Бухгалтерский учёт поступления сырья и товаров в организации общественного питания

    Предприятия общественного питания получаю  товары от поставщиков, а также могут  закупать их в магазинах у физических лиц.

    В большинстве случаев сырьё и  товары сначала поступают в кладовую, после чего их отпускают на производство, в буфеты и другие структурные подразделения. Иногда сырьё поступает сразу на производство, т.е. минуя кладовую.

    Товары  от поставщиков поступают на предприятия  общественного питания на основании  договора поставки. Договор поставки является правовым документом, определяющим права и обязанности поставщиков и покупателей. Его основными реквизитами являются: наименование сторон (поставщика и покупателя); предмет договора (наименование и количество товаров); цена; сроки и поставки; порядок расчётов и др.

    Поставщик, отгружая товары, выписывает сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: товарную накладную (см. приложение 1), счёт-фактуру (см. приложение 2), товарно-транспортную накладную (см. приложение 3).

    Накладная выписывается материально ответственным лицом при отпуске товара покупателю. В ней указываются номер и дата документа; наименование поставщика и покупателя; наименование и характеристика (сорт, категория и т.п.) товара; количество; цена и общая сумма. Накладная подписывается материально ответственным лицом,  сдавшим товар, и материально ответственным лицом, принявшим товар. Количество экземпляров зависит от условий получения товара покупателем, места передачи товара и др.

    Счёт-фактуру  выписывают в трёх экземплярах: один остаётся у поставщика и служит основанием для списания ценностей, второй и третий предназначены покупателю (получателю товара) – один является приходным товарным документом, другой служит для оплаты поступившего товара.

    Если  в качестве товаросопроводительного документа выписывают накладную, то для оплаты поступивших товаров (продуктов) может быть использован счёт, содержание которого аналогично счёту-фактуре.

    Если  товар доставляется получателю автомобильным  транспортом, то поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырёх - пяти экземплярах: первый остаётся у поставщика, второй предназначен покупателю товаров, третий используют в качестве пропуска на вывоз товара и он остаётся в бюро пропусков, четвёртый и пятый, заверенные подписями и печатями покупателя (грузополучателя), сдают автотранспортному предприятию – один предназначен для расчётов за транспортные услуги, другой прилагается к путевому листу. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

    В зависимости от вида товаров к товаросопроводительным документам могут быть приложены документы, подтверждающие  массу, количество товара (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.), а также его качество (сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и др.).

    При реализации товаров поставщик обязан оформить счёт-фактуру по НДС, который  стал законным инструментом налогового учёта после введения части второй Налогового кодекса РФ. Не позднее пяти дней после отгрузки поставщик обязан выписать покупателю счёт-фактуру установленной формы. Данный счёт-фактура не заменяет собой действующие формы товаросопроводительных документов (накладных, товарно-транспортных накладных, счетов), но служит основанием для принятия предъявленного налога к вычету или возмещению.

    Для правильного оформления налоговых  документов по учёту налога на добавленную  стоимость организации следует  руководствоваться Правилами ведения  журналов учёта полученных и выставленных счётов-фактур, книг покупок и продаж при расчётах по налогам на добавленную стоимость, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914 (с изменениями и дополнениями).

    Данными Правилами установлено, что организация-поставщик  выписывает счёт-фактуру на имя покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр передаётся покупателю, который регистрирует его в журнале учёта полученных счетов-фактур. Поставщик регистрирует копию выставленного покупателю счета-фактуры в журнале выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке. Журналы учёта полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Кроме того, покупатели ведут книгу покупок, а продавцы – книгу продаж. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур, полученных от поставщиков, с целью определения суммы НДС, подлежащей возмещению. В книге продаж продавец регистрирует счета-фактуры, выданные покупателям, а также ленты контрольно-кассовых машин. По этим документам определяется налогооблагательный оборот по налогу на добавленную стоимость. Продавец также выписывает счёт-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж при получении от покупателя аванса. Книга продаж и книга покупок должны быть прошнурованы, страницы их пронумерованы и скреплены печатью. Книги хранятся в организации в течение полных пяти лет с даты последней записи.

    Порядок приёмки товаров и её документальное оформление зависит от различных  факторов: от характера приёмки (по количеству и качеству); от места  приёмки; от степени соответствия договорным условиям, сопроводительным документам и т.п.

