Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и прочими дебиторами

В счете-фактуре обязательно  должны быть указаны следующие реквизиты: наименование, адрес, идентификационный  номер налогоплательщика поставщика и покупателя; наименование и адрес  грузоотправителя и грузополучателя, наименование поставляемых товаров, количество, цена за единицу, стоимость товаров  за все количество поставляемых по счету-фактуре товаров без налога, налоговая ставка и сумма налога, предъявленная покупателю товаров, стоимость всего количества товаров  с учетом налога, страна происхождения  товара и номер грузовой таможенной декларации. Счет-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  организации либо лицами, уполномоченными  на то приказом по организации или  доверенностью от имени организации.

Поставщики ведут книгу  продаж, которая предназначена для  регистрации счетов-фактур. Целью  ведения книги продаж является определение  суммы налога на добавленную стоимость  по отгруженным товарам, выполненным  работам и оказанным услугам. [10, с. 177]

В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются  раздельно по товарам со ставкой  обложения налогом 10 % и 18 %, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом, из них экспорт.

В свою очередь у покупателя товаров, работ, услуг ведется книга  покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается  в определении суммы налога, подлежащей зачету (возмещению) в соответствии с Налоговым Кодексом.

Сумма НДС по приобретенным (оприходованным) и оплаченным товарно-материальным ценностям принимается к зачету у покупателя только при наличии  оригинала счета-фактуры, подтверждающего  стоимость приобретенных товаров  и запись об этом в книге покупок.

Книга покупок включает все  реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы налога фиксируются  раздельно по товарам со ставкой  обложения 20 % и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему законодательству.

За каждый отчетный период в книгах покупок и продаж выводятся  итоги, которые используются для  составления декларации по налогу на добавленную стоимость.

Предприятие-покупатель при  получении материальных ценностей  проверяет соответствие их ассортимента договорам, регистрирует в журнале  учета поступивших грузов, делает отметку в книге учета выполненных  договоров и акцентирует счет, т.е. дает согласие на оплату. С этого  момента в бухгалтерском учете  возникают расчеты с поставщиками.

Для перевода денежных средств  на счет организации используется платежное  поручение (ПРИЛОЖЕНИЕ З) и приходный  кассовый ордер (ПРИЛОЖЕНИЕ И).

Таким образом, документальное оформление расчетов с покупателями и заказчиками основывается на таких первичных документах как договоры, счета - фактуры, чеки. Регистрами синтетического и аналитического учета являются главная книга, книга покупок и продаж. За каждый отчетный период в книгах покупок и продаж выводятся итоги, которые используются для составления декларации по налогу на добавленную стоимость. [20, с. 246]

После записи операций по расчетам с покупателями в журнал операций, автоматически  формируются регистры учета расчетов с покупателями в отделе сбыта. Бухгалтер отдела сбыта распечатывает информацию по покупателям (абонентам), по авансам полученным и передает главному бухгалтеру для дальнейшей работы.

Контроль  состояния расчетов с поставщиками и покупателями осуществляется в  ЗАО «Калуга-Молоко посредством периодического составления акта сверки. Основное назначение акта сверки – это подтверждение правильности осуществляемых между сторонами расчетов. Поэтому в акте сверки содержатся все необходимые данные, которые служат обоснованием сумм задолженности.

Сверка  с покупателями осуществляется по необходимости. Руководителем не утвержден график осуществления сверок в случаях  обнаружения недостач, длительного  периода отсутствия платежей и т.п. [14, с. 159]

Акт сверки (ПРИЛОЖЕНИЕ К) оформляется произвольной формы и содержит:

• полное наименование сторон;
• сумму задолженностей;
• расшифровку задолженности;
• подписи руководителей и главных бухгалтеров сторон с печатями.

Акт сверки, составленный ЗАО «Калуга-Молоко» заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью. После чего оба экземпляра направляются покупателю. В случае если покупатель согласен с актом сверки, то один экземпляр возвращается с отметкой о согласии руководителя и гласного бухгалтера предприятия покупателя. Если же покупатель не согласен с данными акта сверки, к нему прилагается протокол, в котором указаны разногласия. В протоколе разногласий делается ссылка на номер и дату акта сверки, сумму, указанную в акте и сумму разногласий, указываются причины. Все разногласия между ЗАО «Калуга-Молоко» и покупателями решаются в основном по телефону, без документального подтверждения. После разрешения разногласий протокол заверяется подписью генерального директора ЗАО «Калуга-Молоко».

