйственным расчетам, учтенная на счетах 334 (дебиторская) и 687 (кредиторская), взаимопогашается и отражения в нем не находит. До составления баланса суммы задолженности по счетам 334 и 687 должны быть сверены; неточности в записях должны быть отрегулированы.

     Аналитический учет по счету 334, субсчет 5 «Внутрихозяйственные расчеты» ведется по каждому филиалу, представительству, отделению или  другому обособленному подразделению  предприятия. 

4. Учет  расчетов по авансам  выданным

     Учет расчетов по авансам выданным поставщикам и подрядчикам ведется на счетах подраздела 35 «Авансы выданные», который имеет два счета 351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов» и 352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг».

     На  счетах подраздела 35 «Авансы выданные»  отражаются расчеты по авансам, выданным под поставку товарно-материальных ценностей, по оплате продукции, работ  и услуг, принятых от заказчиков по их частичной готовности. При выдаче авансов дебетуют счета подраздела 35 и кредитуют счета 441 «Наличность на расчетном счете», 431 «Наличность на валютном счете внутри страны», 451 «Наличность в кассе в национальной валюте» и др.. При получении счетов-фактур на отпущенные товарно-материальные ценности, актов приемки выполненных работ и услуг, дебетуют счета подразделов 20 «Материалы» (счета 201-208), 22 «Товары» (счета 222, 223), 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению», 90 «Основное производство» (счета 901,905), 92 «Вспомогательные производства» (счета 921, 925), 93 «Накладные расходы» (счета 931, 935) и др. и кредитуют счет 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

     Оплата  задолженности поставщикам и  подрядчикам за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные  услуги (дебет счета 671, кредит счетов 431,441,451) производится за вычетом ранее оплаченного им аванса, учтенного на счетах 351 и 352.

     На  суммы оплаченного аванса, направленные на погашение задолженности поставщикам  и подрядчикам, дебетуют счет 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредитуют счета 351, 352.

     Возврат поставщиком покупателю сумм авансов, неиспользованных им полностью или частично, отражается по дебету счетов 431, 441, 451 и кредиту счетов 351 или 352. Списание невостребованных авансов по истечении срока исковой давности (3 года) отражается по кредиту счетов 351 и 352 и дебету следующих счетов:

• 821 «Общие и административные расходы» — при списании невостребованной дебиторской задолженности на убытки отчетного года;
• 311 «Резервы по сомнительным долгам» — при списании дебиторской задолженности за счет ранее созданного резерва по сомнительным долгам.

   Аналитический учет авансов выданных ведется в  ведомости аналитического учета  расчетов с разными дебиторами и  кредиторами в разрезе счетов 351 и 352 по каждому дебитору или в машинограмме — при компьютеризации бухгалтерского учета. 

5. Учет  резервов по сомнительным долгам

     Резервы по сомнительным требованиям создаются  для покрытия возможных потерь, связанных  со списанием безнадежной к взысканию  дебиторской задолженности. Учет резервов ведется на пассивном счете 311 «Резервы по сомнительным долгам».

     Сомнительным  требованием признается дебиторская  задолженность, которая не погашена в установленный срок, а если он не установлен, то в течение необходимого для этого времени, а также задолженность, которая не обеспечена соответствующими гарантиями. Резервы по сомнительным требованиям создаются в конце года на основании данных инвентаризации дебиторской задолженности.

     Предприятия создают резервы по сомнительным требованиям по расчетам с другими предприятиями и организациями, а также с отдельными физическими лицами. Размер резерва определяется по каждой сумме сомнительного требования с учетом финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения им долга в полном размере или частично.

     При создании резервов по сомнительным требованиям  на суммы, 
направленные в резерв по сомнительным требованиям, дебетуют счет 
821 «Общие и административные расходы» и кредитуют счет 311 «Резервы по сомнительным долгам». При образовании резерва по сомнительным требованиям, предприятия вправе по своему усмотрению выбирать в Учетной политике один из следующих методов:

• метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг);
• метод учета счетов по срокам оплаты.

     Метод процента от объема реализации, выполненных  работ (оказанных услуг). Сущность данного  метода заключается в определении процента сумм безнадежных долгов в общем объеме реализации. Для того чтобы определить процент образования резерва по сомнительным требованиям, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных услуг) и сумму неоплаченных счетов. Определим сумму резерва по сомнительным требованиям для следующих показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

     В конце отчетного года, делается запись по дебету счета 821 «Общие и административные расходы» и кредиту счета 311 «Резервы по сомнительным долгам» на сумму 17,4 тыс. тенге.

     Метод учета счетов по срокам оплаты заключается  в определении процента сомнительных требований по сроку оплаты задолженности. Для определения этого процента, необходимо классифицировать все счета к получению по следующим категориям:

• счета, срок оплаты которых не наступил;
• счета, со сроком оплаты от I до 30 дней;
• счета, со сроком оплаты от 3 1 до 60 дней;
• счета, со сроком оплаты от 61 до 90 дней;
• счета, со сроком оплаты более 90 дней.

     Для каждой категории определяется прогнозируемый процент сомнительных долгов. 

     Пример. Величина неоплаченной дебиторской  задолженности по результатам инвентаризации составляет 700 тыс. тенге. По срокам оплаты эту величину можно разбить следующим образом:

• первая категория - 200 тыс. тенге:
• вторая категория - 170 тыс. тенге:
• третья категория - 100 тыс. тенге:
• четвертая категория - 150 тыс. тенге;
• пятая категория - 80 тыс. тенге.

