Учет, анализ и контроль розничного товароборота

В части материально ответственных  лиц необходимо установить, не привлекались ли они ранее к уголовной ответственности  за расхищение собственности (таких  людей запрещено принимать на работу, связанную с материальной ответственностью за сохранность товаров  и денежных средств); заключены ли с ними письменные договоры о материальной ответственности и где они  хранятся; согласованы ли с главным  бухгалтером их приём, перемещение, увольнение. Эту проверку ревизор проводит по данным отдела кадров, встречных проверок по месту работы материально ответственных лиц и путём собеседования. В отделе кадров нужно проверить наличие обязательств о материальной ответственности, есть ли виза главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника на должность, связанную с материальной ответственностью (до визирования главный бухгалтер проверяет знание у поступающих на работу порядка ведения складского учёта и оформления движения товаров первичными документами, инструкциями по складированию и хранению товаров и т.п.). Отсутствие такой визы означает несогласие главного бухгалтера на приём данного лица в качестве материально ответственного или несоблюдение Положения о главных (старших) бухгалтерах государственных предприятий, в соответствии с которым приём и увольнение материально ответственных лиц могут осуществляться лишь с согласия главного бухгалтера.

В бухгалтерии предприятия нужно  проверить своевременность и  правильность оформления передачи товаров  при смене материально ответственных  лиц (особенно за период ухода в отпуск или болезни) и отражения выявленных при этом расхождений на счетах бухгалтерского учёта. Практика показывает, что нередко  передача проводится формально, только по данным учёта (что при установлении в последующем недостач товаров  даёт основание материально ответственным  лицам выдвигать это обстоятельство в качестве причины установленных  недостач). Вскрыв подобные факты, ревизор  обязан установить, кто санкционировал формальную передачу складов или  кладовых и к чему это привело.

Наличие складов и ёмкостей целевого назначения, обеспечивающих хранение товаров в надлежащих условиях, –  один из факторов, уменьшающих потери при хранении. Ревизор выявляет, не хранятся ли товары в неприспособленных  складских помещениях, под открытым небом, и устанавливает последствия  такого складирования и виновных в этом должностных лиц.

Посещая склады, необходимо проверить, как соблюдаются правила складирования  товаров, нет ли потерь при их хранении. При этом необходимо помнить, что  материалы по секциям складов, а  внутри их по отдельным группам товаров  должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой  их приёмки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида товаров  должны прикрепляться ярлыки, в которых указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения.

В практике нередко имеют место  случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, сигнализация, освещение подступов  к складам, сторожевая охрана; опечатываются  и сдаются ли на ночь охране склады; имеются ли в наличии и в  исправном состоянии противопожарные  средства; соблюдены ли сроки зарядки  огнетушителей и т.п.

Важным условием обеспечения сохранности  товаров является чётко организованная пропускная система.

До начала этой проверки необходимо изучить установленный министерством  в инструкции по учёту товаров  порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии, оформления и регистрации  пропусков работниками охраны.

Внезапной проверкой на месте вывоза грузов ревизор может установить, как организован контроль за вывозом товаров со стороны охраны, правильностью оформления пропусков бухгалтерией и своевременностью их возврата в бухгалтерию. При этом ревизор выясняет, не допускается ли вывоз товаров по пропускам, подписанным лицами, которые не имеют на это право, или по устным разрешениям и запискам; контролирует ли охрана вывоз грузов в соответствии с предъявляемыми пропусками; не было ли случаев вывоза товаров по одним и тем же пропускам дважды. Ревизор проверяет, осуществляют ли бухгалтерия и контрольно-ревизионные работники предприятия самостоятельно или совместно с группой народного контроля внезапные проверки законности и правильности операций вывоза товаров, каковы результаты этих проверок, как регулировались выявленные расхождения между фактическим наличием и количеством, указанным в пропусках, какие меры принимались для предупреждения указанных расхождений и привлечения к ответственности виновных в этом должностных лиц.

Действенным методом проверки сохранности  товаров является проведение внезапной  полной или выборочной их инвентаризации в период производства комплексной  ревизии, а также проверка своевременности, полноты и правильности проведённых  предприятием инвентаризаций в ревизуемом периоде.

Как правило, сплошная инвентаризация товаров проводится во время ревизии  лишь в тех случаях, когда имеются  данные об их хищении или их недостачах, образовавшихся в результате каких-то иных причин. При обычных условиях наличие товаров проверяется  путём выборочной инвентаризации у  различных материально ответственных  лиц.

Инвентаризация товаров осуществляется в соответствии с правилами, изложенными  в Основных положениях по инвентаризации. Единственным дополнением к правилам является то, что в проведении инвентаризации участвует ревизор, который наряду с членами инвентаризационной комиссии от предприятия и материально  ответственными лицами подписывает  инвентаризационные описи и участвует  в подведении итогов по инвентаризации.

Отличительной чертой выборочной инвентаризации является проверка наличия лишь той  товаров, которую выбирает ревизор. Результаты проверки оформляются промежуточным  актом, который прилагается к  основному акту комплексной ревизии.

