Бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей

(приходных ордеров,  требований-накладных и др.) в  день совершения операций.

После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря  этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов  материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения. 

Ведение учета  материалов допускается также в  книге учета материалов, которая  содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов. 

В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством. 

Первичные документы  после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты  по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. 

В цехах, имеющих  кладовые, а также в подотчетных  организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и  таксировка отчета. 

При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц. 

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные  документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). 

Первичные документы  по движению материалов могут передаваться сразу на

ВУ, минуя бухгалтерию, – в этом случае контроль первичных  документов осуществляется работниками  ВУ. 

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии. При первом варианте в  бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. 

При втором варианте все приходные и расходные  документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам. 

Этот вариант  значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает, необходимость  ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а, иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов. 

Более прогрессивным  является оперативно-бухгалтерский, или  сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. 

Ежедневно или  в другие установленные сроки (как  правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет  правильность произведенных кладовщиком  записей в карточках учета  материалов и подтверждает их своей  подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). 

После проверки и визирования работником бухгалтерии  ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют  по твердым учетным ценам и  выводят их итоги по отдельным  учетным группам материалов и  в целом по складу. 

При сальдовом  методе учета материалов поступившие  в бухгалтерию первичные документы  по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной  картотеке отдельно по приходу и  расходу с учетом складов и  номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. 

Сальдовый метод  учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой  механизации учета. 

При использовании  ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные ведомости) составляют на машинах. 

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с  применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления  сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов.

Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается  сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными. 

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением

ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок. 

При составлении  сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ  ослабляется контроль за ведением складского хозяйства. 

В связи с  этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений. 

3. Контроль за  состоянием и рациональным использованием ПЗ и основные направления совершенствования их учёта. 

3.1. Инвентаризация  товарно-материальных ценностей 

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). 

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке  расположения ценностей в данном помещении. 

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение. 

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимают материально  ответственные лица в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуют их по реестру или товарному  отчету после инвентаризации. 

Эти ценности заносят в отдельную опись. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. 

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного  разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. 

Эти ценности заносят  в отдельную опись под наименованием «Товарно- материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии или (по его поручению) члена комиссии. 

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку  другой организации, указывают наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическую  стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку, номера и даты документов. 

ИХП, находящиеся  в эксплуатации, инвентаризируются  по местам их нахождения и материально  ответственным лицам, на хранении у  которых они находятся. 

Инвентаризацию  проводят путем осмотра каждого предмета. В описи ИХП заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. 

При инвентаризации ИХП, выданных в индивидуальное пользование  работникам, допускается составление  групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. 

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей- накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги. 

ИХП, пришедшие  в негодность и несписанные, в  инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием  времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. 

Тару заносят  в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая  ремонта и др.). 

На тару, пришедшую  в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи. 

Излишки материально-производственных запасов, выявленные в результате проведенной  инвентаризации, отражаются в бухгалтерском  учете как внереализационные  доходы (дебетуют счет 10 «Материалы», кредитуют  счет 91

«Прочие доходы и расходы»). 

При выявлении  фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая себестоимость или  ее часть (при порче материалов) списывается  с кредита счета 10 «Материалы»  в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».