Служебные командировки по России и за рубеж

Пример отражения операций по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

   Завхозу ЗАО «Надежда»  Николаеву А.М. (табельный номер  05) по распоряжению руководителя  выдан аванс в сумме 18450 руб.  по расходному кассовому ордеру  №54 от 17.03.XXг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский институт  управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Николаева А.М. нет. Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1. Договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучение Николаева А.М. по  50 –часовой программе по теме: «Менеджер-руководитель» с 18.03.XXг. по 26.03.XXг.;
2. Приказ руководителя № 5 от 16.03.XXг. о направлении в командировку Николаева А.М. сроком на 13 дней, с 18.03.XXг. по 26.03.XXг.; в Москву; в Московский институт управления; для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 300 руб. в день;
3. плановая смета командировочных расходов Николаева А.М.:

железнодорожный билет (туда - обратно) – 3000 руб.;

гостиница 11 дней * 1050 руб. – 11550 руб.;

суточные 13 дней * 300 руб. – 3900 руб.

Итого: 18450 руб.;

4. командировочное удостоверение Николаева А.М., подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Николаевым А.М. представлен  в бухгалтерию авансовый отчет  №10 от  28.03.XXг. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

• железнодорожные билеты Кемь-Москва и Москва-Кемь – 3200 руб. (НДС в билетах не выделен)
• квитанции гостиницы по форме № 3-Г за 11 дней – 11 дней -13200 руб., в том числе НДС – 2014 руб.
• распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (за 13 дней командировки) – 3900 руб.
• отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации
• командировочное удостоверение Николаева А.М., отмеченное в Московском институте управления.

Перерасход подотчетных  сумм в размере 1850 руб. возвращен  Николаеву А.М. по расходному кассовому  ордеру №98 от 28.03.XXг.

Определим хозяйственные  операции, составим бухгалтерские проводки.

Дебет 71 Кредит 50 – 18450 руб. – расходный кассовый ордер №54 от 17.03.XXг. Выдано Николаеву А.М. на командировочные расходы.

Авансовый отчет № 10 от 28.03.XXг. Николаева А.М.:

Дебет 26 Кредит 71 – 3200 руб. Расходы на проезд

Дебет 26 Кредит 71 – 11186 руб. Расходы на жилье

Дебет 19 Кредит 71 – 2014 руб. НДС по жилью

Дебет 26 Кредит 71 – 3900 руб. Суточные

Дебет 71 Кредит 50 – 1850  руб. Расходный кассовый ордер №98 от 28.03.XXг. Выдан из кассы Николаеву А.М. перерасход подотчетных сумм.

Дебет 91 Кредит 69 – 26 руб. Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1% (2600*0,001 = 26 руб.).

     

   4.9     Зарубежные командировки

       Сейчас  распространены командировки в  дальнее зарубежье, в связи с расширением делового сотрудничества российских организаций и с зарубежными партнерами и расширением рынка сбыта. Из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62) следует, что для оформления зарубежной командировки сотрудника необходимым условием является издание приказа о командировании.

      На основании заявки, оформленной на основании двух приказов, организациям банки выдают наличную валюту или  дорожные чеки  на командировочные расходы. Первый приказ, устанавливающий сотруднику размер суточных, второй о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования. Если зарубежные командировки носят разовый характер, то необходимая информация может быть определена и в одном приказе. Размер суточных установлены Приказом Минфина России от12 ноября 2001г.№ 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на  территории зарубежных стран». Приказом руководителя организации может быть установлен более высокий размер суточных. Превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования отсутствия  работника на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных   командировках не оформляется.

        Фактическое  время пребывания работника в  загранкомандировке должно быть подтверждено отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Так как загранпаспорт  - это личный документ сотрудника, целесообразным  является приложить к авансовому отчету ксерокопию загранпаспорта с отметками.

    Расходы при зарубежных командировках подлежат возмещению так же, как и при командировках по России. Размер суточных – 100 руб., а нормы на оплату жилого помещения регулируются Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. №15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

    Суточные выплачиваются в валюте по нормам страны, в которую направляется работник при направлении его в несколько стран. Суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы в том случае, если работник выехал в загранкомандировку и вернулся в Россию в один день.

    В случаях, когда  работники, направленные в краткосрочную командировку обеспечиваются иностранной валютой за счет принимающей стороны, то направляющая сторона не производит выплату суточных. Если работнику принимающей стороной не выплачивается иностранная валюта на личные расходы, но предоставляется питание, то в этом случае направляющей стороной выплачиваются суточные в размере 30% нормы (Согласно п.3 постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г.  № 126 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»). Если работник в краткосрочной зарубежной  командировке пребывает более 60 дней, то выплата суточных, начиная с 61-го дня, производится в размере, установленном для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (согласно п. 5 постановления № 1261).

   В приказе на  командировку работодатель может определить, каким видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также тариф, по которому будет оплачен проезд. Помимо расходов на проезд возмещаются также документально подтвержденные расходы об уплате консульских, сборов за право въезда, прохода, аэродромных сборов,  транзита и иные аналогичные платежи и сборы.