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И  ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ В ЗАО «КАЛУГА-МОЛОКО»

3. 1 Рекомендации по оптимизации учета расчетов с покупателями и заказчиками в ЗАО «Калуга-Молоко»

ЗАО «Калуга-Молоко» вполне рационально ведет учет расчетов с покупателями и заказчиками. Но для более точной организации учета и отслеживания дебиторской задолженности нужно внести некоторые изменения в учетную политику и конкретно в учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Бухгалтерский учет в организации  ведется вручную, вследствие чего бывают ошибки в вычислении и нарушается баланс между доходами и расходами. На мой взгляд, целесообразно автоматизировать учет. Это позволит избежать многих просчетов, а также бухгалтер сможет сэкономить время при произведении расчетов и заполнении отчетных документов. Автоматизированная система учета упростит порядок хранения: документы могут находиться в электронном виде и отпадет необходимость в организации архива для хранения многочисленных отчетов. Также такая организация бухгалтерского учета предполагает быстрый и удобный доступ к любому документу. Еще одно преимущество автоматизированной системы учета состоит в том, что она позволит снизить риск недобросовестной работы бухгалтера и увеличить контроль над его деятельностью.

В отношении расчетов с  покупателями и заказчиками в  учетной политике ЗАО «Калуга-Молоко» необходимо закрепить и подробно расписать следующие моменты:

1. Виды первичных документов, применяемых при расчетах с покупателями и заказчиками, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным расчетам;
2. Порядок и момент начисления дебиторской задолженности и ее погашения;
3. Основные проводки, используемые для отражения расчетов с покупателями и заказчиками;
4. Проведение инвентаризации дебиторской задолженности;
5. Порядок признания дебиторской задолженности просроченной, а также ее списание;
6. Процесс погашения покупателями просроченной дебиторской задолженности и отражение в учете данной операции.

Таким образом, если в учетной  политике найдет отражение подробное  описание ведения бухгалтерского учета, организация решит многие проблемы. Например, новый бухгалтер, принятый на работу, будет иметь представление  о структуре бухгалтерского учета  ЗАО «Калуга-Молоко», порядках его ведения, документообороте и, следовательно, сможет сразу приступить к выполнению своих обязанностей.

В процессе хозяйственной  деятельности в ЗАО «Калуга-Молоко» возникает дебиторская задолженность. Задача бухгалтера состоит в том, чтобы определять сроки погашения данной задолженности, выявлять непогашенную в срок дебиторскую задолженность, своевременно предупреждать руководство об истечении срока исковой давности по дебиторской задолженности. Все это выявляется в результате инвентаризации задолженностей. Поэтому ЗАО «Калуга-Молоко», как было уже сказано выше, должно обозначить в своей учетной политике дату проведения инвентаризации дебиторской задолженности (не реже 1 раза в год). И от того, правильно ли будет организован учет и контроль дебиторской задолженности, зависит финансовый результат организации.

3. 2 Пути управления дебиторской задолженности в ЗАО «Калуга-Молоко»

Дебиторская задолженность - права (требования), принадлежащие  продавцу (поставщику) как кредитору  по неисполненным денежным обязательствам покупателем (получателем) по оплате фактически поставленных по договору товаров, выполненных  работ или оказанных услуг. В  целом она разделяется на текущую  дебиторскую задолженность, которая  должна быть погашена в течение одного года, и просроченную, т.е. со сроком свыше 12 месяцев. В свою очередь из просроченной задолженности выделяется задолженность, по которой истек  срок исковой давности.

Политика управления дебиторской  задолженностью представляет собой  часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой  политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции  и заключающейся в оптимизации  общего размера этой задолженности  и обеспечении своевременной  ее инкассации.

Задачами управления дебиторской  задолженностью являются: