Организация бухгалтерского учёта ОАО «Ижсталь»

31

ВВЕДЕНИЕ

Экономическое развитие субъектов хозяйствования неразрывно связано с эффективным использованием и воспроизводством их основного капитала.

Основной капитал – совокупность денежных средств, вложенных в материально-вещественные ценности, многократно участвующие в процессе хозяйственной деятельности и переносящие частями свою стоимость на готовый продукт в течение длительного периода времени (более одного года).

Основной капитал в материально-вещественной форме представляет собой производственно-технический потенциал предприятия, а в стоимостной форме – экономический потенциал, поэтому изучение влияния основного капитала на производство, эффективных параметров его использования представляет практический интерес.

Основные фонды занимают, как правило, основной удельный вес в общей сумме основного капитала предприятия. Состояние, характер воспроизводства и уровень использования основных фондов являются важнейшим аспектом аналитической работы, так как основные фонды являются материальным выражением научно-технического процесса – главного фактора повышения эффективности производства. От количества, стоимости, технического уровня, эффективности использования основных фондов во многом зависят конечные результаты деятельности предприятия: выпуск продукции, ее себестоимость, прибыль, рентабельность, устойчивость финансового состояния.

Цель данной контрольной работы – ознакомление с работой бухгалтерии, с оформлением бухгалтерских документов и графиком бухгалтерского документооборота.

Контрольная работа состоит из трех разделов. Первый раздел посвящен организации бухгалтерского учета, второй организационно-правовой характеристике ОАО «Ижсталь». Третий раздел посвящен графику документооборота проблемы на выбранном предприятии.

1. Организация бухгалтерского учёта ОАО «Ижсталь»

 Остановиться следует на работе такого звена как бухгалтерия, так как она занимает важнейшее место в планировании и организации коммерческой деятельности по обеспечению предприятия материальными ресурсами. Бухгалтерский учёт в ОАО «Ижсталь» ведётся на основании Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ, с последующими редакциями, других Федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации.

Бухгалтерский учет ведется централизованно по месту регистрации организации. Налоги рассчитываются и уплачиваются по месту регистрации организации. В организации используются типовые формы первичных документов. В первичных документах регистрируются данные для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения. Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно. Налоговый учет ведется в регистрах, которые рекомендует ИМНС России. Учетные документы хранятся на предприятии в печатной форме в течение пяти лет.

Бухгалтерский и налоговый учет с 2005 года ведется с использованием специализированной бухгалтерской компьютерной программы 1С версия 7.7.

Штат бухгалтерии ОАО «Ижсталь» состоит из 8 бухгалтеров: главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, бухгалтеров реализации, бухгалтера материалиста, бухгалтера расчетчика, бухгалтера по работе с поставщиками. Должностные обязанности главного бухгалтера утверждаются руководителем ОАО «Хлебозавод № 8», обязанности работников бухгалтерии – главным бухгалтером.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности: обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ и контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

На предприятии применяется мемориально-ордерная форма учета. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету и признаются расходами в соответствии с условиями заключенных договоров, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ.

Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1.наименование документа,

2.дату составления документа,

3.наименование организации, от имени которой составлен документ,

4.содержание хозяйственной операции,

5.измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,

6.наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,

7.личные подписи указанных лиц.

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях информации. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Все работники бухгалтерии несут персональную ответственность, в том числе материальную за выполнение своих должностных обязанностей. Все работники бухгалтерии обязаны хранить коммерческую тайну ОАО «Ижсталь». Учётная политика, план счетов, график документооборота ОАО «Ижсталь» разработаны на основании приказа Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 года № 94н.

В ведение бухгалтерии входит организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономичным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью муниципальной собственности, а так же учитывает поступающие денежные и основные средства, своевременное отражение на счетах операций бухгалтерского учета, правильное начисление и перечисление налогов в казну государства.

Бухгалтерия осуществляет учет использования средств, выделенных в распоряжение предприятия. Контролирует выполнение плана по прибыли и рентабельности производства, определяет фактическую себестоимость продукции. Главный бухгалтер является государственным контролером на хлебозаводе, ответственным за правильным расходованием средств и соблюдением финансовой дисциплины.

