16 Документальное
оформление движения материальных активов
Сырье
и материалы поступают от поставщиков,
подотчетных лиц, закупивших материалы
в порядке наличного расчета, от списания
пришедших в негодность основных средств
и собственного производства.
Экспедитор
организации принимает на станции
прибывшие материалы по количеству
мест и массе. При обнаружении
им признаков, вызывающих сомнение
в сохранности груза, он может
потребовать от транспортной
организации проверки груза. В
случае обнаружения недостачи мест
или массы, повреждения тары, порчи материалов
составляется коммерческий акт, который
служит основанием для предъявления претензий
к транспортной организации или поставщику.
Для
получения материалов со склада
иногородних поставщиков экспедитору
выдают наряд и доверенность, в которых
указывают перечень материалов, подлежащих
получению. При приемке материалов экспедитор
производит не только количественную,
но и качественную приемку.
Принятые
грузы экспедитор доставляет
на склад предприятия и сдает заведующему
складом, который проверяет соответствие
количества и качества материала данным
счета поставщика. Принятые кладовщиком
материалы оформляют приходными ордерами.
Приходный ордер подписывают заведующий
складом и экспедитор.
При
отсутствии расхождений между данными
поставщика и фактическими данными разрешается
осуществлять оприходование материалов
без выписки приходного ордера. В этом
случае на документе поставщика проставляют
штамп, в оттисках которого содержатся
основные реквизиты приходного ордера.
Количество первичных документов при
этом сокращается.
В
тех случаях, когда количество
и качество прибывших на склад
материалов не соответствуют
данным счета поставщика, приемку
материалов производит комиссия
и оформляет акт о приемке материалов,
который служит основанием для предъявления
претензии поставщику.
Если
перевозку материалов осуществляют
автотранспортом, то в качестве
первичного документа применяют
товарно-транспортную накладную.
Поступление
на склад материалов собственного
изготовления, отходов производства и
др. оформляют одно - или многострочными
требованиями-накладными, которые выписывают
цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы,
полученные от разборки и демонтажа зданий
и сооружений, приходуются на основании
акта об оприходовании материальных ценностей,
полученных при разборке и демонтаже зданий
и сооружений.
Подотчетные
лица приобретают материалы в
организациях торговли, у других
организаций и кооперативов, на
колхозном рынке или у населения
за наличные деньги. Документом, подтверждающим
стоимость приобретенных материалов,
является товарный счет или акт (справка),
составляемый подотчетным лицом. Для учета
движения материалов внутри предприятия
применяют одно или многострочные требования-накладные,
которые составляют материально ответственные
лица участка, отпускающего ценности,
в двух экземплярах, один из которых остается
на месте с распиской получателя, а второй
с распиской лица, отпускающего ценности,
передается получателю ценностей.
Отпуск
материалов сторонним организациям или
хозяйствам своей организации, расположенным
за ее пределами, оформляют накладными
на отпуск материалов на сторону, которые
выписывает отдел снабжения в двух экземплярах
на основании нарядов, договоров и других
документов.
При
перевозке материалов автотранспортом
вместо накладной применяют товарно-транспортную
накладную.
Списание
материалов вследствие их непригодности
оформляют актом на списание
материалов, который составляется
специально созданной комиссией
с участием материально ответственного
лица.
Вместо
первичных документов по расходу
материала можно использовать
карточки учета материалов. С
этой целью представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов
в самих карточках, которые
становятся в связи с этим оправдательными
документами.
На
фактически израсходованные материалы
подразделение - получатель материалов
составляет акт расхода, в котором
указываются наименование, количество,
учетная цена и сумма по
каждому наименованию, шифр заказа,
на выполнение которого израсходованы
материалы, нормативный и фактический
расход материалов с указанием выявленных
отклонений и их причин. В необходимых
случаях в акте указывают количество изготовленной
продукции либо объем выполненных работ.
Кроме того, подразделения организации
ежемесячно составляют отчеты о наличии
и движении материальных ценностей и передают
их в бухгалтерию.
В
установленные дни документы
по приходу и расходу материалов
сдают в бухгалтерию организации
по реестру приемки-сдачи документов,
составленному в двух экземплярах первый
сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера
на втором экземпляре, а второй остается
на складе.