Служебные командировки по России и за рубеж

Введение  …………………………………………………………….   3

1.  Организация учета  расчетов с подотчетными лицами  …………

2.  Аналитический и  синтетический учет  ……………………………..  6

3.  Приобретение   подотчетными   лицами   товарно-материальных   ценностей, продукции…………………………………………   8

4. Служебные командировки  по России и за рубеж   ……………….. 15

4.1.  Документальное оформление  командировки  …………..  17

4.2.  Сроки служебных  командировок  ………………………….  18

4.3.  Рабочее время и  время отдыха командированного  …………  19

4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата  суточных….. 20

4.5.  Порядок выдачи  и расходования авансов при  командировках ... 23

4.6.  Отчет работника о командировке  …………………………….  24

4.7.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы …… 26

4.8.  Гарантии и компенсации при командировках ……………..  27

4.9. Зарубежные командировки  ………………………………………30

4.10. Выдача аванса работнику ……………………………………….  34

4.11. Отчеты о служебной загранкомандировке ……………………….   35

4.12. Расчеты с подотчетным лицом …………………………………… 36

5. Представительские расходы  …………………………………………….37

5.1. Оформление первичных  документов…………………………………..38

5.2. Бухгалтерский учет  …………………………………………………..   40

6. Выводы …………………………………………………………………….31

Литература  …………………………………………………………………..33

Приложение 1 – Журнал-ордер  №7…………………………………………34

Приложение 2 – Авансовый  отчет…………………………………………..35

Приложение 3 – Главная  книга………………………………………………37

Приложение 4 – Служебное  задание………………………………………...38

Приложение 5 – Приказ о  направлении работника в командировку………39

Приложение 6 – Командировочное  удостоверение………………………….40

                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Введение

   У организаций  в процессе финансово-хозяйственной  деятельности возникает необходимость  приобретения материально-производственных  запасов, а также проведения  работ и услуг за наличные  деньги. Обычно в этих случаях  работнику выдают под его ответственность  (под отчёт) денежные средства  для выполнения по поручению  организации определен- ных действий, например на командировочные, административно – хозяйственные расходы, представительские цели,  для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у  физических лиц, для  оплаты  выполненных  работ,  оказанных  услуг,  и другие цели. Данная работа посвящена рассмотрению и обобщению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Актуальность работы продиктована тем, что тема закупки товарно-материальных ценностей довольна редкая и в специальной и экономической литературе слабо освещена, а  большинство публикаций на тему расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны  сводится лишь к узкому описанию действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичной учетной документации.  Целью данной работы является: рассмотреть на  примере организации  порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. В частности в первой главе  будет рассмотрена  на конкретных примерах организация расчетов с подотчетными  лицами, аналитический и синтетический учет, а так же приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных ценностей. Во второй главе будут подробно рассмотрены  вопросы, связанные с командировками по России и за рубеж. Заключительная часть работы содержит выводы.

       

 

  1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

 Многие организации  производят оплату по безналичному  расчету – перечисляя деньги  со своего счета на счет  продавца. Но в процессе работы  часто удобнее и быстрее оплатить  покупку наличными деньгами, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного  автомобиля  и  прочее, с этой целью деньги  из  кассы выдаются сотрудникам  под  отчет.   Такие сотрудники называются подотчетными лицами, а выдаваемые суммы – подотчетными суммами. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет  с приложением документов, подтверждаю- щих произведенные расходы.

Целесообразность произведенных  расходов подтверждается руководителем. После проверки бухгалтером и  определения суммы, авансовый отчет  принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается подотчетным  лицом в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета.¹

  Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с  ними, включаются в учетную политику предприятия, определяющую правила бухгалтерского   учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет, такие списки утверждаются приказом руководителя предприятия. Все работники организации,  получающие  деньги  под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. На  расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций.  Это означает, что платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центральным банком России (от 14.11.2002г.), который составляет 60 тысяч рублей по одной сделке с одним юридическим лицом в день.  В случае необходимости выдачи денег под отчет сотруднику, которого нет в списке, составляется отдельный приказ, в котором указывается фамилия и должность сотрудника, срок, на который ему выданы  деньги,  дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. Деньги под отчет из кассы предприятия можно получить  только на определенные цели. Предприятие выдает  своим сотрудникам наличные, при направлении их в командировку - суточные,  деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице.  Перед отправлением сотрудника в командировку издается приказ, где указывается фамилия, должность сотрудника, куда и с какой целью он отправлен, а так же сумма положенных командировочных.

 В качестве примера можно привести, водителя, покупающего у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретаря, приобретаю- щего марки, конверты  на почте, бухгалтера – бланки различных документов. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Руководитель подписывает приказ, где указывает, кому и на какие цели выдаются деньги. Если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным  деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно, так как деньги принадлежат предприятию и доходом работника они не являются.

2. Аналитический и синтетический  учет

 Для обобщения информации  о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под  отчёт, в бухгалтерском учёте  используется счёт 71 «Расчёты с  подотчётными лицами». Это предусмотрено  Планом  счетов  бухгалтерского  учета  финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным  приказом  Минфина  России от 31октября 2000 г. № 94н. Счет 71 активно-пассивный, его сальдо отражает  сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозвращенного перерасхода. По дебету записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым счетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). В аналитических регистрах эти расчеты должны  быть отражены отдельно по каждому сотруднику и каждому авансовому отчету. Для этой цели обычно используют  журнал-ордер  № 7 (Приложение 1), форма утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. В журнале отражается: когда и кому выданы деньги, сумма, номер расходного кассового ордера, на какие счета  бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.  Бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер, где указывается выдаваемая сумма, кассир выдает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит  свою подпись в ордере и дату. Расходный кассовый ордер регистрируется  в журнале регистрации приходных и расходных кассовых  документов, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Эта операция отражается проводкой:

дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет

дебет 50 кредит 71 –  сданы неизрасходованные деньги подотчетным лицом.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет (Приложение 2), его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. С 1 января  2002  года  форма применяется на всех предприя -тиях. Авансовый отчет оставляется в 1 экземпляре, подписывается подотчет -ным лицом, руководителем,  главным бухгалтером и сотрудником бухгалте - рии, принявшим этот отчет. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записыва ет перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Если же сотрудник  представил в  бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то создается комиссия, которая  составляет  акт  и  указывает  в нем, за что были уплачены деньги. К товарному чеку  в обязательном порядке должен быть приложен кассовый чек, за исключением случаев, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Суммы, не возвращенные подотчетными  лицами в установленный срок, отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции  со  счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Счет 71«Расчеты с подотчетными  лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может  иметь  сальдо  сразу  по дебету и кредиту. Дебетовое сальдо - когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным  деньгам, кредитовое сальдо - сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не  вернуло.

Кредиту счета 71 составляется мемориальный ордер, мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета, для определения итогов оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордера регистрируются  в  регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносятся  в  Главной  книге (Приложение 3). На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляет- ся баланс. В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность по расчетам  с подотчетными лицами указывается в строке  246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – в строке 628 «Прочие кредиторы».

 

3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей

     Приобретение  товарно-материальных в организациях  розничной торговли должно быть подтверждено чеком контрольно-кассового аппарата  и товарным чеком.  В кассовом чеке должен быть идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата  совершения операции, сумма. Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в  кассовом чеке, в частности для указания  конкретного  перечня  приобретенных  товаров (например,  клей,  ручки, бумага для принтера, факса и др.). В товарных чека запрещено указывать вместо конкретного наименования общие названия (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.). Необходимо четко указывать номенклатуру, количество  и стоимость приобретенных товаров. В том случае если в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, в котором дана подробная расшифровка. Следовательно, кассовым чеком фиксируется  факт  оплаты товара, а товарный чек отражает  получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения  товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

  При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо оформить торгово-закупочный акт, являющийся в этом случае первичным документом. Акт должен содержать реквизиты, которые перечисленны в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской  Федерации, утвержденного приказом Минфина России  от  29.07.1998  N  34н. А именно: наименование документа, дата составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном  выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции  и правильность ее оформления. Если акт не содержит таких реквизитов  и  проверить достоверность расхода выданной  подотчетному лицу суммы  будет невозможно, в этом случае  эти денежные средства должны быть включены в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц. Часто на практике бывает, что работник покупает товар за счет своих собственных средств, а организа- ция позже возмещает денежные средства работнику. Налоговые органы в некоторых случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и могут требовать включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров следует оформлять покупки от имени организации. Подтверждением приобретения  товаров от имени организации может быть: указание на организацию в документах на оплату и передачу товара, то есть - накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов; указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи. После одобрения сделки у организации появляется  задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов.  Подобные операции отражаются следующими записями:

 Дебет  10,  41   Кредит  60  -  оприходованы  приобретенные   товарно-материальные ценности; 

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма  НДС по приобретенным товарно- материальным ценностям;

Дебет  60   Кредит  71  -  отражена  задолженность организации  перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям. 

С физическими  лицами организация  рассчитывается, как правило, наличными деньгами через подотчетное лицо или через кассу. При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать, так как этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается  только расчетов с юридическими лицами.

Пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным  суммам.

Завхозу ЗАО «Надежда»  Николаеву А.М. (табельный номер 05) по разрешению руководителя организации  по расходному кассовому ордеру № 25 от 17.03.XXг. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900 руб. Деньги выданы Николаеву А.М. сроком на три дня, задолженности по подотчетным суммам на 17.03. XXг. у Николаева А.М. нет. Николаеву А.М. выдана доверенность на получение приобретаемо- го инвентаря.

Николаев А.М. представил в бухгалтерию авансовый отчет  №1 от 18.03. XXг. об израсходованных суммах. К авансовому отчету были приложены следующие оправдательные документы:

1. товарный чек № 97 от 17.03.XXг. и кассовый чек магазина розничной торговли «Техно» на общую сумму 800 руб., в том числе:

1 настольная лампа по  цене 200 руб.;

1 вентилятор по цене 600 руб.;

2. счет-фактура № 12 от 17.03.XXг. и накладная №84 от17.03.XXг.  фирмы «Гранд» на 2 электронных калькулятора «Ситизен» на общую сумму 2520 руб., в том числе цена двух калькуляторов – 2100 руб., НДС по ставке 18% - 378 руб.;
3. квитанция к приходному кассовому ордеру № 123 от  17.03.XXг. фирмы «Гранд» на сумму 2478 руб., в том числе НДС по ставке 18% - 378 руб., полученных от Николаева А.М.;
4. договор купли-продажи № 21 от 17.03.XXг. и акт купли-продажи, составленные предпринимателем Сабуровым И.С. на приобретение четырех стульев по цене 180 руб., на общую сумму 720 руб.

Паспортные данные Сабурова И.С. – 40 03 №766836, выдан 09.06.2002г. 3 ОМ г. Петрозаводска, адрес: 194214, г. Петрозаводск, ул. Ленина, д. 42, кв.19; регистрационный номер  предпринимателя – 000340 от 12.05.1998г.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию  на склад: настольная лампа – 1 шт., вентилятор – 1 шт., калькуляторы – 2 шт., стулья – 4 шт.

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Козлова  Л.А., правильность оформления подтвердила  главный бухгалтер Морозова О.Н., утвердил директор Семенова Э.Г. 18.03.XXг.