Счета по учету расчетов: 301 «Счета к получению», 334 «Прочая дебиторская задолженность», 351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных ценностей», 352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг» и др.

     Списание  суммы сомнительных требований не влияет на предварительную величину дебиторской задолженности, потому что дебиторская задолженность показывается в бухгалтерском балансе за вычетом резерва по сомнительным требованиям.

     В случае если субъект не создает резерв по сомнительным требованиям и возникает ситуация, когда выявлены безнадежные долги или дебиторская задолженность по которой в соответствии с законодательством Республики Казахстан истек срок исковой давности, то сумма задолженности может быть списана непосредственно на расходы периода и включаться в отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности.

     Если  до конца года, следующего за годом  создания резерва по сомнительным требованиям, созданный резерв полностью или  частично не будет использован, то неизрасходованная сумма сторнируется. При этом дебетуют счет 821 «Общие и административные расходы» и кредитуют счет 311 «Резервы по сомнительным долгам» (запись делается методом «красное сторно»).

     Когда покупатель, дебиторская задолженность которого списана как безнадежный долг, по прошествии некоторого времени оплатит сумму задолженности (а именно в том отчетном периоде, когда было произведено списание), то следует отсторнировать списанную ранее на сомнительные требования дебиторскую задолженность по кредиту счетов учета расчетов 301 «Счета к получению», 334 «Прочая дебиторская задолженность», 351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных ценностей», 352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг» и др., и дебету счета 311 «Резервы по сомнительным долгам», красным и отразить погашение дебиторской задолженности по дебету счета 451 «Наличность в кассе в национальной валюте», 441 «Наличность на расчетном счете» и кредиту счетов расчетов 301, 334, 351, 352.

     Если  дебиторская задолженность, списанная  ранее, оплачена в последующих отчетных периодах, то это признается как  доход отчетного периода от неосновной деятельности.

     Аналитический учет по счету 311 ведется по каждому  сомнительному требованию, по которому был создан резерв, в ведомости или машинограмме. 

 Заключение. 

     В системе аналитического учета дебиторскую  и кредиторскую задолженности отражают по их видам.

     Срок, в течение которого дебиторская  и кредиторская задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в  себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение    или    прекращение    гражданских    правоотношений,  связанных с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативные - установленные законом или иными правовыми актами и договорные - определяемые соглашением сторон. Как разновидность нормативных сроков гражданского права различают сроки, в течение которых нарушенное или оспариваемое право подлежит защите, например, срок исковой давности. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим   сроком.

     Дебиторская задолженность по истечении срока  исковой давности списывается на основании приказа руководителя на уменьшение финансовых результатов  организации или резерва по сомнительным долгам. Но эта списанная задолженность не считается аннулированной; ее отражают на забалансовом счете в течение пяти лет и наблюдают за возможностью взыскания.

     Потоки  денежных средств - это только следствие  более общих юридических отношений. И тут, прежде всего, надо обратить внимание на динамику дебиторской и кредиторской задолженности. В теории можно рассмотреть идеальный случай, когда в каждый временной отрезок возникает одинаковая сумма, уплачиваемая нам дебитором (а) и выплачиваемая нами кредиторам (б).

     Однако  в реальной действительности приведенная ситуация может рассматриваться только как идеальная, на самом деле мы постоянно сталкиваемся с такими случаями, когда или а ≥ б, или а ≤ б. Если эти ситуации взаимно уравновешивают друг друга, то работа хозяйственного механизма относительно устойчива, если нет, то механизм расшатывается каждым фактом хозяйственной жизни и его деятельность может поддерживаться только внешними искусственными мерами. Так, если а ≥ б, т.е. если предприятие платит по своим долгам больше, чем взыскивает с дебиторов, то финансовая устойчивость его разрушается. Если а ≤ б, т.е. если дебиторская задолженность гасится в большем объеме, чем кредиторская, то в отдельные периоды, особенно связанные с финансовыми затруднениями, это приемлемая ситуация, но в целом, при обычном здоровом экономическом росте это нормальное положение, если только дебиторская задолженность погашается в срок, а погашение кредиторской задолженности можно отсрочить. (Последнее не обязательно, но возможность такой отсрочки автоматически улучшает финансовые возможности.)

     Поддержание приведенного равенства и реальных неравенств может быть осуществлено только по данным бухгалтерского учета, и отслеживание моментов возникновения задолженностей и моментов их погашения - основная работа главного бухгалтера. Руководитель же организации, планируя свою работу, должен выбирать надежных покупателей и поставщиков, никогда не допуская, чтобы деловые отношения с каждым из них превышали 30% от общего объема продаж или покупок. Это связано с тем, что и самый хороший покупатель может прекратить платежи и самый лучший поставщик может неожиданно разориться. Чтобы контроль за стабилизацией расчетов по дебиторской и кредиторской задолженностями был эффективным, бухгалтер должен в балансе все статьи расчетов свести к двум: (1) дебиторы и (2) кредиторы, разделив их по неделям (срокам оплаты). И тут бухгалтеры очень часто совершают грубую ошибку: предприятие, получив ссуду, скажем, на три года, справедливо отражает ее как долгосрочную, причем бухгалтер все три года и числит ее как долгосрочную. На самом деле, как только у предприятия остается меньше года до ее погашения, она должна быть переведена в состав краткосрочных кредитов и также должна анализироваться в составе краткосрочных ссуд, как и любые кредиты, полученные на срок меньше одного года.