     2.1.2 Общие требования к приёмке  товаров по количеству и качеству 

    Приёмка товаров (продуктов) по количеству –  это приёмка по массе нетто  и количеству товарных единиц, поставляемых без тары или в открытой таре, или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте. Приёмка товаров по количеству производится в соответствии с Инструкцией о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (с изменениями, внесёнными постановлением Госарбитража СССР от 29 июля 1975 г. № 81, от 14 ноября 1974г. № 98, от 23 декабря 1975 г. № 115), и Гражданским кодексом РФ.

    Приёмка товаров (продуктов) по качеству – это  проверка соответствия качества требованиям  стандартов, технических условий, рецептурам, предусмотренным договором поставки. Приёмка товаров по качеству производится в соответствии с Инструкцией о порядки приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (с изменениями от 14 ноября 1974 г. №98, от 23 декабря 1975 г. № 115).

    Инструкции  № П-6 и № П-7 применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, основными и особыми  условиями поставки или иными  обязательными правилами не установлен другой порядок приёмки по качеству и количеству.

    Условия приёмки импортных товаров по количеству и качеству регламентируются Инструкцией о порядке и сроках приёмки импортных товаров по количеству и качеству, составления  и направления рекламационных актов, утверждённой Госарбитражем СССР 15 октября 1990 г., или устанавливаются в договоре с иностранным поставщиком.

    Приёмку товаров по качеству и количеству необходимо организовывать таком образом, чтобы можно было установить, где, когда и по чьей вине произошла  недостача товаров или несоответствие (ухудшение) их качества.

    С момента приёмки товаров материально  ответственными лицами по количеству возникает материальная ответственность. Если приёмка по качеству совпадает  по времени с приёмкой по количеству, материально ответственность возникает в полном объёме.

    Когда приёмка товаров по качеству не совпадает  с приёмкой по количеству, появляется основание для списания с материально  ответственных лиц по актам сумм, связанных с несоответствием  качества товаров.

     2.1.3 Приём товаров на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту. 

    Приёмка товаров на складе поставщика, на железнодорожной  станции, пристани, в аэропорту осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности с предъявлением  паспорта.

    Доверенность оформляется по типовой форме. Учёт доверенностей как бланков строгой отчётности производится либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о её получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации.

    Доверенность содержит следующие реквизиты:

• номер и дату выдачи;
• срок действия;
• наименования и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика (должность, фамилия, имя отчество, паспортные данные материально ответственного лица, на имя которого выдаётся доверенность);
• номер и дату документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

    Указывается также наименование и краткое  описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).

    Подпись поручителя в доверенности должна быть удостоверена руководителем получающего  предприятия и главным бухгалтером, а также заверенная круглой печатью  предприятия. После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учёта доверенностей поставляются номер и дата сопроводительных документов.

    Получение товара оформляется по-разному в  зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении  с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.

    Если  склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально ответственному лицу  в представительстве фирмы выделяют документ на получение товара, по которому ему на складе могут быть выданы данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указываются фактически отпущенное количество товаров и продуктов.

    В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товаров (в единицах);
• цена и общая стоимость отпускаемого товара (с учётом НДС), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

    Накладная выписывается в четырёх экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии предприятия и на складе), а третий и четвёртый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, ответственному за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а другой – принял, и заверяется печатями поставщика и покупателя.

    Товар от организаций железной дороги, водного  и воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально ответственное лицо. Предъявив доверенность и паспорт, этот работник получает товаросопроводительные документы, к которым относятся железнодорожная накладная и счёт-фактура.

    Железнодорожная накладная содержит следующие реквизиты:

• номер и дату оформления накладной;
• полное наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика, плательщика;
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• основание отпуска товара (номер, дату договора, наряда, заказа).

    Поставщик может оформить сопровождение товаров счётом-фактурой, а не накладной, при этом в счёте-фактуре, так же как и в накладной, отдельной строкой выделяется сумма НДС. Счёт–фактура имеет следующие реквизиты:

• номер и дату выписки счёта-фактуры;
• наименование и банковские реквизиты грузоотправителя и плательщика;
• наименование грузополучателя;
• наименование и краткое описание товара, его количество, цену и сумму;
• стоимость доставки;
• сумму к оплате получателем;
• фамилии, инициалы и подписи лиц, отпустивших товар.

    Счёт-фактура  выписывается в трёх экземплярах. Первый остаётся у поставщика товара, два других направляются покупателю вместе с товаром.

    Составленный  документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скреплён печатью организации.