Развитие форм бухгалтерского учета в условиях автоматизации, в теоретическом рассмотрении

*Анализ  финансовых потоков по видам  поступлений и платежей

*Создание  проводок по платежным документам

*Подготовка  отчетов по кассовым и банковским  операциям

УЧЕТ  ВЗАИМОРАСЧЕТОВ

*Ведение  картотеки расчетов с партнерами

*Контроль  дебиторской и кредиторской задолженности по сделкам и по партнеру в целом

*Сведение  расчетов любой денежной единице

*Начисление  и списание обязательств

*Проведение  взаимозачетов

УПРАВЛЕНИЕ  ЗАКУПКАМИ

*Ведение  договоров и счетов на закупку  товарно-материальных ценностей и приобретение услуг

*Ведение  договоров консигнации и контроль  взаиморасчетов с консигнантами

*Оформление  товарных и платежных документов  на основании договоров и счетов

*Отчеты  по сделкам закупки

УПРАВЛЕНИЕ  ЗАПАСАМИ

*Оперативный  контроль наличия и движения товарных запасов

*Поддержка  произвольного количества мест  хранения

*Автоматический  партионный учет

*Контроль  сроков годности партий товара

*Контроль  сроков годности партий товара

*Учет  товаров по их владельцам

*Оформление  документов товародвижения

*Бухгалтерский  учет запасов с применением  метода сплошной идентификации  (по себестоимости единицы)

*Подготовка  отчетов по состоянию и движению  запасов

УПРАВЛЕНИЕ  ПРОДАЖАМИ

*Оформление  договоров и счетов на продажу  в любых валютах

*Ведение  договоров о передаче товара на консигнацию

*Ведение  прейскурантов

*Анализ  продаж в различных аспектах

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

*Ведение  картотеки налогов

*Ведение  реестра моделей налогообложения

*Гибкая  настройка алгоритмов расчета  налогов

*Оформление  документов по начислению и  перечислению налоговых платежей

*контроль задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами

*Автоматизированное  формирование счетов-фактур

*Ведение  книги покупок и книги продаж

*Подготовка  внешней отчетности предприятия

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

*Поддержка  многоуровневого аналитического  учета

*Создание  проводок по первичным документам

*Использование  шаблонов проводок при котировке  документов

*Ведение  реестра проводок

*Оперативный  расчет оборотно - сальдового баланса

*Подготовка  внутренней бухгалтерской отчетности

УЧЕТ  ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

*Ведение  лицевых счетов сотрудников

*Расчет  стандартных начислений и удержаний

*Настройка  алгоритмов расчета

*Формирование  расчетной ведомости и обработка  расчетных листов

*Расчет  начислений в бюджет и во внебюджетные фонды

*Создание  бухгалтерских проводок

*Подготовка  отчетов по оплате труда и  доходам сотрудников

УЧЕТ  ИМУЩЕСТВА

*Оформление  документов движения основных  средств

*Ведение  Картотеки учета объектов

*Начисление  амортизации, в т.ч. и с учетом пробега автотранспорта

*Создание  необходимых бухгалтерских проводок

*Отчеты  по состоянию и движению основных средств 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Практическая технология  эффективной автоматизации  бухгалтерского учета

     2.1 Что такое хорошая  автоматизация

    Анализируя недостатки существующих решений по автоматизации учёта, следует заметить, что основной проблемой для конечного пользователя является неполное соответствие внедренной программы предъявляемым к ней требованиям, т.е. некачественная настройка либо невозможность оперативно изменять эту настройку в соответствии с текущими нуждами.

    Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерского учет - это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии. Это может выражаться в:

    * Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу, и выборка распечаталась.

    * Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

    * Снижение числа бухгалтерских  ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

    * Повышение оперативности бухучета. Если при бумажном бухгалтерском учете бухгалтера порой не поспевают за первичной документацией и делают проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то САБУ для подготовки отчета, достаточно нескольких секунд.

    * Повышение экономичности бухгалтерского  учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

    * Другие факторы, зависящие от  специфики каждого конкретного  предприятия.

    Если  таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она  не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухгалтерского учета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает, для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и остался.

    Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

    Распространенным  стереотипом является то, что автоматизация  бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухгалтерский учет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. 

     2.2 Подготовка к  автоматизации

    Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухгалтерского учета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

      

     2.2.1 Этап 1. Оптимизация  бухгалтерского учета

    Как уже отмечалось, автоматизация имеет  смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому  начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухгалтерского учета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

    1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

    2. Применяемая аналитика по различным счетам.

    3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

    4. Формы и содержание первичной  документации.

    5. Формы учетных регистров.

    Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета. Ясно, что для  проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухгалтерском учете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

    Работники таких известных фирм, как 1С, рекомендуют, по возможности, привязывать не конфигурацию САБУ к форме учета на предприятии, а, наоборот: "...Иногда бывает проще перестроить систему учета на предприятии, чем перенастроить программу под требования клиента. Дело в том, что типовые конфигурации "1С: Предприятия" проверяются и тестируются на соответствие текущему законодательству, т.е. формы документов, отчетов, механизмы проводок и т.д. не вызовут нареканий со стороны проверяющих органов".