Учет дебиторской задолженности

2. Списание дебиторской задолженности

 

    Для  всех  организаций  независимо  от  их  организационно-правовой  формы  списание просроченной  дебиторской  задолженности  в  случаях,  которые  будут  описаны  далее,  является обязательной процедурой.

    В целях недопущения искажения данных бухгалтерского баланса и обеспечения финансовой устойчивости  организации  дебиторская  задолженность  должна  быть  истребована.  Вначале истребование  дебиторской  задолженности  осуществляется  в  претензионном  порядке,  далее взыскание дебиторской задолженности проходит в судебном порядке.

    Каждая  организация  должна  осуществлять  контроль  над  состоянием  дебиторской задолженности,  производить  ее  учет,  а  также  сверку  взаиморасчетов.  При  выявлении  суммы дебиторской  задолженности  ее  нужно  предъявить  должнику  и  истребовать  ее.  Если  в  течение срока  исковой  давности  сумма  дебиторской  задолженности  не  взыскана  или  должник ликвидирован, то организация производит списание дебиторской задолженности.

    Организация  может  создать  резерв  по  сомнительным  долгам,  ожидая  восстановление платежеспособности дебитором. Понятие сомнительного долга и порядок формирования резерва приведены  в  ст. 266 НК РФ. Так, сомнительным долгом  признается любая  задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией  товаров, выполнением работ, оказанием услуг,  в  случае  если  эта  задолженность  не  погашена  в  сроки,  установленные  договором,  и  не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.⁵

    Согласно  п. 77 Положения  по  ведению  бухгалтерского  учета  и  бухгалтерской  отчетности  в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998  г. N 34н "Об утверждении  Положения  по  ведению  бухгалтерского  учета  и  бухгалтерской  отчетности  в Российской Федерации" (с измен от 26.03.2007г.)⁶:

    "дебиторская   задолженность,  по  которой   срок  исковой  давности  истек,  другие  долги, нереальные  для  взыскания,  списываются  по  каждому  обязательству  на  основании  данных проведенной  инвентаризации,  письменного  обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся  соответственно  на  счет  средств  резерва  сомнительных долгов либо  на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы  этих  долгов  не  резервировались  в  порядке,  предусмотренном  пунктом 70  настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации".

    В соответствии с пунктом 77 Положения  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»:

    «списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника».

    Согласно  статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с измен. от 3 ноября 2006г.) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В этой связи существуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее Методические указания).

    В соответствии с пунктом 1.2. Методических указаний:

    «под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы».

    Согласно  пункту 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежит все имущество организации  независимо от его местонахождения.

    Таким образом, дебиторская задолженность  относится к имуществу организации  и подлежит обязательной инвентаризации.

    Результаты  инвентаризации в части расчетов с покупателями, поставщиками и прочими  дебиторами и кредиторами должны быть оформлены Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме №ИНВ-17, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

    По  результатам проведенной инвентаризации выявляется сомнительная дебиторская задолженность и дебиторская задолженность нереальная для взыскания, просроченная дебиторская задолженность, сроки исковой давности по каждому обязательству.

    По  результатам инвентаризации, в части расчетов с дебиторами, составляется бухгалтерская справка, в которой указываются:

    - наименование, адрес, ИНН организации  – должника;

    - сумма задолженности;

    - основание, по которому образовалась  дебиторская задолженность;

    - дата образования задолженности;

    - первичные документы, подтверждающие  факт возникновения задолженности,  их реквизиты;

    - документы, свидетельствующие об  истребовании задолженности, их  реквизиты.

    В акте по форме №ИНВ-17 отдельно отражаются суммы дебиторской задолженности, которые были подтверждены или не подтверждены организациями – дебиторами.

    Далее на основании бухгалтерской справки  руководитель организации в случае необходимости издает приказ о списании просроченной и (или) нереальной ко взысканию  суммы дебиторской задолженности. Если организация не создавала резерв по сомнительным долгам, то списанная дебиторская задолженность, причем в сумме, в которой она отражена в бухгалтерском учете (с НДС) относится на финансовые результаты. В соответствии с пунктами 12 и 14.3 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н, с измен. от  27.11.2006 № 156н (далее ПБУ 10/99), списанная задолженность включается в состав внереализационных расходов.

