Понятие и виды хозяйственного учета

      Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах. Они предназначены для систематизации и накопления информации, принятых к учету первичных документов в денежном и (или) количественном выражении. Таблицы могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм.

      Регистры  предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленных форм отчетности. Поэтому они должны содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за их ведение.

      Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лl1ц, участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

      Арифметическая  проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также пр авильности отражения количественных показателей.

      Проверка  документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

      После проверки документы подвергаются приемке  и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

      Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка – это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов. Таксировка - перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы - путем их перечеркивания.

      После бухгалтерской обработки документы  передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с законом Республики Беларусь от 6.10.1994 г. «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности. 
 

      4.2. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И  ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ 

      Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

      Инвентаризация  - способ определения фактического наличия имущества (активов) и обязательств (пассивов) путем сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

      Различают следующие виды инвентаризации: полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую.

      Полная  инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении проверяется наличие всего имущества организaции. Частичная проверка - в течение года и охватывает какой-либо один вид средств организации (денежные средства в кассе, материалы на складе и т. д.).

      Периодическая инвентаризация проходит в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества. Выборочная - на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица, при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.

      Необходимая инвентаризация осуществляется при смене руководителя организации, материально ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий.

      В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

      - при передаче имущества государственной унитарной организации в аренду, его купле-продаже;

      - при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

      - перед составлением бухгалтерской отчетности;

      - при смене руководителя организации или материально ответственного лица;

      - при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

      - в случае возникновения непреодолимых сил, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

      - по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.

      Для проведения инвентаризации в организациях создается специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:

      - руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);

      - главные специалисты по отраслям и производствам;

      - руководители структурных подразделений;

      - главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом;

      - представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.

      Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны:

      - за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;

      - проинструктировать о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.

      Материально ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию отчеты о движении продуктов и материалов, денежных средств с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на (дату)». После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу инвентаризации по учетным данным, а материально ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.

      Описи заполняют вручную, с помощью  пишущих машинок или их получают с ЭВМ. Используются шариковые ручки или чернила, писать следует четко и ясно, не допускаются незаполненные строки. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах и т. д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

      По  данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

      Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

      - излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату про ведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на увеличение доходов (источников финансирования);

      - недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на увеличение расходов;

      - недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, покрывается за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

      Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

      Выявленные  при инвентаризации суммы дебиторской  задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.

      Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после  ее проведения. 
 

      4.3. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА  

      В бухгалтерском учете для регистрации  хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров (книги, карточки, сводные листы и т. д.), записи в них могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяются различные технические средства вычислительной техники.

      Формой  бухгалтерского учета  называется совокупность учетных регистров, методика и техника обработки учетных данных, последовательности и способа отражения учетных записей.

      Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгалтерского учета, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

      Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки  учетной информации, закрепляя это в учетной политике.

      В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную.

      При использовании мемориально-ордерной формы учета на каждый первичный документ или на группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, в котором указывается корреспонденция счетов, его номер, краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма операции.

      После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер. Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему и гасятся наложением штампа. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.