Бухгалтерский финансовый учёт расчётов с покупателями и заказчиками

       2. Если на этом этапе стороны не пришли к соглашению, то на 2м этапе пострадавшая сторона обращается с иском в Арбитражный суд.

       Претензионное письмо составляется в 2х экземплярах и передаётся стороне, нарушившей условия договора под расписку или заказным письмом. В претензии пострадавшая сторона должна описать допущенное нарушение и предъявить соответствующие требования (до поставки товара – возврат аванса, замена товара или устранение его недостатков плюс штрафные санкции и пени). Сумма штрафных санкций устанавливается в договоре, а величина пени – либо договором, либо судом, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ.

       К претензии необходимо приложить  копии следующих документов:

1) договора;

2) накладной;

3) счёта-фактуры;

4) платёжного  документа;

5) коммерческого  акта – составляется, если товар  поступил, но при его приёмке  выявлена недостача, порча, нарушение  упаковки, ненадлежащее качество  и т. д.

       Коммерческий акт подписывает:

- представитель  покупателя;

- представитель  поставщика;

- представитель  перевозчика;

- независимая  сторона (любое юридическое лицо).

        Расчёты по претензиям у пострадавшей стороны ведутся на 76-2 (активный субсчёт): по дебету отражается сумма выставленных претензий, а по кредиту отражается полученные денежные средства и имущество в счёт погашения претензии.

     1. Если покупатель перечислил  аванс поставщику, но в оговоренный  срок товар не поступил, то  в претензии можно требовать возврата суммы аванса и пени за просрочку товара:

     а) на сумму аванса:

                                       Дебет счёта 76-2 "Расчёты по претензиям"

                                       Кредит счёта 60-2 "Авансы выданные"

     б) на сумму пени:  

                                      Дебет счёта 76-2 "Расчёты по претензиям"

                                      Кредит счёта 91-1 "Прочие доходы"

     2. Получены денежные средства  в счёт погашения претензии:

                                     Дебет счёта 51 "Расчётные счета"

                                     Кредит счёта 76-2 "Расчёты по  претензиям"

     3. Если товар поступил, но не  качественный, не того ассортимента, то покупатель имеет право  отказаться от всей партии  товара и не приходовать его на счета бухгалтерского учёта, при этом получатель товара должен обеспечить его сохранность. До момента передачи товара поставщику производится бухгалтерская запись:

        Принят товар на ответственное  хранение:

Дебет счёта 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"

      Передан товар представителю  поставщика:

Кредит  счёта 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"

        4. Если товар принят от поставщика, но в количестве меньшем, чем указано в договоре, то претензия выставляется на стоимость недополученного товара:

а) оприходовано фактическое количество товаров:

          Дебет счёта 41 "Товары"

          Кредит счёта 60 "Расчёты с  поставщиками и подрядчиками"

б) на сумму НДС:

         Дебет счёта 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям

         Кредит счёта 60 "Расчёты с  поставщиками и подрядчиками"

в) выставлена претензия  на сумму недостающего товара с НДС:

        Дебет счёта 76-2 "Расчёты по  претензиям"

        Кредит счёта 91-1 "Прочие доходы"

г) отражена сумма  штрафов и пеней:

        Дебет счёта 76-2 "Расчёты по  претензиям"

        Кредит счёта 91-1 "Прочие доходы"

д) получен по претензии недостающий товар:

       Дебет счёта 41 "Товары"

       Кредит счёта 76-2 "Расчёты по претензиям"

е) на сумму НДС:

       Дебет счёта 19 "Налог на добавленную  стоимость по приобретённым ценностям

        Кредит счёта 76-2 "Расчёты по  претензиям"

ж) получены штрафы и пени по претензии:

       Дебет счёта 51 "Расчётные счета"

       Кредит счёта 76-2 "Расчёты по претензиям"

     В  ООО "Атаманское" за анализируемый  период, т.е. за 2008 г. расчёты по  претензиям не осуществлялись. 
 

             3.6 Инвентаризация расчётов с покупателями и заказчиками

  

      Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Периодичность, условия, при которых проведение инвентаризаций обязательно, порядок отражения излишков и недостач определены ст.12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктами 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета.