    Внереализационными  расходами являются суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания.⁷

 

2. Учет дебиторской  задолженности

2.1. Сроки и порядок  проведения инвентаризации, документальное оформление 

    В современных условиях хозяйственных отношений, многие организации столкнулись с хроническими неплатежами своих контрагентов. Длительное время накапливается дебиторская задолженность. Самостоятельная работа организации-кредитора с многочисленными должниками, при отсутствии комплексного анализа дебиторской задолженности, может оказаться абсолютно неэффективной. Ненадлежащее оформление деловой и бухгалтерской документации, недостатки ведения бухгалтерского учета, нарушение требований к делопроизводству, оформлению, накоплению и хранению документов строгой отчетности могут привести к тому, что дебиторская задолженность может оказаться нереальной для взыскания, либо по ней может истечь трехлетний срок исковой давности.

    При указанном развитии событий организациям рекомендуется (в целях экономии временных, а также денежных ресурсов), прежде чем приступить к взысканию дебиторской задолженности, провести инвентаризацию финансовых обязательств организации. Тем более, эта инвентаризация является первым и очень важным этапом в процессе построения эффективной системы управления дебиторской задолженностью. Ведь только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему обязательств организации, а также установить возможность взыскания дебиторской задолженности в досудебном и судебном порядке.

    По  результатам инвентаризации специалистами  юридического отдела также формируются  пакеты документов, необходимых для  взыскания дебиторской задолженности  в судебном порядке или осуществляется подробный анализ причин невозможности взыскания задолженности, что и является основанием для списания этих сумм.

    Таким образом, целями проведения инвентаризации организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» являются:

    - проверка полноты отражения в бухгалтерском учете организации всех обязательств;

    - установление фактического наличия  дебиторской задолженности организации; 

    - выявление предприятий, которые  фактически не являются дебиторами  организации; 

    - подготовка пакетов документов по дебиторам организации, необходимых для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке;

    - подготовка предложений по списанию  дебиторской задолженности в  силу невозможности ее взыскания:  в результате отсутствия первичных  документов, а также в результате истечения сроков исковой давности и отказа должника от погашения задолженности на основании данного факта;

    - приведение данных бухгалтерского  учета организации в соответствие  с результатами инвентаризации;

    - построение в организации эффективной системы управления дебиторской задолженностью.⁸

    Статьей 12 Закона N 129-ФЗ установлено, что порядок  и сроки проведения инвентаризации определяются  руководителем  организации,  за  исключением  случаев,  когда  проведение инвентаризации обязательно:

    - при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продажи, а также в случаях предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

    - перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

    - при смене материально ответственных лиц;

    - при установлении фактов хищений  или злоупотреблений; 

    - в случаях стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями; 

    - при ликвидации организации перед  составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

    - при смене руководителя коллектива (в случае коллективной материальной  ответственности), при выбытии из  коллектива более 50% ее членов, а также по требованию одного  или нескольких членов коллектива  (п. 2  ст. 12  указанного Закона).

    В  Методических  указаниях  по  инвентаризации  имущества  и  финансовых  обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний  по  инвентаризации  имущества  и  финансовых  обязательств" (далее -  Методические указания),  определен  порядок  проведения  инвентаризации.  В  частности,  порядок  проведения инвентаризации расчетов регламентируется п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний.⁹

    Для проведения инвентаризации расчетов согласно п. 2.2 Методических указаний создается инвентаризационная комиссия, состав которой согласно п. 2.3 Методических указаний утверждает руководитель организации. О проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами издается приказ. Унифицированная форма такого приказа N ИНВ-22 утверждена Постановлением Госкомстата  России  от 18  августа 1998  г. N 88 "Об  утверждении  Унифицированных  форм первичной  учетной  документации  по  учету  кассовых  операций,  по  учету  результатов инвентаризации" (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000 N 36).

    Инвентаризация  расчетов  проводится  с  целью  документального  подтверждения  наличия дебиторской задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения  оценки.  При инвентаризации  проверяется правильность  осуществления расчетов  с другими  хозяйствующими  субъектами,  кредитными  организациями,  органами  государственной  и законодательной  власти,  с физическими  лицами,  а  также  обоснованность  сумм,  числящихся  на соответствующих счетах бухгалтерского учета.