Методика оформления результатов проверки финансового состояния организации

2.7. Проверка  обеспеченности и использования  источников собственных средств 
 

     При проведении проверки по обеспеченности и использованию источников собственных средств на ОДО «Канпол» затрагиваются следующие основные вопросы:

     - Наличие устава, учредительного  договора, свидетельства о государственной  регистрации предприятия

     - Соответствует ли сумма вкладов  учредителей величине уставного капитала, определенного учредительными документами предприятия

     - Обеспечивает ли его величина  объем деятельности пре5дприятия

     - Доля уставного фонда в общей  сумме собственного капитала

     - Организация контроля по соблюдению  требований законодательства по формированию уставного капитала

     - Порядок распределения чистой  прибыли предприятия

     - Отражение операций на счетах  бухгалтерского учета по увеличению  уставного фонда. В таком же порядке разрабатываются вопросы для проверки резервного фонда, добавочного фонда, фондов специального назначения. 
 

3. МЕТОДИКА  ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ  ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ 
 

3.1. Оценка  состояния внутреннего контроля  за движением внеобороных и  оборотных активов 
 

     Без должного контроля невозможно организовать рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, обеспечить сохранность активов субъектов хозяйствования всех форм собственности и видов деятельности. Поэтому правильная постановка контроля является обязательным условием перехода субъектов предпринимательской деятельности к рыночным отношениям. 

     В целом по результатам проведения проверки в ОДО «Канпол», установлено, что хозяйственные операции осуществляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и бухгалтерская отчетность не имеет существенных ошибок, которые повлекли бы  за собой искажение информации.

     Одним из направлений совершенствования  ревизии на предприятиях всех форм собственности является автоматизация  процедур. Компьютерное обеспечение внутреннего процесса предполагает разработку и внедрение в практику ряда программных пакетов.

     Ежемесячно  работники бухгалтерии проводят проверку с целью определения правильности оформления и ведения первичных документов и учетных регистров (книг и журналов регистрации) на местах. В случае выявления каких-то недостатков составляется справка о выявленных нарушениях. Затем бухгалтер в присутствии проверяющего делает необходимые исправления либо обязуется внести исправления в течение определенного периода. Подобные проверки можно рассматривать как элемент внутреннего контроля, поскольку их целью является не наказание за неточность, а проведение консультаций, необходимых для наиболее оптимальной, правильной, ритмичной, безошибочной работы.

     Можно выделить следующие основные элементы ревизионной работы в ОДО «Канпол»:

     1 Работниками предприятия проверяется правильность ведения кассовых операций  путем сплошной инвентаризации кассы. Обязательно проверяется соблюдение лимита кассы путем проверки итоговых сумм за каждый день по кассовой книге.

     2 Обязательно проверяется работа с бланками строгой отчетности: подсчитывается фактическое количество пустых бланков по каждому наименованию с указанием первого и последнего регистрационных номеров, проверяются записи в журнале учета бланков строгой отчетности, их своевременность; проверяющий также сверяет соответствие записей в данном журнале с записями в книге реализации.

     3  Проверяется наличие и правильность ведения учетной документации (книг учета готовой продукции и материалов, книг учета, наличие договоров об индивидуальной материальной ответственности с соответствующими работниками, журналов на выдачу запасных частей к машинам и механизмам, ведение карточек по видам материалов, ведение сменных рапортов и ряда других документов).

     4 Выборочным способом проверяется правильность заполнения путевых листов, своевременность их сдачи, соответствие километража по путевому листу и спидометру.

     5 Выборочным способом проверяется правильность начисления заработной платы, обязательных отчислений и удержаний из нее, расчета пособий по временной нетрудоспособности и отпускных пособий.

     В конце каждого акта обязательно  содержатся предложения к акту ревизии структурного подразделения. Данные предложения содержат рекомендации по улучшению организации работы проверенного подразделения и по устранению обнаруженных недостатков.

     Отсутствие  системы внутреннего контроля работы централизованной бухгалтерии – это значительное упущение директора и главного бухгалтера ОДО «Канпол». Следует отметить, что каждый работник бухгалтерии имеет очень большую трудовую нагрузку, поэтому просто физически бухгалтерия не  может осуществлять еще и функции внутреннего контроля.

     В данной ситуации можно предложить ввести дополнительную штатную единицу бухгалтера и делегировать ему осуществление контроля над деятельностью бухгалтерии  по всем направлениям. На наш взгляд, затраты на расширение штата вполне оправдают себя, так как предприятие станет меньше платить штрафных санкций за ошибки в организации расчетов с другими организациями, налоговыми органами, прочими субъектами хозяйствования.

     Анализ  организации ревизионной работы в ОДО «Канпол» показал отсутствие в системе внутреннего контроля контрольно-ревизионной службы, что является основным из направлений ее совершенствования. Организация службы внутреннего контроля даст возможность планирования и проведения внутренних проверок с помощью созданной по своей структуре и составу определенной бригады ревизоров, призванной правильно и в интересах заинтересованных лиц, методически грамотно не только провести проверку и оценить выявленные и задокументированные результаты, но и быть способной осуществлять своевременный контроль деятельности наиболее интересующих руководителя центров ответственности.

