Операционные бюджеты

1. Сущность и  назначение бюджетирования  

1.1. Бюджетирование как управленческая технологи 

    Под бюджетированием в бухгалтерском  управленческом учете понимается процесс  планирования. Планирование — особый тип процесса принятия решений, который касается не одного события, а охватывает деятельность всего предприятия. Процесс планирования неразрывно связан с процессом контроля. Без контроля планирование становится бессмысленным. Планирование наряду с контролем является одной из функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем.

    Любое предприятие, достигшее среднего размера  и, как следствие, имеющее такую  организационную структуру, при  которой службы предприятия обладают определенным уровнем самостоятельности, нуждается в планировании и контроле. [1, 327]

    В основе планирования и контроля лежит  анализ прошлой финансовой и 

    нефинансовой  информации. Финансовая информация, необходимая  для планирования, собирается и обрабатывается в системе бухгалтерского учета.

    Смета (или бюджет) представляет собой  финансовый документ, созданный до выполнения предполагаемых действий. Это прогноз будущих финансовых операций. Бюджет, будучи составной  частью управленческого контроля, создает  объективную основу оценки результатов деятельности организации в целом и ее подразделений. В отсутствие бюджета, при сравнении показателей текущего периода с предыдущими можно прийти к ошибочным выводам, а именно: показатели прошлых периодов могут включать результаты производительной работы. Улучшение этих показателей означает, что предприятие стало работать лучше, но свои возможности оно не исчерпало. При использовании показателей предыдущих периодов не учитываются появившиеся возможности, которых не существовало в прошлом. Бюджет как средство координации работы различных подразделений организации побуждает управляющих отдельных звеньев строить свою деятельность с учетом интересов организации в целом. Одной из главных функций бюджетирования является прогнозирование (финансового состояния, ресурсов, доходов и затрат). Именно этим бюджетирование и ценно для принятия управленческих решений. Роль системы управленческого учета и бюджетирования заключается в том, чтобы представить всю финансовую информацию, показать движение денежных средств, финансовых ресурсов, счетов и активов предприятия в максимально удобной форме для любого, даже не очень сведущего в тонкостях бухгалтерского учета менеджера, представить соответствующие показатели хозяйственной деятельности в наиболее приемлемом для принятия эффективных управленческих решений виде Поставка товара или оказание услуги потребителю, который хочет их купить, не обязательно сопровождается их оплатой и отгруженная продукция превращается в выручку от реализации.

    Бюджетная система выполняет контрольную  функцию, определяя сферу ответственности руководителей различного уровня и соотнося ее с показателями бюджетов и смет. Финансовый контроль и оценка результативности несут при этом характер прямой и обратной связи. Сравнение бюджетных и фактически достигнутых показателей осуществляется контролем с обратной связью, а на сравнении бюджетных показателей с установленными организацией целями основан контроль с прямой связью. Через механизмы контроля с прямой и обратной связью строится система вознаграждения руководителей (премии, льготы и др).Следует отметить, однако, что для эффективной работы механизмов бюджетного контроля необходимо, чтобы система бюджетирования предполагала определенную свободу действий управленческого персонала без незамедлительных обвинений и санкций в случае кратковременных отступлений от бюджетных показателей.С помощью бюджетирования разрабатываются показатели (задания) для конкретных групп работников, что повышает их ответственность за результаты работы. Кроме того, участие сотрудников организации в составлении бюджетов и смет повышает мотивационный эффект. Однако бюджетно-ориентированный стиль оценки работы руководителей неприемлемым в условиях неопределенности.

    Системой  бюджетирования формируется финансовая осведомленность сотрудников организации. Они должны знать и четко представлять себе последствия своих действий, должны задумываться о том, что какие то другие, альтернативные решения могли бы быть более эффективны с точки зрения финансов.  

    Многие  решения, оказывающие влияние на показатели бюджетного года, принимаются заранее как составляющие перспективного плана, который должен стать стартовой точкой для подготовки годового бюджета. Лица, отвечающие за подготовку бюджетов и смет должны получить от высшего руководства информацию об этом. Кроме того, они должны иметь информацию о возможных изменениях условий деятельности, поправках изменяющих цены, уровень инфляции, отраслевой спрос и выпуск продукции. В процессе представления информации руководителям основных направлений деятельности, отвечающим за подготовку отдельных разделов бюджетов и смет, необходимо давать указания о характере реагирования на возможные изменения экономической ситуации.Коммуникационная функция бюджетирования усиливается, когда процесс его осуществляется в виде комбинации информационных потоков, движущихся во встречных направлениях.

    При реализации коммуникационной функции  процесса бюджетирования следует иметь  в виду, что она достаточно трудоемка  и дорогостояща и, если затраты на нее будут выше чем ее достоинства, – она превратится в бюрократический тормоз.

    Бюджетный период (продолжительность временного интервала охватываемого бюджетом) для стратегического бюджетирования составляет от 3 до 10 лет, для операционного – 1 год.

    Исходя из вышеизложенного, автор хочет подвести итог о целях бюджетирования. Основная общая цель организации – четко выраженная причина ее существования – обозначается как ее миссия.