Проверяя качество проведенных  инвентаризаций, необходимо иметь в  виду, что материально ответственные  и другие связанные с ними должностные  лица с целью сокрытия недостач товаров  применяют ряд способов, например, включают в инвентаризационные описи  не существующая в момент снятия остатков товары или показывают её в большем  количестве, чем имелось; завышают цены по отдельной товаров или безосновательно  увеличивают их общую стоимость; проводят бестоварные документы на якобы произведённый отпуск товаров; неправильно показывают (занижают) учётные количественные и стоимостные остатки на момент инвентаризации; списывают недостачи за счёт неправильного исчисления естественной убыли или необоснованного увеличения её размера для оправдания недостач; необоснованно списывают недостающую готовую продукцию на издержки производства; показывают в наличии поступившие накануне инвентаризации товары, не отражая их в аналитическом и синтетическом учёте, и т.п. Источниками информации для проверки операций, отражающих выпуск товаров и её реализацию, являются: карточки складского учёта товаров, прейскурант цен, договоры на поставку товаров, счета-фактуры, книга продаж, накладные на отпуск товаров, доверенности покупателей, выписки с расчётных счетов в банках с приложенными первичными документами (платёжные поручения, платёжные требования-поручения и т.д.), кассовые документы о поступлении выручки (приходные кассовые ордера, квитанции строгой отчётности и др.), учётные регистры (журналы-ордера, ведомости), Главная книга и др.

В ходе проверки реализации товаров  решаются следующие задачи:

– подтверждение обоснованности выбора и правильности применения варианта оценки товаров;

– подтверждение первоначальной оценки систем бухгалтерского учёта и внутреннего  контроля;

– установление полноты оприходования  товаров;

– подтверждение объёмов реализованных (отгруженных) товаров;

– подтверждение себестоимости  реализованных товаров.

Прежде всего, выясняется, как оцениваются  на предприятии товары. Выбранный  вариант оценки товаров должен быть зафиксирован как элемент учётной  политики предприятия, а в рабочем  плане счетов – установлены соответствующие  счета для их учёта (28 «Товары»).

Проверяя достоверность определения  выручки от реализации товаров, ревизор  должен, прежде всего, установить: наличие  договоров на поставку товаров и  правильность их оформления, полноту  регистрации выписанных счетов-фактур, соблюдение сроков оплаты покупателями за поставленную продукцию. Поскольку  операции по реализации товаров носят  систематический характер и являются типичными, они могут контролироваться выборочно. В выборку следует включить операции из разных отчётных периодов, по различным покупателям, разнообразной товаров (работам, услугам). В процессе выполнения контроля осуществляется взаимная сверка счетов-фактур, накладных на отгрузку и учётных регистров, в которых обобщаются сведения о реализации товаров. При этом выясняется соответствие указанных в первичных документах и учётных регистрах различных показателей: номенклатуры реализованной товаров, цен на неё, количества и суммы, дат осуществления операций.

Бухгалтерский учёт выручки от реализации и составление бухгалтерской  отчётности осуществляется по методу начисления или «по отгрузке». Поэтому  необходимо проконтролировать полноту  отражения операций по реализации (отгрузке) товаров независимо от её оплаты.

В процессе проверки выясняется также  наличие договоров поставки, в  которых предусмотрен отличный от общеустановленного порядок перехода права собственности  на поставляемую продукцию (товары) от продавца к покупателю не в момент отгрузки, а в момент оплаты.

Проверяющий должен удостовериться по данным учётных регистров в правильности применяемых корреспонденций счетов и отражения в учёте выручки  от реализации товаров «по отгрузке»  в соответствии с требованиями нормативных  документов, а также определения  выручки для целей налогообложения  в соответствии с принятой учётной  политикой – «по отгрузке»  или «по оплате».

Правильность определения себестоимости  реализованных товаров выясняется путём арифметического пересчёта  соответствующих показателей «Расчёта фактической себестоимости реализованных  товаров», а также путём составления  товарного баланса в натуральном  и стоимостном выражении по отдельным  видам товаров. При этом показатели товарного баланса должны быть сверены  с аналогичными показателями других документов:

– остаток товаров на начало и  конец отчётного периода, реализация товаров подтверждаются данными  аналитического учёта движения товаров  в бухгалтерии и (или) информацией оперативного учёта в производственно-диспетчерской службе;

– остаток товаров на начало и  конец периода по фактической  себестоимости или по учётной  цене подтверждается сальдо по счёту 28 «Товары» на начало и конец отчётного  периода.

Проверяющий должен изучить также  правильность отражения в учёте  реализации товаров (работ, услуг) при  осуществлении товарообменных (бартерных) операций, расчётов путём зачёта взаимных требований (особенно при многосторонних зачётах), при получении векселей банка или третьей стороны  за отгруженную продукцию и др. Объектом его внимания должны быть: документальное подтверждение совершённых  хозяйственных операций, применяемые  схемы корреспонденции счетов по ним, исчисление налогов.

На ООО «Мир расходных материалов» существует постоянно действующая комиссия. Члены комиссии хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем предприятия.

При инвентаризации товаров производится следующее:

а) подсчет товаров - проводятся в  порядке размещения ценностей в  данном помещении, не допускается беспорядочного перехода комиссии от одного вида товаров  к другому.

При хранении товаров в различных  изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров  вход в помещение опечатывается, и комиссия переходит в следующее  помещение;

б) инвентаризационные описи составляются отдельно на товары, находящиеся в  пути; не оплаченные в срок покупателями отгруженные товары и ценности; находящиеся  на складе других предприятий (на ответственном  хранении, на комиссии, в переработке);

в) количество ценностей и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, определяется на основании  документов при обязательной проверке в натуре части указанных ценностей;

г) в приходных документах на ТМЦ, которые поступили на объект и  приняты во время его инвентаризации, материально ответственным лицом  в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка “после инвентаризации”  со ссылкой на дату описи, где записаны эти ценности;