Развитие форм бухгалтерского учета в условиях автоматизации, в теоретическом рассмотрении

    Для большинства средних предприятий  типично наличие сетевой программы  автоматизации бухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режиме файл-север  или клиент-север. На таких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по участкам бухгалтерского учета. Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерские программы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.

    Организацию бухгалтерского учета на крупных предприятиях отличает использование таких платформ (СУБД) как SQL, ORACLE, ATLANTIS и другие.

    Необходимость вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга, а также возможности настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. Среди таких систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас+Oracle, ЛокОФФИС, ТБ.

    Корпоративная информационная система (КИС) – это  масштабируемая интегрированная. Она  предназначена для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметь гибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работу в самых разных областях предприятия. К таким системам относятся разработки фирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт, Инфософт и другие.

    Несмотря  на то, что в мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских  пакетов различной мощности и  стоимости, российские бухгалтера и  предприниматели предпочитают отечественные пакеты как более подходящие для условий перехода экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

    Первый  этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде автоматизированных рабочих мест и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

    Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. Энтузиастов – одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: 1С, Диасофт, Омега, R-Style Software Lab.

    Современный (третий) этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием  интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации. 

    1.3 Основные возможности автоматизированной обработки данных

    Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

    - отражение хозяйственной деятельности  организации в виде бухгалтерских  проводок с возможностью ведения аналитического учета;

    - ведение учета от первичных  документов с возможностью использования  типовых операций;

    - аналитический и синтетический  бухгалтерский учет движения  денежных средств и материальных  ценностей по любым счетам;

    - консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;

    - учет и переоценка основных  средств, нематериальных активов,  товаров, материалов, расчет амортизации  ОС и НМА;

    - ведение взаиморасчетов с подотчетными  лицами;

    - финансовый анализ и моделирование  баланса;

    - ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;

    - параллельное ведение нескольких  касс и расчетных счетов в  рублях и валюте, расчет курсовой  и суммовой разницы;

    - учет кассовых операций, ведение  кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную книгу;

    - возможность просмотра реестра  проводок документов-оснований;

    - автоматическое формирование Книги  покупок и Книги продаж на  основе первичных документов;

    - автоматический пересчет Главной  книги и остатков с оборотами  по счетам;

    - возможность ввода, корректировки  документов и проводок за любой  отчетный период;

    - гибкая настройка полномочий (до  отдельных полей) и внешнего  вида списков объектов модуля;

    - формирование основных бухгалтерских  отчетов;

    - формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды;

    - дополнительные возможности автоматизации  бухгалтерского учета;

    - экспорт данных и формируемых  отчетов в формате Word и Excel, получение информации в графическом виде.

    Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

    1. единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает  использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

    2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

    3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению  с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные  системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

    4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

    5. Инициирование выполнения операций  в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. 

    1.4 Элементы компьютерной системы

    В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации – распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, которые прочитать или изменить без компьютера не возможно.

    Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы:

1. Аппаратные средства

    Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства

а) Системные  средства. К этим программам, выполняющим  общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных, обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируются с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные программы – это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или  приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация  – описание системы и структуры  управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал  – работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

5. Данные  – необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры  контроля – в разрезе учета  это процедуры, обеспечивающие  корректную запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки. 

      1.5 Что умеет современная САБУ.

    На  российском рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых систем, плюс огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.

    Каждая  из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учета можно получить, рассмотрев несколько самых распространенных систем. 

      1.5.1 Принципы системы 1С

    Опыт  стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что благодаря  выбору методического обеспечения  бухгалтерского учета у организаций появляется возможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в одной сфере деятельности.

    Реформирование  и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов  и форм учетной работы, внедрение  в практику интерактивных технологий обработки информации, переход к  распределенной обработке, уникальность пользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы – все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения САБУ, выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. Рассмотрим, как решается эта проблема в программе «1С: Бухгалтерия».