Объединяя функции бухгалтерского учета и отчетности и финансовой деятельности, бухгалтерия разрабатывает финансовый план и следит за его выполнением и финансовым состоянием предприятия. Наряду с этим аппарат бухгалтерии ведет систематическую работу в области финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов, потребителями заводской продукции, финансовыми органами.

В условиях работы ОАО «Ижсталь» по новой системе планирования и экономического стимулирования среди функции, выполняемых бухгалтерией, на первый план выдвинулись задачи оперативного контроля за выполнением плана по реализации и прибыли, за состоянием основных фондов и оборотных средств и фондов экономического стимулирования. Бухгалтерия принимает непосредственное участие в разработке и выполнении мероприятий по повышению эффективности всей работы предприятия.

1.2 Характеристика организационно-правовой формы предприятия

Полное фирменное наименование общества – открытое акционерное общество «Ижсталь».

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести ответственность и исполнять свои обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Согласно статье 97 Гражданского кодекса Российской Федерации, данное акционерное общество вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции и их свободную продажу на условиях, устанавливаемых законом и иными правовыми актами. Открытое акционерное общество обязано ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.

Уставный капитал общества составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами. ОАО “Ижсталь” не выпускает облигации. Уставный капитал ОАО «Ижсталь» составляет 1067639 тысяч рублей. Уставный капитал разделен на 1067639 акций номинальной стоимостью 1000 рублей каждая. ОАО «Ижсталь» выпускает и размещает обыкновенные и привилегированные акции. Обыкновенные акции составляют 448410 штук, привилегированные акции типа А – 266910 штук, привилегированные акции типа Б – 352319 штук. Не полностью оплаченных размещенных акций нет. Уставный капитал оплачен полностью. Все акции общества являются именными.

ОАО «Ижсталь» ведет бухгалтерский учет и представляет финансовую отчетность в порядке, установленном Федеральным законом «Об акционерных обществах» и иными правовыми актами РФ. Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности данного предприятия, представляемых акционерам, кредиторам и средствам массовой информации, несет генеральный директор ОАО «Ижсталь».

Годовой отчет предприятия подлежит предварительному утверждению советом директоров общества не позднее 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров.

Основными видами деятельности ОАО «Ижсталь» в соответствии с Уставом предприятия являются:

1.производство и реализация продукции черной металлургии, поковок, штамповок и литья;

2.проведение научно-исследовательских работ, механических металлографических испытаний, осуществление неразрушающего контроля, определение химического состава продукции черной металлургии и других материалов;

3.производство и реализация товаров народного потребления;

4.осуществление внешнеэкономической деятельности, в том числе посреднической.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом и не отвечает по обязательствам своих акционеров.

Структура бухгалтерии:

                                                     Главный бухгалтер

Зам.главного бухгалтера по                              Зам.главного бухгалтера по

вопросам бухгалтерского                                    вопросам налогового учета

Отдел учета труда и                      Отдел учета банковских               Отдел      внутренней                                                                                                                                                                                                                                

Бухгалтерии                                            факторов                               заработной платы                   

Отдел учета факторов хозяйственной                                 Отдел текущих расчетов                            

         деятельности  по кассе                                                           и обязательств

2.Документы по заработной плате

Все документы, связанные с денежными расчетами, должны заполняться с особой тщательностью. Документы по оплате труда очень важны тем, что, во-первых, подтверждают расходы (их существенную часть у многих "упрощенцев" составляют как раз выплаты по зарплате), а во-вторых, остаются на длительном хранении. Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Табель учета рабочего времени

Чтобы рассчитать зарплату, необходимо знать, сколько времени отработал каждый сотрудник. Такие сведения записывают в табель учета рабочего времени.

За табель, как правило, отвечает начальник подразделения. В конце месяца документ сдается в бухгалтерию. Если его заполняет сам бухгалтер, он может использовать объединенную форму N Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

       Примечание. Формы по заработной плате утверждены тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

2.1 Ведомость для начисления заработной платы

В расчетной ведомости бухгалтер указывает количество отработанных дней (часов), начисленную зарплату, удержания и сумму, которая работнику причитается.