    От  того, какова миссия организации, ее главные  и частные цели, зависят цели и  задачи бюджетирования. При этом следует:

    ● четко сформировать главные финансовые и нефинансовые цели;

    ● выбрать показатели, с помощью  которых можно контролировать достижение этих целей;

    ● определить задачи (обеспечивающие достижение главных целей), которые могут  быть решены с помощью бюджетирования.

    ● Основные цели бюджетирования формируются следующим образом:

    ● выполнение функций инструмента  планирования;

    ● осуществление контроля с прямой и обратной связью;

    ● оказание мотивирующего влияния  на деятельность работников;

    ● формирование коммуникационной среды;

    ● обеспечение координации деятельности организации. 
 

1.2. Виды бюджетов 

Составными  частями внутрифирменного бюджетирования являются:

    а) технология (управленческая);

    б) организация системы бюджетирования;

    в) автоматизация. 

    При постановке внутрифирменного бюджетирования необходимо следовать основным его принципам:

    ● использование методологии бюджетирования, базирующуюся на западных принципах  финансового менеджмента, адаптированную к российским условиям;

    ● создание корпоративных баз данных, основанных на сборе и обработке первичной документации, включая всю информацию бухгалтерской отчетности (и помимо нее) в более оперативном режиме, чем сроки отчетности;

    ● строгое следование принципам конфиденциальности.  

    Инструментом  процесса бюджетирования являются бюджеты (планы, сметы). Их можно разделить на четыре основные группы:

    ● основные бюджеты (бюджет доходов и  расходов, бюджет движения денежных средств, расчетный баланс);

    ● операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет производства, бюджет прямых материальных затрат, прямых трудовых затрат и др.);

    ● вспомогательные бюджеты (план капитальных  вложений, кредитный план, бюджеты  налогов);

    ● дополнительные (специальные) бюджеты (бюджет распределения прибыли, планы  отдельных проектов и программ). 

    Все эти виды бюджетов необходимы для составления прогноза финансового состояния предприятия и для проведения план-фактного анализа.  

    Бюджетирование, как правило, начинается с разработки операционных бюджетов, среди которых  обычно принято выделять следующее:

    1. Бюджет продаж.

    Бюджет продаж показывает объем продаж помесячный и поквартальный по видам продукции и по организации в целом в натуральных и стоимостных показателях. В нем представлен прогноз совокупного дохода, на основе которого будут оцениваться наличные поступления от потребителей. Объем продаж является основой других бюджетов (смет).

    2. Производственный  бюджет (производственная  программа);

    Бюджет производства формируется помесячно и поквартально только в количественных показателях и входит в сферу ответственности руководителя производства. Его задача – обеспечение объема производства достаточного для удовлетворения покупательского спроса и создания экономически целесообразного уровня запасов.

    3. Бюджет запасов  готовой продукции.

    Бюджет  запасов готовой продукции содержит информацию о запасах по видам продукции, по организации в целом и по отдельным бизнесам внутри нее в натуральных и стоимостных показателях. Он может быть объединен с бюджетом производства, входить в его состав.

    Бюджет  запасов готовой продукции рассчитывается на начало и на конец бюджетного периода. На начало периода величина запасов устанавливается исходя из ожидаемых остатков на конец текущего (отчетного) года и включает:

    – фактические или ожидаемые остатки готовых изделий на складе;

    – продукцию отгруженную, по которой срок оплаты не наступил;

    – продукция, не оплаченная в срок покупателями;

    – продукция, находящаяся на ответственном  хранении у покупателей.

        4. Бюджет прямых материальных затрат.

    Бюджет прямых материальных затрат формирует информацию о расходах для заготовления и приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для изготовления продукции, в расчете на единицу продукции и в целом по организации в натуральных и стоимостных показателях. Содержит также информацию о запасах основных материалов в стоимостных показателях на начало и конец бюджетного периода.

         5. Бюджет прямых затрат труда.

    Бюджет прямых затрат труда отражает затраты на оплату труда в расчете на единицу готовой продукции по видам продукции и в целом по организации в натуральных (человеко-часы) и в стоимостных (с учетом тарифных ставок) показателях.

    6. Бюджет (смета) общепроизводственных  расходов.

    Бюджет накладных (общепроизводственных) расходов показывает расходы на оплату труда административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала непосредственно занятого в конкретном структурном подразделении (цехе, производстве), арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость спецоснастки и спецодежды и другие затраты на протяжении бюджетного периода. При составлении  бюджета расходы подразделяются на постоянные и переменные.

    7. Бюджет (смета) управленческих  расходов.

    Бюджет управленческих расходов содержит информацию о расходах на оплату труда административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала в аппарате управления организации, арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость инвентаря, спецодежды, спецоснастки общеорганизационного характера и другие расходы на протяжении бюджетного периода.

    8. Бюджет (смета) коммерческих  расходов.

    Бюджет коммерческих расходов отражает расходы на рекламу, комиссионные сбытовым посредникам, транспортные услуги и прочие расходы по сбыту продукции организации.