Бухгалтерский финансовый учёт расчётов с покупателями и заказчиками

                             3.2  Организация первичного учёта  
 

       Основными первичными документами по расчётам с покупателями и заказчиками в ООО "Атаманское" являются:

· накладная;

· товарно-транспортная накладная;

· акт выполненных работ;

· акт оказанных услуг;

· акт о приёмке работ;

· справка о стоимости выполненных работ и затрат;

· счёт-фактура.

      Для товарной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132.

Накладную выписывают в 2х экземплярах:

1) первый  экземпляр – на склад для  отпуска товаров;

2) второй  экземпляр – передают получателю  товаров.

Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя. Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию. На основании накладной бухгалтер должен отразить выбытие товаров проводками:

Списана себестоимость проданных товаров:

              Дебет сч. 90-2 "Себестоимость продаж"

      Кредит  сч. 41 "Товары"

Списана себестоимость товаров, переданных безвозмездно:

              Дебет сч. 91-2 "Прочие расходы"

              Кредит сч. 41 "Товары"

      Накладная должна храниться 5 лет.

      Товарно-транспортная накладная (форма товарно-транспортной накладной №1-Т утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78) предназначена для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчётов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1)Товарный раздел: заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

2) Транспортный раздел: заполняют грузоотправитель – заказчик автотранспорта и грузоперевозчик – владелец транспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчёты между грузоотправителем, транспортной организацией и грузополучателем.

      Товарно-транспортная накладная  выписывается в 4х экземплярах:

1. Первый  – остаётся у грузоотправителя  и предназначается для списания  товарно-материальных ценностей.

2. Второй  – сдаётся водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза.

3. Третий  и четвёртый – сдаются организации  – владельцу автотранспортного  средства.

Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передаёт водителю второй, третий  и четвёртый экземпляры товарно-транспортной накладной. Эти экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырёх экземплярах товарно-транспортной накладной.

        Целый ряд заключаемых организацией договоров на выполнение работ и (или) оказание услуг (как в пользу организации, так и самой организацией для нужд сторонних лиц) предусматривает собой необходимость составления двусторонних ( в ряде случаев трёхсторонних и большего числа сторон) актов приёмки выполненных работ (оказанных услуг). Именно оформление, подписание (утверждение) данных актов свидетельствует о том, что предусмотренные договором работы (услуги) или же их часть выполнены с вытекающими отсюда последствиями. Некоторые же отношения сторон согласно заключённых договоров вообще могут быть подтверждены исключительно двусторонними актами (в частности, выполнение работ по договору подряда, оказание возмездных услуг и т.д.).

       Акты выполненных работ ( оказанных услуг) в полной мере относятся к первичным документам, которые могут оформляться на типовых бланках, или же бланках, оформленных с соблюдением требований ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте. Если используемая организацией форма акта не включена в альбомы унифицированных форм первичной учётной документации, то она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование  документа;

- дату  составления документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность её  оформления;

- личные  подписи указанных лиц.

     Продавец  выписывает счета-фактуры в 2х экземплярах, оставляя себе второй экземпляр. Счёт-фактура подшивается в "Журнале регистрации выданных счетов-фактур". Продавцы ведут Книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур ( контрольных лент контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчётности при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) населению).

     В Книге продаж регистрируются выписанные и (или) выставленные счета фактуры  во всех случаях, когда возникает  обязанность по исчислению НДС, в  том числе при отгрузке (передаче) товаров (выполнении работ, оказании услуг), имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок (выполнении работ, оказании услуг), передачи имущественных прав, при получении средств, увеличивающих налоговую базу, при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления, при передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг для собственных нужд, при возврате принятых на учёт товаров, а также при исполнении обязанностей налоговых агентов и при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

       При необходимости внесения изменений  в Книгу продаж, регистрация счёта-фактуры  производится в дополнительном  листе Книги продаж за налоговый  период, в котором был зарегистрирован счёт-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы Книги продаж являются неотъемлемой его частью.

       Регистрация счетов-фактур в Книге  продаж производится в хронологическом  порядке в том налоговом периоде,  в котором возникает налоговое обязательство. Книга продаж должна быть прошнурована, а её страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения Книги продаж осуществляется руководителем организации в лице  Сытника В.И. и уполномоченным им лицом в лице главного бухгалтера Свищевой Т.Е. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

     По  итогам квартала из суммы НДС, учтённой в Книге продаж, вычитается сумма  НДС, учтённая в Книге покупок, положительная  разница должна быть перечислена в бюджет.

     ООО "Атаманское" ведёт Книгу продаж в электронном виде, поэтому по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, Книга  продаж распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

     Не  подлежат регистрации в Книге  продаж счета-фактуры, имеющие подчистки  и помарки. Исправления, внесённые  в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью  продавца с указанием даты внесения исправления. 
 

        3. 3   Синтетический и аналитический учёт расчётов с покупателями и   

                 заказчиками 

         Синтетический и аналитический учёт расчётов с покупателями за отгруженные товары (учёт операций по счёту 62) ведётся в журнале-ордере №11 (оборот по кредиту), ведомости отгрузки и реализации товаров в разрезе каждого дебитора, которые дают возможность контролировать наличие задолженности покупателей, сроки оплаты за отгруженный товар. В зависимости от объема учётной работы и необходимости получения данных по различным группировкам можно вести несколько журналов-ордеров (по отдельным контрагентам, по транзитным операциям).

      Аналитический учёт на этом счёте ведут в разрезе покупателей и каждого отгрузочного и платёжного документа. При этом целесообразно выделить субсчета для учета расчётов по авансам в рублях и в валюте и расчётов с покупателями в рублях и в валюте (иностранными покупателями). Покупатели и заказчики должны погасить задолженность по приобретённым товарно-материальным ценностям в течение срока и на условиях, определённых в договоре купли-продажи или поставки. При этом они могут погасить ее сразу после отгрузки или через определённое время, получив отсрочку платежа. Кроме того, в настоящее время они могут расплатиться путём встречной поставки товаров или выполнением работ (услуг), переуступив долг другой организации, а также используя иные формы расчётов.

        Условиями договора партнёры могут предусмотреть аванс в определённом размере. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций учёт поступивших авансов ведут на счёте 62 "Расчёты с покупателями и заказчиками". При этом организация должна обеспечить обособленный учёт поступивших авансов. Для обеспечения этого условия целесообразно открыть отдельные субсчета, выделив расчёты по авансам, полученным от российских и иностранных покупателей и заказчиков.

     Аналитический учёт по счету 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» ведётся по каждому предъявленному покупателям счёту, а расчётов плановыми платежами – по каждому покупателю и заказчику.

     При таком построении аналитического учёта должна обеспечиваться возможность получения данных:

• по покупателям и заказчикам по расчётным документам, срок оплаты которых не наступил;
• покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• авансам полученным;
• векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
• векселям, дисконтированным в банках;
• векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

     Учёт расчётов с покупателями и заказчиками по группам взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»  обособленно. 

         Учёт операций по счету ведут в журнале-ордере № 11. В конце месяца в нем подсчитывают обороты по счету 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» и сверяют их с данными этого счета, отражёнными в других учётных регистрах. После сверки кредитовый оборот по счету 62 переносят в Главную книгу.

        Надо отметить, что отразить задолженность покупателя (заказчика) организация должна независимо от того, получила ли она от него деньги за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или нет.

        В ООО "Атаманское" для ведения операций с покупателями и заказчиками используется счёт 62-1 "Расчёты с покупателями и заказчиками". Все произведённые в 2008 г. хозяйственные операции по учёту расчётов с покупателями и заказчиками представлены в схеме учётных записей по счёту 62-1 "Расчёты с покупателями и заказчиками".

      Рассмотрим таблицу 4, в которой представлена схема учётных записей по счёту 62-1 "Расчёты с покупателями и заказчиками" ООО "Атаманское" за 2008 год.

     Сальдо начальное по счёту 62-1 "Учёт расчётов с покупателями и заказчиками" на начало 2008 г.  по дебету составляло 1 191 тыс. руб. 

                Таблица 4 – Схема учётных записей по счёту 62-1 "Расчёты с

                 покупателями и заказчиками"  ООО "Атаманское" 2008 г.