Основным удержанием из зарплаты является НДФЛ, однако могут быть и другие, например возврат займа.

        Но зарплата выдается по другому документу - по расчетно-платежной ведомости. В ней фиксируются только начисления и выплаты, а в последней графе сотрудники расписываются в получении. На наш взгляд, использовать расчетно-платежную ведомость неудобно: люди могут узнать о чужих заработках, а все-таки в цивилизованном мире личные доходы считаются конфиденциальной информацией.

        Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

        В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

       Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

              В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

      При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.         

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.                                                               

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Лицевой счет

Лицевой счет заводится на каждого работника. Это сводный документ, по которому можно отследить всю информацию о заработной плате. В нем указывают отработанное время, начисления, удержания, предоставляемые льготы, должностные изменения, отпуска и т.д.

Если в фирме учет заработной платы ведется на компьютере, лицевые счета в принципе не нужны, если же нет - без них не обойтись. Но в любом случае это удобный документ. Можно настроить программу, чтобы она, например, один раз в месяц формировала лицевые счета, и периодически их распечатывать.

       Одним из основных документов, в соответствии с которым рассчитывают заработную плату работников, является положение об оплате труда. При составлении положения об оплате труда необходимо указать:

1) форму и системы оплаты труда работников предприятия (повременную, сдельную, сдельно-премиальную и т.д.);

2) указать категории работников, получающих премии;

3) установить виды премий и надбавок (за выполнение особо важного задания, за выполнение определенных показателей и т.д.);

4) установить условия выплаты премий и надбавок;

5) определить порядок начисления премий и надбавок;

6) установить размер премий и надбавок.

Необходимость наличия положения об оплате труда позволяет учесть данные выплаты в составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.Положение об оплате труда может быть утверждено руководителем фирмы.

     Если посмотреть внимательно на эту табличку, то сразу видно, что в ней учтены все нужные бухгалтеру сведения о каждом работнике: графа "Категория персонала" указывает на тип оплаты труда работника, шкала, "состав семьи" необходим для расчета льгот по подоходному налогу и выдаче пособий на детей, а графа "пенсия", позволяет учесть выплату пенсий сотрудникам, имеющим на нее право (пенсия платиться по месту работающих пенсионеров).

    Лицевой счет заполняется в течении года. Если происходят в графах изменения, они вносятся сразу же для точности учета.

     Далее в лицевом счете отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены, из них вычисляется средний заработок при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т. д. Для этого в лицевом счете добавлен специальный листок.

   На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет. На рабочем месте труд каждого работника учитывается с помощью специального документа - табеля учета рабочего времени.

    Руководитель фирмы приказом назначает лицо. Ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

2.2 Порядок начисления и выплаты заработной платы

   Оплата труда работникам производится согласно их лично­му трудовому вкладу с учетом конечного результата работы предприятия, максимальная величина ее не ограничивается.

Оплата труда по тарифным ставкам производится на ос­нове тарифных сеток ставок и окладов и тарифно-квалифи­кационных характеристик. Тарифная система оплаты труда используется в зависимости от его сложности, а работни­ков — в зависимости от установленной им классификации и от разрядов тарифной сетки.

Тарифная сетка (схема должностных окладов) формирует­ся на основе:

— тарифной ставки работника первого разряда, которая устанавливается в размере, превышающем законодательно ус­тановленный размер минимальной заработной платы;

—   межквалификационных   (междолжностных)   соотноше­ний размеров тарифных ставок (должностных окладов).

Исчисление оплаты труда рабочих-сдельщиков и опреде­ление объема выполненных работ производятся в первичных документах по учету выработки.Система учета выработки сочетает способы получения ин­формации, порядка ее записи и применяемых форм первич­ных документов.

Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и заработной платы применяются в зависимости от ха­рактера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции и других особенностей работы утвержденные в установленном порядке формы пер­вичной учетной документации.

