Организация и учет кассовых операций на предприятии

      При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов  кассира составляется ежемесячно ведомость  учета по счету кассы, которая используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

      Ведомость является, таким образом, регистром  синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту – расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную книгу.

      Предприятия часто используют наличную иностранную  валюту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходуется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

      Кроме наличных денег, в кассах могут храниться  различные денежные документы и  бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны,  бланки товаросопроводительных документов и т. п.) Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.

      Суммы почтовых переводов в адрес предприятия, оставшиеся не востребованными до конца месяца, отражаются получателем на основании почтовых извещений, квитанций учреждений банков, сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка по дебету счета 57 «Переводы в пути» и кредиту счетов: 90 «Реализация» – на высланную выручку за реализованную продукцию; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на суммы высланных платежей покупателями, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»  – на суммы, пересылаемые дебиторами, и др. При поступлении денежных средств дебетуется счет 51 и кредитуется счет 57.

 
 

2.3 Инвентаризация денежных  средств и документов, хранящихся в кассе предприятия.

      В соответствии с Правилами ведения кассовых операций, в сроки установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

      Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.

      При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

      При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

      Вышестоящие организации (в случае их наличия) при  осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

      Проверки  соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

      Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями.

2.4 Наиболее распространенные нарушения.

- нет  приказа о назначении кассира;

- не  заключен договор с кассиром  о его полной материальной  ответственности;

- отсутствуют  приказы о проведении ревизий  кассы или неправильно оформлены

результаты  таких ревизий;

- не  ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- штамп  -оплачено не ставится на документах, прилагаемых к кассовым ордерам;

- кассовая  книга не пронумерована, не  прошнурована и не опечатана  сургучной или мастичной печатью;

- количество  листов в кассовой книге не заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации;

- на  предприятии ведется несколько  кассовых книг;

- в расходных  и приходных кассовых ордерах  есть подчистки и исправления;

- исправления  в регистрах бухгалтерского учета (кассовой книге, отчете

кассира и т. д.) не заверяются подписями.

При проверках  инспекторов налоговых органов  выявлены наиболее часто встречающиеся  нарушения:

- Проведение  ревизий кассы без соответствующего  приказа руководителя предприятия;

- Неправильное оформление результатов ревизий кассы;

- Неоприходование  в кассу денежной наличности;

- накопление  в кассах наличных денег сверх  установленных лимитов.

Очень часто в работе организаций встречается  такое нарушение, как прием наличной денежной выручки от физических лиц без применения контрольно-кассовой машины (далее - ККМ). Однако согласно Закону РФ от от 30/07/1993 г. N 745-О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся с обязательным применением ККМ. Перечень предприятий, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин, утвержден постановлением Совета Министров - Правительства РФ/

      При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

 
 

      Выявленные  излишки денежных средств в кассе  на основании акта приходуются следующей проводкой:

      Д-т  сч. 50 "Касса", В-4

      К-т  сч. 99 "Прибыли и убытки", ж/о 15 (07).

      Недостачи денежных средств списываются в  расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

      Д-т  сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", В-5

        К-т сч. 50 "Касса", ж/о 1 (01).

      После принятия решения о взыскании  недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

      Д-т  сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 – "Расчеты по возмещению материального ущерба", В-5

      К-т  сч. 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей™, ж/о 10/1 (07).

      При погашении суммы недостачи кассиром, в добровольном порядке, в учете делается следующая запись:

      Д-т  сч. 50 "Касса", В-4

      К-т  сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

      Если  же недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

        Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", В-8

      К-т  сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

      В случае, когда виновные не установлены  или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

      Д-т  сч. 99 "Прибыли и убытки", В-4

      К-т  сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (73), ж/о 10/1 (07).

      В дальнейшем указанные недостачи  денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

      Лица, виновные в систематическом нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

 
 
 

3. Аудит кассовых операций

 

3.1 Порядок проверки кассовых операций.

  В аудиторской практике сложились разные подходы к проверке кассовых операций. Это объясняется разным объемом информации. Методически формы проверки кассовых операций можно свести к двум вариантам: сначала проверяются все приходные, затем все расходные документы; одновременно проверяются и приходные и расходные кассовые документы.

  Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 "Касса" на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия. Для этого аудитор должен составить следующую вспомогательную таблицу (табл. 1).

      Таблица1.Проверка соответствия оборотов по счету 50, отраженных в балансе, Главной книге, журнале-ордере № 1 (поквартально).

 

  Вывод: Наличие отклонений   есть

                                 нет