        Ежегодной инвентаризации подлежат, в частности, расчёты с покупателями, дебиторами и кредиторами. При этом одной из задач инвентаризационной комиссии является документальная проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Результаты  инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При этом инвентаризационная комиссия должна определить суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

        При проверке расчётов следует установить²:

- правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности;

- имеется ли равенство остатков (дебетовых и кредитовых раздельно) по счетам расчетов по балансу, остаткам в оборотных ведомостях (карточках аналитического учета);

- законность и хозяйственную целесообразность совершенной операции;

правильность  и обоснованность числящейся в бухгалтерском  учете суммы задолженности по недостачам и хищениям.

       Инвентаризация расчётов с покупателями и заказчиками осуществляется в ООО "Атаманское" посредством составления актов сверок, основное назначение которых подтверждение правильности осуществляемых расчётов между сторонами заключенного договора. Акт сверки должен содержать данные, необходимые для обоснования суммы задолженности:

- номера и даты выписки первичных учётных документов, подтверждающих стоимость отгрузки (счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и др.);

- номера и даты выписки расчетных документов, подтверждающих сумму оплаты (платежные поручения и др.);

- номера и даты других документов, подтверждающих погашение задолженности (акты о взаимозачетах и др.);

- суммы неустойки, рассчитанные исходя из условий договора, при нарушении установленных сроков оплаты.

        Поскольку для акта сверки не существует нормативно утвержденной формы, бухгалтерские и финансовые службы предприятий-продавцов как правило пользуются для этих целей самостоятельно разработанными формами.

        Помимо случаев плановой инвентаризации, которые указаны в ч.2 ст.12 Закона "О бухгалтерском учете" (перед составлением годовой бухгалтерской отчётности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями и т.д.), руководством ООО "Атаманское" может быть принято оформленное приказом решение о проведении внеплановой инвентаризации состояния расчетов предприятия (что предусмотрено положениями учетной политики организации).

       Например, по результатам инвентаризации расчётов на 31.12.2008 г. в бухгалтерском учёте ООО "Атаманское" имелась задолженность ОАО "Юг Руси Агро" с истекшим сроком исковой давности на сумму 100 000 руб. Данный долг возник 16.11.2005 г., когда ОАО "Юг Руси Агро" не погасило свою задолженность за отгруженное зерно в срок, установленный в договоре купли продажи.

      В бухгалтерском учёте ООО  "Атаманское" были сделаны следующие  записи:

1. Списана  дебиторская задолженность по  истечении срока исковой давности:

                 Дебет счёта 63 "Резервы по сомнительным

долгам" -                                                                                              100 000 руб.

                Кредит счёта 62 "Расчёты с  покупателями 

 и  заказчиками" -                                                                                 100 000 руб.

2. Учтена  за балансом сумма истекшей  дебиторской задолженности:

              Дебет счёта 007 "Списанная в  убыток задолженность неплатёжеспособных  дебиторов" -                                                    100 000 руб.

       Безнадёжные долги в ООО "Атаманское" списываются за счёт резерва по сомнительным долгам. Это отражено в учётной политике организации.

             3. 7  Автоматизация расчётов с покупателями и заказчиками 
 

      Основная функция любой бухгалтерской  программы состоит в том, чтобы  информацию, содержащуюся в первичных  документах, отобразить в систематизированном  виде на счетах бухгалтерского  учёта. Впоследствии, накопленные  на счетах итоги используются  для формирования разнообразных бухгалтерских и налоговых отчётов.

     В ООО "Атаманское" используется "1С: Бухгалтерия 7.7", которая  является универсальной системой  для автоматизации ведения бухгалтерского  учёта. Она поддерживает различные  системы учёта, различные методологии учёта, поддерживается на предприятиях различных типов деятельности.

     В ней реализована методология  ведения бухгалтерского учёта  в соответствии с текущим законодательством  РФ для хозрасчётных организаций,  а также методология ведения  налогового учёта в соответствии с требованиями главы 25 "Налог на прибыль" НК РФ. Документы, как правило, можно проводить одновременно как по бухгалтерскому, так и по налоговому учёту. Программа также содержит специальные документы, с помощью которых автоматизированным способом выполняется расчёт необходимых показателей в конце отчётного периода (например, расчёт себестоимости продукции), автоматизированное формирование книги продаж и книги покупок.

       Например, документы по поступлению и реализации МПЗ, работ и услуг могут при проведении автоматически определять и зачитывать аванс, если он поступил от покупателя на момент оформления документа. Для этого в документах предназначен реквизит "Зачёт аванса".

      Реквизит "Зачёт аванса" может  принимать одно из следующих значений: