Служебные командировки по России и за рубеж

  Перерасход подотчетных  сумм выдан Николаеву А.М. по  расходному кассовому ордеру  № 58 от 18.03.XXг.

Авансовый отчет Николаева  А.М. приведен в приложении № 2.

В  бухгалтерском учете  предприятия  будут  сделаны следующие проводки:

      Дебет 71 Кредит 50 –3900 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы;

      Дебет 08 Кредит 71 – 200 руб.  – авансовый отчет №1 от 18.03. XXг.              Приобретена 1 настольная лампа и оприходована на склад.

      Дебет 08 Кредит 71 – 600 руб. – Приобретен 1 вентилятор и оприходован на склад.

Дебет 08 Кредит 71 – 2100 руб. – Приобретены 2 калькулятора и оприходова-ны на склад.

Дебет 19 Кредит 71 – 378 руб. НДС по калькуляторам

 Дебет 08 Кредит 71 – 720 руб. – Приобретены 4стула у предпринимателя Сабурова И.С.  и оприходованы на склад.

Дебет 71 Кредит 50 – 98 руб. Расходный кассовый ордер № 58 от 18.03.XXг. Выдан Николаеву А.М. перерасход подотчетных сумм.

4. Служебные командировки  по России и за рубеж

Служебная  командировка  –  это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер.² Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в  командировку.  Отказ  от такой  поездки  считается  нарушением  трудовой  дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др. Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (исключение в ст. 259, 264, 268  ТК РФ). Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей  в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это  им не запрещено  по медицинским рекомендациям. Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ является дисципли- нарным проступком, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание. Работник - совместитель может также быть направлен в команди-   ровку. Средний заработок сохраняется ему только в той организа- ции, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате   командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88  №  62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только работники, с которыми заключен трудовой договор, и штатные работники могут быть направлены в командировку. Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, то с ним должен быть заключен гражданско-правовой договор. К таким договорам относят: договоры подряда, комиссии, перевозки, поручения, авторский и иные договора возмездного оказания услуг (в соответствии с гл.39 ГК РФ). Порядок и условия возмещения расходов в этом случае, определяется сторонами в тексте договора.

Также под служебной  командировкой, могут пониматься поездки работника, связанные с: покупкой материально-производственных запасов; осуществлением  работ; переподготовкой и повышением квалификации сотрудников; участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых  организация  имеет вклады (акции); другими аналогичными нуждами.

4.1 Документальное оформление командировки

  Направление работников в служебную командировку должно оформляться первичными документами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К ним относят: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а – Приложение 4); приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку  (форма Т-9 или Т-9а-Приложение 5); командировочное удостоверение (форма № Т-10 – Приложение 6).      Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение может не выписываться. Также не является обязательным издание приказа руководите- ля при направлении работника в командировку в пределах РФ -достаточно одного командировочного  удостоверения. Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется, им не выдается командировочное удостоверение. В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта.

4.2  Сроки служебных командировок

      Сроки командировок определяет руководитель организации, но он не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такие же сроки  установлены для командировок для проведения ревизий и проверок. Не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути срок командировки работников в министерства и ведомства Российской Федерации, а так же  в другие органы государственного управления. Продление срока допустимо в исключительных случаях, но не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя того органа управления, в который командированы работники.                                                                   По отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия определяется фактическое время пребывания в месте командировки. Отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом населенном пункте, если работник командирован в несколько пунктов. Регистрация лиц отбывающих  в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие в организациях и учреждениях,  ведется в специальных журналах по установленным формам. Лицо, ответст- венное за ведение журналов  регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя. Днем выезда в  командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командирован- ного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства  в место постоянной работы.  При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в  командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда туда. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.       

4.3   Рабочее время и время отдыха командированного

      Режим рабочего времени и времени отдыха организаций, в которые командирован работник, распространяется на него в полной мере. Дополнительные дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Работа в выходные или праздничные дни, компенсируется в соответствии с действующим законодательством.                                    Когда работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвраще- нии из командировки предоставляется другой день отдыха в ус- тановленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из  командировки решается по договоренности с руководством организации.