Начисление заработной платы за конечные результаты производится за смену, сутки, неделю, месяц исходя из стои­мости единицы продукции. В комплексных бригадах заработную плату исчисляют ум­ножением комплексной сдельной расценки на объем работы, выполненной всей бригадой.

Расчет с рабочими и служащими осуществляется в зави­симости от их численности, ведется в различных вариантах раздельно по расчетно-платежной ведомости.

На некоторых предприятиях оплата труда производится натурой. Согласно дополнению к Постановлению Кабинета Министров № 244 от 03.04.93 г. утвержден перечень товаров, которые запрещены для выплаты заработной платы натурой. К ним в частности относятся: оружие, боеприпасы и другая продукция военного назначения, выпускаемая пред­приятиями оборонной промышленности; продукция, имеющая стратегическое значение согласно списку, который определя­ется актами законодательства.

Заработная плата работникам за первую половину месяца выдается в виде аванса, рассчитанного исходя из данных табеля о проработанном времени и тарифной ставки. Сумма авансов затем удерживается из заработной платы работников, рассчитанной по итогам месяца.

В расчетные ведомости включаются все выплаты, входя­щие в фонд заработной платы, и отдельные, не входящие в него, если они включаются в среднюю заработную плату и облагаются подоходным налогом.

Не включаются в расчетно-платежные ведомости выплаты, не входящие в фонд заработной платы и заработную плату работников, при подсчете их средних размеров; единовремен­ные пособия и суточные, единовременная помощь. Эти суммы выплачиваются отдельно по платежным ведомостям или расходным кассовым ордерам.

По определении начисленных сумм заработной платы бухгалтерия отражает удержания из заработной платы. Разница между начисленной суммой заработной платы и удержанием по каждому работнику составит сумму к выдаче.

Общая сумма, подлежащая выдаче, составляет переходящую сумму расчетов по заработной плате, которая погашается в следующем месяце путем выдачи ее наличными или депонирования невостребованной суммы.

По истечении трех (рабочих) дней после получения из банка денег для выдачи заработной платы и других выплат, согласно расчетно-платежным ведомостям, кассир в платеж­ной ведомости напротив фамилии работника, не получившего причитающейся суммы, на месте его росписи ставит отметку "депонировано" и составляет реестр депонированных сумм.

Суммы не выданной заработной платы сдаются в банк в день закрытия платежных ведомостей. В объявлении на сдачу делается запись "депонированные суммы", чтобы в дальней­шем банк мог отпускать по чеку организации эти средства.

Для отражения заработной платы за прошлые периоды в течение 12 месяцев применяется лицевой счет, данные из ко­торого используются при определении среднего заработка работника для начисления отпускных, пособий по нетрудоспо­собности и пр.

Заработная плата работникам, согласно коллективному договору, может выдаваться один или два раза в месяц. За первую половину месяца выдается аванс, за вторую — производится полный расчет за месяц.

Денежные средства для выплаты заработной платы предприятия получают по чеку расчетного счета банка. Вместе с чеком предприятия предоставляют банку все необходимые пе­речисления другим организациям и лицам, в пользу которых были произведены удержания из заработной платы.

Выдача заработной платы производится по платежным ве­домостям. В ведомости указываются табельный номер, фамилия, имя, отчество работающего и сумма, подлежащая выдаче на руки. На титульном листе делается разрешительная подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера.

В случае выдачи заработной платы через учреждения банков бухгалтерия должна предоставить в банк для предварительного оформления карточки лицевых счетов вкладчиков двух экземплярах, списки работников с указанием, куда будет перечислена заработная плата.

На основании одного из этих списков составляется ведомость перечислений в банк. Данная сумма перечисляется в Сбербанк и выдается банком по мере востребования работниками.

2.3 Аудиторская проверка расчетов по оплате труда

Аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Аудит осуществляется в соответствии с Федеральным законом другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами по проведению аудиторской деятельности, изданными в соответствии с вышеуказанным Федеральным законом.

Основной целью аудитора при проверке оплаты труда является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.

Основная задача аудита оплаты труда - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

Среди документов, подлежащих проверке, выделяют первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность.

Первичные документы включают:

1. Кассовую книгу.