     Кроме того, нами предложена примерная схема  программы внутри-хозяйственного контроля за движением внеоборотных и оборотных активов ОДО «Канпол» (рисунок 3.1).

       

         

       

         
 
 
 

     Рисунок 3.1 − Программа внутреннего контроля учета в ОДО «Канпол» 

3.2. Документальное  оформление материалов ревизионной  проверки операций по учету  финансового состояния  
 

     Результаты  ревизии излагаются в акте на основе    проверенных данных   и   фактов,   вытекающих  из  имеющихся  в ревизуемых организациях документов и материалов;    проведенных встречных проверок;      фактических проверок действительности совершенных операций. [7 с.205]

       В изложении акта должна быть  соблюдена объективность, ясность и точность описания выявленных фактов.  Не допускается включение в акт проверки различного рода не подтвержденных документами предположений и данных о деятельности ревизуемого объекта.

     В актах ревизий не должна  даваться оценка действиям должностных лиц. В акте ревизии указываются:

         - основание назначения ревизии (дата и номер приказа),  должности и фамилии руководителя группы и других проверяющих;

       -    даты начала   и   окончания ревизии,  а в случаях перерывов указывается их период;

       -   должности и фамилии лиц,  обязанных в соответствии с пунктом 15 настоящего порядка подписать акт (справку),  с указанием периода  их работы на занимаемых должностях;

       -    кем и когда были проведены предыдущие ревизии и принятые  меры по устранению выявленных ими недостатков;

       -    выявленные факты нарушений и злоупотреблений со  ссылкой на нормативные акты, требования которых не соблюдены;

     -     факты несоблюдения   установленного   порядка   составления   и исполнения смет    и    финансовых    планов;

       -   размеры причиненного  ущерба  и другие  последствия выявленных нарушений по фактам незаконных выплат денежных средств,  недостач, а также должности и фамилии лиц, по вине которых они допущены.

       Однородные нарушения  могут  отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии, в которых указываются все  необходимые  данные  по каждому факту нарушения:  сумма ущерба, период,  на протяжении которого совершено нарушение,  дата  и  номер документа,  виновные  лица  и  другие  сведения.  В  акте приводятся итоговые обобщенные данные и примеры.

     В необходимых  случаях  для  подтверждения  изложенных  в  акте фактов  к  нему прилагаются копии или выписки из документов (счетов, ведомостей,  ордеров,  банковских поручений,  чеков, нарядов, актов, приказов,  писем  и  тому  подобное),  а  также  справки  и расчеты, составленные на основании проверенных документов.

     Поскольку в ОДО «Канпол» используется автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета с использование программного обеспечения «1С: Предприятие 7.7» целесообразным будет рассмотреть особенности проведения ревизии в условиях применения ПЭВМ.

     Главной особенностью ревизии информации, хранящейся и обрабатываемой с помощью компьютерных технологий, является то, что ревизор просто обязан обладать основами компьютерной грамоты. То есть он должен иметь необходимое представление о техническом и программном обеспечении компьютера, видах и особенностях различных систем обработки данных, служащих исходной информацией для осуществления бухгалтерских записей, и т.д. В противном случае аудитору следует привлечь специалиста-эксперта. При этом важным моментом является постановка задачи при проведении экспертизы учетных систем, работающих в среде компьютерной обработке данных (КОД).

     Ревизия в условиях КОД включает следующие  направления:

     1) определения; 2) цели; 3) процедуры.

     Цель  ревизии и основные элементы его  методологии при проведении в  системе КОД сохраняются. Однако наличие среды КОД существенно  влияет на процесс изучения аудитором системы учета экономического субъекта и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

     В процессе проверки ревизор должен оценить  и оформить рабочим документом возможности компьютерной системы в части:

     − гибкого реагирования на изменения хозяйственного, налогового или иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;

     − формирования бухгалтерской и внутренней управленческой отчетности;

     − осуществления аналитических процедур;

     − расширения функций компьютерной системы.

     Помимо всего вышесказанного, необходимо оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области КОД, в частности: имеют ли специалисты соответствующее высшее или среднее специальное образование, или прошли курс обучения в области информационных технологий, или изучение системы КОД происходило самостоятельно. Ответы на все эти вопросы удобнее всего оформить в виде теста, где в одной колонке будут перечислены вопросы, требующие освещения (см. выше), а в другой – отметки аудитора о состоянии этого вопроса на предприятии.

     В условиях КОД ревизия может проводиться  с использованием машинно-ориентированных  и (или) ручных процедур.

     Машинно-ориентированные  процедуры должны включать:

     а) программные средства, используемые аудитором для проверки содержания компьютерных файлов экономического субъекта;