4.4 Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных

    Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения, дополнительные  расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные  работником  с  разрешения  или  ведома работодателя. Порядок  и  размеры  возмещаемых  расходов  определяются  коллективным договором или приказом (распоряжением).³

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно возмещаются  командированному работнику в размере стоимости проезда (кроме такси); страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями; расходы по проживанию возмещаются в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг в составе расходов на проживание не возмещаются, а оплачиваются за счет суточных. К дополнительным услугам, относят: стоимость завтраков, услуг химчистки и т.п. Кроме этого, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.

   Суточные выплачивается работнику за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных учитывается, что днем отъезда считается  день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день  прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

      Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении  руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля  2002 г. № 93 и равна100 руб. в день.

  4.5 Порядок выдачи и расходования авансов при командировках

Работнику перед отъездом в командировку выдается аванс на оплату командировочных расходов  (Согласно пункту 19 Инструкции № 62 кроме случаев, указанных в п. 17 Инструкции).

      Основание для выдачи аванса - «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», сумма аванса рассчитывается исходя из: стоимос- ти проезда к месту командировки и обратно; срока нахождения в командировке; предполагаемой суммы расходов на проживание и установлен ного размера суточных и других расходов.                                                      При составлении сметы учитываются нормы командировочных расходов, установленные законодательно либо утвержденные локальным актом  организации. Расчет суммы аванса или смета должны  содержать  все  необходимые  реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Как правило, аванс выдается из кассы наличными деньгами.  Расходовать выданные под отчет сумы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещена.⁴ Выдача наличных денег под отчет производится только штатным работникам и при условии полного отчета конкретного лица по любому ранее выданному авансу.

   4.6 Отчет работника о командировке

      После возвращения из командировки работник обязан в течение трех дней представить в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, израсходован ных в связи с командировкой и произвести по ним окончательный расчет.                                                                                            К авансовому отчету прилагают: командировочное удостоверение; докумен ты о найме жилого помещения; документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, а так же другие документы, подтверждающие произве денные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п.11 Порядка ведения кассовых операций).                                                                                                К авансовому отчету представляется служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении. Подотчетное лицо на оборотной стороне отчета записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы - билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы  во время командировки и суммы расходов.  Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, сопоставляя данные авансовых отчетов и приложенных к ним документов, наличие оправдательных документов, подтверждающих расходы, а так же правиль ность их оформления. После проверки авансовый отчет утверждается руково дителем и принимается к учету, как правило, передача  и утверждение  осуществляется отчета в день получения отчета от подотчетного лица.      Если расходы произведены в валюте из наличных денежных средств, выданных работнику в валюте, то стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Так при учете задолженности, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

      Курсовые разницы возникающие по операциям в иностранной валюте отражаются в соответствии с пунктом13 ПБУ 3/2000, как внереализационные доходы или внереализационные расходы, учитывающиеся на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

4.7 Удержание невозвращенных или неизрасходованных сумм

      Для погашения  задолженности работника могут производиться удержания из зарплаты для погашения неизрасходованного и не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты, общий размер всех удержаний не может превышать 20% при каждой выплате заработной платы, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством 50% заработной платы, причитающейся работнику, согласно статье 139 ТК РФ. Если физическое лицо не оспаривает основания и  размера, то только в этом случае возможны удержания. Решение об удержании из зарплаты работника может быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса и погашения задолженности (ст.137 ТК РФ). С этой целью издается приказ (распоряжение) о производстве удержаний, в противном случае удержания возможны только в судебном порядке. Суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный физическим лицом, если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника. Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные в денежной и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

  4.8      Гарантии и компенсации при командировках

 Заработная плата за время нахождения в командировке начисляется исходя из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды, а не из заработка за текущий месяц, это право закреплено ст. 167 ТК РФ, также за работником сохраняется и место работы. Согласно п. 9 инструкции  Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 средний заработок сохраняется за сотрудником за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным до настоящего времени постановлением Минтруда РФ от 17.05.2000 № 38 «О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах». Заработная плата может пересылаться командированному работнику, по его просьбе, за счет организации, которой он командирован.

      Расчеты производятся исходя из фактически отработанного за12 месяцев времени и фактически начисленных работнику выплат, предшествующих  моменту выезда в командировку. Период для расчета среднего заработка может браться иной, для этого необходимо, чтобы он был закреплен в коллективном договоре (ст. 139 ТК РФ). Лицу, работающему по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.