2. Расходные кассовые ордера.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу; приказ (распоряжение) о переводе на другую работу; приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска; приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).

4. Личную карточку.

5. Форму N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы"; форму N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени".

6. Ведомость N 8 "Книга учета депонированной заработной платы".

7. Форму N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"; форму N Т-51 "Расчетная ведомость"; форму N Т-53 "Платежная ведомость".

8. Формы N Т-54, Т-54а "Лицевой счет".

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

1. Главную книгу.

2. Журнал-ордер N 1.

3. Журнал-ордер N 2.

4. Журнал-ордер N 10.

5. Разработочную таблицу РТ-5 "Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими".

6. Разработочную таблицу РТ-2 "Распределение заработной платы".

Отчетность включает:

1. Пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках: отчет о движении капитала (форма N 3) и отчет о движении денежных средств (форма N 4).

2. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5, справка N 8 "Социальные показатели").

3. Статистическую отчетность по форме N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников".

В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации. Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ).

В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены одним из трех основных способов:

1. трудовым договором (контрактом),

2. коллективным договором или

3. договором гражданско-правового характера.

При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу, перевод работника из одного структурного подразделения в другое, предоставление работнику отпуска увольнение с работы. На каждого работника заполняется Личная карточка .

2.4 Обработка документов

Все документы организации делятся на три документопотока:

     входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

     исходящие (отправляемые) документы;

     внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма.

Обработка входящих документов включает:

     прием и первичную обработку документов;

     предварительное рассмотрение и распределение документов;

     регистрацию;

     рассмотрение документов руководством;

     передачу на исполнение.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.)

Обработка исходящих документов включает:

     составление чернового документа;

     подготовку проекта документа;

     его согласование (визирование);

     удостоверение документа;

     отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

     проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

     протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

     фельдъегерской или курьерской связью;

     секретарями;

     с помощью технических средств.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

2.5. Рекомендации по учету и хранению документов

В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения.   В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.

Основные виды документов

С подробным перечнем документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, можно ознакомиться в официальном документе Госархива. Мы же дадим некую простую и понятную на наш взгляд группировку документов, по местам их возникновения и назначению, чтобы Вам было проще ориентироваться.

Для начала разделим документы компании на четыре основных блока:

     Управленческая документация

     Бухгалтерская (и налоговая) документация

     Документы по учету кадров и оплате труда

     Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия (в статье не будет рассматриваться порядок формирования, учета и хранения такой документации).

К управленческой документации

относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.

Кроме того:

     протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;

     приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;

     переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;

     документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты

     документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.

К документам бухгалтерского (и налогового) учета относятся:

     Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные.  К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.

     Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании -  планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета,  учетные регистры,  документы по учету основных средств и нематериальных активов .

     Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.

     Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.

     Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых - чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.

     Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.

Документы по учету труда и заработной платы.

Организационная структура, штатное расписание,  тарифные сетки и документы по нормированию труда, трудовые и коллективные договора, трудовые книжки, должностные инструкции, локальные документы  (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие), личные дела сотрудников,  приказы по персоналу, расчетные ведомости по зарплате, графики отпусков и так далее.  А также документы, связанные с аттестацией работников, профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации (учебные планы, графики, докладные записки, результаты аттестации квалификационные требования и прочие). К ним же относятся документы по охране труда и технике безопасности - инструкции по технике безопасности и другие, положения об охране труда, журналы ознакомления и вводного инструктажа, планы пожарной эвакуации.

Специализированные документы.

Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и

Управленческая документация.

В соответствии с законодательством РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», документы общества хранятся  по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте, которое известно его участникам.

В общем случае документы хранятся постоянно, в некоторых – пять лет, есть и такие, которые хранятся до минования надобности в них.

Бухгалтерская и налоговая документация.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года.  Но!  Как Вы знаете, во всех правилах бывают исключения. И существуют ситуации, когда документы, связанные с расчетом налогов, должны и будут храниться дольше. Например, статья 346.18 НК РФ обязывает налогоплательщика, применяющего УСН с объектом «Доходы минус расходы», при уменьшении налоговой базы на сумму полученного  ранее убытка, хранить документы, связанные с получением такого убытка в течение времени, когда такой убыток уменьшает налоговую базу – до 10 лет.

Документы по учету кадров и заработной плате.

Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и документов по личному составу, в течение сроков, установленных законодательством РФ.

Заключение

Выбор соответствующих источников финансирования оборотных активов в конечном итоге определяет соотношение между уровнем эффективности использования капитала и уровнем риска финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия. С учетом этих факторов и строится политика управления финансированием оборотных средств.  В июле 2004г. на ОАО “Ижсталь” пришел новый собственник – Стальная группа «Мечел».

Появление нового крупного собственника с вразумительной стратегией развития, эффективными системами управления и сбыта продукции, собственной ресурсо-сырьевой базой, позитивно влияет на ОАО “Ижсталь”. Для предприятия существует  временное различие между продажей в кредит и обязательством уплаты равное 18 дней. Это указывает на использование предприятием кредитной разницы в качестве капитала.

По сравнению с предыдущими периодами наблюдается рост всех коэффициентов рентабельности. Выделим основные приоритеты будущего развития: Наиболее эффективным и реальным инструментом увеличения экономической рентабельности ОАО “Ижсталь” является ускорение оборота активов и его элементов (внеоборотных активов, запасов, дебиторской задолженности).

Анализ финансовой деятельности ОАО «Ижсталь» по формам бухгалтерской отчетности показал нам, что главная задача предприятия – увеличение скорости оборота запасами, путем введения политики управления ими.

При появлении на предприятии нового собственника все покупки и все продажи ОАО «Ижсталь» начали проходить через, связующую все закупочно-сбытовые отношения группы, компанию ООО «ТД «Мечел». Это обеспечивает минимальные цены на сырье и понятные продажи.

Из этого следует, что сильного влияния на уровни дебиторской и кредиторской задолженности ОАО «Ижсталь» оказать не сможет. Как показывает анализ оборотных средств отклонения по уровню данных статей за 2004-2006гг. незначительные.

Обращение организации к внутренним источником развития и оптимизация таких процессов, как управление оборотными активами обеспечит улучшение ее финансового состояния и дальнейший экономический рост.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс РФ. Части I и II.

2. Положение по бухгалтерскому учёту.

3. Закон "Об авторском праве и смежных правах" от 09 июля 1993г. №5351-1.

4. Закон "О селекционных достижениях" от 06 августа 1993г. №5605-1.

5. Патентный закон от 23 сентября 1992г. №3517-1.

6. Закон "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992г. №3520-1.

7. Закон "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" от 23 сентября 1992г. №3523-1.

8. Закон "Об охране топологии и интегральных микросхем" от 23 сентября 1992г. №3526-1.

9. Постановление Правительства Российской Федерации "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 24 декабря 1994г. №1418 (с последующими изменениями и дополнениями).

10. Письмо Минфина России и Госналогслужбы России "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 01 ноября 1993г. №119, НП-4-04/172н.

11. Постановлением Правительства РФ от 05 августа 1992г. №552.

12. Закон РФ "Об основах налоговой системы в РФ" от 27 декабря 1991г. №2118-1.

13. Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации, утверждённое приказом Минфина РФ от 20 марта 1992г. №10.

14. Письмо Минфина России от 29 октября 1993 г. №118 (с учётом изменений, внесённых письмом Минфина России от 3 апреля 1996 г. №37).

15. Постановление Правительства РФ "О приватизации объектов научно-технической сферы" от 26 июля 1994г. №870.

16. Письмо Миннауки России и Роспатента "Порядок включения объектов интеллектуальной собственности в состав нематериальных активов" от 13 марта 1995г. №ОР22-2-64, 10/2-20215/23.

17. Законом "Об авторском праве и смежных правах" от 09 июля 1993г. №5351-1.

18. Положения по бухучёту долгосрочных инвестиций, утверждённого Минфином РФ от 30 декабря 1993г. №160.

19. Аудит: Учебник под ред. проф. В.И. Подольского.- М.: Финансы и статистика, 1997.- 558 с.