4.10  Выдача аванса работнику

   Сумма, необходимая для оплаты командировочных расходов, организация может определяться сметой, составленной в произвольной форме.

  Валюту для оплаты командировочных  расходов организация может получить в банке со своего текущего валютного счета при наличии необходимой суммы, как правило, иностранную валюту на текущем счете имеют организации-экспортеры, остальные организации  покупают валюту.

      Валюта  выдается в наличной форме или на эту сумму приобретаются дорожные чеки. Для этого заполняется заявка в двух экземплярах и представляется в банк, заявка состоит их двух разделов: первый заполняется организацией, второй – банком. Полученные средства использовать на иные цели, кроме оплаты командировочных расходов, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).

Банк на основании заявки выдает организации наличную валюту, не ранее чем за10 рабочих дней до выезда в зарубежную командировку. Валюта должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

      В соответствии  с Планом счетов денежные средства  в иностранной  валюте в  кассе учитываются, на счете  50-2  «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения  кассовых операций с наличной  иностранной  валютой нормативными актами Банка России не установлен.

      Организации могут применять порядок ведения кассовой книги, применяемый для учета рублевых операций в отдельной кассовой книге. Для учета сумм выданных в иностранной валюте открывается отдельный субсчет, 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете это отражается следующим образом:

      Дебет 71-2 Кредит 50-2 – сумма выдана под отчет

     Дебет 50-2 Кредит 71-2 – возврат средств

       4.11  Отчеты о служебной загранкомандировке

      По возвращении из загранкомандировки работник предоставляет отчеты о выполнении задания на командировку (форме № Т-10а) и авансовый отчет (форме № АО-1).

      После возвращения  из командировки работник должен в 10-дневный срок сдать в бухгалтерию отчет, а так же рассчитаться за выданную ему под отчет иностранную валюту. Предприятие, получившее иностранную валюту на  командировочные расходы в банке, должно предоставить в банк отчет об использовании выданной иностранной валюты. В отчет Т-10а отражаются цели и результаты командировки: к нему прилагают протоколы о намерениях или предварительных договорах, прейскуранты, образцы рекламной продукции и другие документы, подтверждающие выполнение целей командировки. В бухгалтерском учете делается следующая проводка:

      Дебет 44  Кредит 71-2 (71-1) –списание расходов на командировку.       

В соответствии с ПБУ 3/2000 определяются курсовые разницы, образующиеся при изменении курса иностранной валюты. Расходы  в  иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. Курсовая разница отражается в отчетном периоде, за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

 

4.12     Расчеты с подотчетным лицом

      У командированного сотрудника по авансовому отчету может быть перерасход, который сдается в кассу, или остаток средств в иностранной  валюте. Организация обязана вернуть неизрасходованный остаток  денежных средств в банк в течение10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом этих средств в кассу. Согласно Положения, утвержденного ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П если перерасход  в иностранной валюте превысил эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, банком направляется извещение в Минфин РФ. 

      Работник может погасить задолженность перед организацией путем внесения эквивалентной суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка в кассу, эта сумма также сдается в банк. Перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету может возникнуть, когда во время командировки работник расходует собственные валютные средства, приобретенные и за свой счет от своего имени. Для погашения перерасхода в этом случае банк запрашивает авансовый отчет командированного лица и подтверждающие его расходы за пределами РФ документы. Организация  может погасить задолженность различными способами: например в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. В случае не предоставления организацией по требованию банка авансового отчета и подтверждающих документов, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности  в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.

 

5. Представительские расходы  организации

С целью расширения сотрудничества с партнерами  и заключения новых договоров организацией осуществляются расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других организаций, включая иностранных, т. е. осуществляются представительские расходы.

       Перечень  представительских расходов приведен в ст.264 НК РФ, организациям следует руководствоваться им.

      Подобные  мероприятия, таки как, официальный  обед, ужин и др.  проводятся либо непосредственно в самой организации,  или с выездом на  предприятие общественного питания, так же с этой целью может быть организована  командировка работника в другую организацию, и т.д.

 

    5.1   Оформление первичных документов

   Проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ, как и любая другая хозяйственная операция, должно быть оформлено оправдательными  документами, служащими  первичными  учетными документами.

      Только при наличии первичных учетных  документов, разрешается включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг). В них должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации,  конкретное назначение расходов и величина расходов.

      Документальное  оформление представительских расходов  состоит из нескольких этапов: оформление так называемых подготовительных документов; оформление уточняющих (конкретизирующих) документов; оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

      Представительские  расходы являются планируемыми и целевыми расходами. Смета представительских расходов на отчетный год является первым этапом, она составляется и утверждается протоколом правления.

      Внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации) издаются на этом же этапе. Они регламентируют: перечень официальных лиц организации, которые имеют право участвовать в переговорах; порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; порядок расходования средств на представительские расходы; документальное оформление представительских расходов; порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; нормирование отдельных видов представительских расходов.

      Вторым  этапом является составление  внутренних оправдательных документов, непосредственно связанных с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся: распоряжение руководителя о назначении ответственного за  проведение официального мероприятия; распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации; программа проведения деловой  встречи  с  указанием  даты,  места  и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной  сметы представительских расходов.