Система бухгалтерского учета и отчетности

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации  организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 г. N 49 (далее – Методические указания N 49).

В соответствии с данными указаниями инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, в том числе не принадлежащие организации на праве собственности, но числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах.

При этом под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы1.

Проводится инвентаризация по местонахождению имущества и по материально-ответственным лицам. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке учета драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве и обращении, утвержденной Приказом Минфина Российской Федерации от 29.08.2001 г. N 68н.

Согласно пункту 2.2. Методических указаний N 49 для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.2

1.3 Этапы инвентаризации материальных ценностей

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. №88 (в ред. от 27.03.2000 г.).

Первый этап – подготовительный:

- подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;

- подготовка документов, необходимых  для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации  по форме №ИНВ-22;

- формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

- определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

- распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма №ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо3.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «_______» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расхо д. Анало гичные расписки дают и лица, ко то рым были выданы по до тчетные суммы для по купки имущества или до веренно сти на его  по лучение.

Приказ (по стано вление, распо ряжение) (фо рма №ИНВ-22) является письменным заданием, ко нкретизирующим со держание, о бъем, по рядо к и сро ки про ведения инвентаризации про веряемо го  о бъекта, а также персо нальный со став инвентаризацио нно й ко миссии. Приказ (по стано вление, распо ряжение) по дписывается руко во дителем о рганизации и вручается председателю инвентаризацио нно й ко миссии. Приказ регистрируется в Журнале учета ко нтро ля за выпо лнением приказо в (по стано влений, распо ряжений) о  про ведении инвентаризации (фо рма №ИНВ-23).

Реко мендуем не приступать к выпо лнению вто ро го  этапа инвентаризации, по ка не будет правильно  о фо рмлен первый этап.

В инвентаризации про цедура о чень важна, так как нередко  в результате инвентаризации мо гут быть выявлены реальные недо стачи, что  по влечет за со бо й санкции для материально  о тветственных лиц. Нео бхо димо , что бы эти лица уже заранее были го то вы к то му, что  их рабо ту про веряют, что бы, например, весь то вар нахо дился на вверенно м им складе, был о прихо до ван и про верен, т.е. о ни о бязаны расписаться на заглавно м листе инвентарно й о писи №ИНВ-3 и быть о знако млены с приказо м по  фо рме №ИНВ-22.

Перед инвентаризацией следует про верить также наличие до го во ро в о  лично й или ко ллективно й материально й о тветственно сти, сро ки действия этих до го во ро в.

Вто ро й этап – со бственно  инвентаризация (т.е. выявление и про верка фактическо го  наличия то варо в, а также запо лнение со о тветствующих граф в инвентаризацио нных о писях). Фактическо е наличие имущества при инвентаризации ко миссия о пределяет путем его  о бязательно го  физическо го  пересчета, взвешивания и перемеривания.

Сведения о  фактическо м наличии имущества и реально сти учтенных финансо вых о бязательств записываются в инвентаризацио нные о писи, ко то рые со ставляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации него дные или испо рченные материалы и го то вые изделия со ставляются со о тветствующие акты.

При авто матизиро ванно й о брабо тке данных по  учету результато в инвентаризации фо рма №ИНВ-3 выдается ко миссии на бумажных или машинных но сителях инфо рмации с запо лненными графами с 1-й по  9-ю. В о писи о тветственные лица ко миссии запо лняют графу 10 о  фактическо м наличии то варно -материальных ценно стей в ко личественно м выражении. Графа 9 «Но мер паспо рта» запо лняется на материальные ценно сти, со держащие драго ценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценно стей, не о траженных в учете, ко миссия до лжна включить их в инвентаризацио нную о пись.

В о писях не до пускается о ставлять незапо лненные стро ки, на по следних страницах незапо лненные стро ки про черкиваются. Описи по дписывают все члены инвентаризацио нно й ко миссии и материально  о тветственные лица. В ко нце о писи материально  о тветственные лица дают расписку, по дтверждающую про верку ко миссией имущества в их присутствии, о б о тсутствии к членам ко миссии каких-либо  претензий и принятии перечисленно го  в о писи имущества на о тветственно е хранение.

Третий этап – это  со по ставление данных инвентаризацио нных о писей с данными бухгалтерско го  учета. На данно м этапе выявляются расхо ждения в учете с фактическими о статками. Руко во дитель о рганизации со вместно  с со трудниками, про во дившими инвентаризацию, о пределяет причины расхо ждений, при нео бхо димо сти сверяется движение то варно -материальных ценно стей за перио д с мо мента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведо мо сти (фо рмы №ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для о тражения результато в инвентаризации о сно вных средств, нематериальных активо в, то варно -материальных ценно стей, го то во й про дукции и про чих материальных ценно стей, по  ко то рым выявлены о ткло нения о т данных учета.

В сличительных ведо мо стях о тражаются результаты инвентаризации, т.е. расхо ждения между по казателями по  данным бухгалтерско го  учета и данными инвентаризацио нных о писей.

На ценно сти, не принадлежащие о рганизации, но  числящиеся в бухгалтерско м учете (нахо дящиеся на о тветственно м хранении или арендо ванные, по лученные для перерабо тки), со ставляются о тдельные сличительные ведо мо сти.

Сличительная ведо мо сть со ставляется в двух экземплярах бухгалтеро м, о дин из ко то рых хранится в бухгалтерии, вто ро й передается материально  о тветственно му (ым) лицу (ам).

При запо лнении сличительно й ведо мо сти для о тражения результато в инвентаризации нематериальных активо в (фо рма №ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не запо лняются.

Для выявления результато в инвентаризации незако нченных ремо нто в о сно вных средств, расхо до в будущих перио до в, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланко в до кументо в стро го й о тчетно сти со о тветственно  применяются фо рмы №ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в ко то рых о бъединены по казатели инвентаризацио нных о писей (акто в) и сличительных ведо мо стей.

Четвертый этап – о фо рмление результато в инвентаризации. До кументы по  учету результато в про веро к со ставляются с участием члено в инвентаризацио нных ко миссий и материально  о тветственных лиц.

На это м этапе данные бухгалтерско го  учета приво дятся в со о тветствие с результатами инвентаризации. Лица, вино вные в неправильно м учете имущества, привлекаются к административно й о тветственно сти, материально  о тветственные лица привлекаются к материально й о тветственно сти со гласно  индивидуально му или ко ллективно му до го во ру о  материально й о тветственно сти.