Развитие форм бухгалтерского учета в условиях автоматизации, в теоретическом рассмотрении

    При автоматизации бухгалтерского учета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока, компьютер "переварит" введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того, чтобы определить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объема хозяйственных операций дадут рекомендацию. 

     2.3 Вопросы внедрения

    Только  тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана  постановка задачи, выбрана и куплена  оптимальная для предприятия  программа и решены технические  вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

    Распространенной  ошибкой является неуместная экономия на внедрении, настройке и обучении. Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжении долгих месяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей. Зачастую подводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этого приобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельно настроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, что для такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от которых еще хуже, чем от разработчика или официального дилера.

    Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

    * отсутствие опыта автоматизации;

    * отсутствие времени на внедрение,  поскольку бухгалтерия должна  выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

    Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем  более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу  своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4, практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

    Собственно  процесс внедрения программы  включает 3 этапа: приобретение, настройка  и обучение.

    Этап  настройки

    Все широко распространенные программы автоматизации бухгалтерского учета (и большие и малые) имеют похожий набор настраиваемых элементов, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

    1. Настройка (доработка стандартного  поставляемого с программой) плана  счетов в соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухгалтерского учета и постановкой задачи.

    2. Настройка типовых проводок в  соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухгалтерского учета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

    3. Настройка форм первичных документов  в соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухгалтерского учета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию. В акте должна автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислению амортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делать также по каждому разделу бухгалтерского учета.

    4. Настройка форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухгалтерского учета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически: то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально по старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозяйственных операции - процесс весьма сложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозяйственных операций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере.

    Этап  обучения

    По  окончании настройки программы  начинается этап обучения персонала  работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени:

    1. Обучение первого уровня. Это  обучение персонала бухгалтерии  текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано, причём сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере, и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

    * Плохая обучаемость бухгалтерии.  Разные люди воспринимают новые  знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухгалтерский учет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит, скорость, и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

    * Загруженность бухгалтерии текущей  работой. На период автоматизации  и, конкретно, этапа обучения  жизнь на предприятии не замирает, хозяйственные операции продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто, не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет, ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит, и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п.

    2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

    * Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям

    * Изменятся формы бухгалтерской  отчетности и расчетов по налогам, и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

    В такой ситуации требуются более  глубокие знания программы, позволяющие  не только выполнять на ней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухгалтерского учета и производит эти изменения.

    Бывают  случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухгалтерского учета, с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных ситуаций. Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухгалтерского учета, определение масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизацию бухгалтерского учета) две составляющие удачной автоматизации:

    1. Качество. После этапов подготовки  к автоматизации и Вас на  руках есть постановка задачи, в которой перечислены все  требующиеся именно Вам первичные документы, регистры и формы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.