Автоматизация бухгалтерского учета материалов

2.2. Автоматизация  бухгалтерского учета материалов в МУЗ РЦБ Читинского района 

      Для оформления и регистрации движения материальных запасов - материалов, продуктов  питания, тары, оборудования, требующего монтажа, запасных частей к машинам и оборудованию, в МУЗ РЦБ применяются счета группы 105 «Материальные запасы»:

• 105.01 «Медикаменты и перевязочные средства»;
• 105.02 «Продукты питания»;
• 105.03 «Горюче-смазочные материалы»;
• 105.04 «Строительные материалы»;
• 105.05 «Мягкий инвентарь»;
• 105.06 «Прочие материальные запасы»;
• 105.07 «Готовая продукция»
• а также по счету 107.03 «Материалы в пути»

      Наименования  и номера субсчетов для учета  материальных запасов занесены в программу 1С в справочник «План счетов» (рис. 4.1.).

Рис. 4.1. План счетов по учету материалов в  МУЗ РЦБ 

      К аналитическим субсчетам открыты  субсчета второго порядка по источникам финансирования. К последним, в свою очередь, открыты субсчета следующего порядка для аналитических нужд учреждения.

      Учет  по кодам бюджетной классификации  ведется с помощью субконто «КБК»  типа справочник «Коды бюджетной классификации». Для счетов 105, 107.03 в справочнике «Настройка плана счетов» установлен тип классификации - «Классификация расходов».

      Учет в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления ведется с помощью субконто «КОСГУ», имеющего значения по дебету счетов 105, 107.03 - 340 «Увеличение стоимости материальных запасов», по кредиту счетов 105, 107.03 -440 «Уменьшение стоимости материальных запасов.

      Для счетов 105, 107.03 задан номер журнала  операций - «7». По счетам 105, 107.03 ведется  аналитический учет по номенклатуре материальных запасов (субконто1 «Номенклатура» типа справочник), по материально ответственным  лицам и подразделениям (субконто2 «Центры материальной ответственности») и видам движения нефинансовых активов (субконтоЗ «Виды движения НФА» типа перечисление).

      Для формирования фактической себестоимости  приобретенных МЗ используется счет Х.106.04.01 «Бюджет. Поступление МЗ». По счету ведется аналитический учет по номенклатуре материальных запасов (субконто1 «Номенклатура»), по видам затрат (субконто2 «Виды затрат» типа справочник) и по партиям (субконто 3 «Партии» типа документ «Поступление МЗ»).

      В группу «Учет материальных запасов» входят следующие документы:

• ввод начальных остатков МЗ для автоматического формирования проводок при вводе начальных остатков по МЗ;
• принятие к учету МЗ в пути - для оформления операций по учету материальных запасов (МЗ), отгруженных поставщиком, но не поступивших в учреждение к моменту поступления отгрузочных документов;
• поступление МЗ - для оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в учреждение по следующим основаниям: покупка; безвозмездное поступление; оприходование излишков, неучтенных МЗ;
• возврат поставщику ТМЦ - для отражения операций возврата поставщику обменной тары, недоброкачественных товаров;
• требование-накладная - для оформления операций внутреннего перемещения материальных ценностей с МОЛ на МОЛ (из подразделения в подразделение) Требованием-накладной по унифицированной форме М-11 (ф. 0315006);
• списание МЗ - для оформления операций по выдаче МЗ со склада в расход. Этот документ можно использовать также для списания с баланса МЗ по другим причинам - при передаче в переработку, реализации излишков, списании недостач за счет учреждения и виновных лиц.

      Для работы с документами предназначен журнал «Материальные запасы» (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Интерфейс окна «Документы» по учету  МПЗ 

      Из  журнала можно распечатать реестр документов (кнопка «Действия»).

      По  материальным запасам предусмотрено  формирование следующих отчетов (рис. 4.3):

Рис. 4.3. Вкладка «отчеты» 

• журнал  операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7 (Отчеты - Регламентированные регистры бюджетного учета);
• карточка количественно-суммового учета материальных ценностей ф. 0504041;
• инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов ф. 0504087;
• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (унифицированная форма № ИНВ-3);
• инвентаризационная опись драгоценных металлов;
• ведомость остатков МЗ;
• оборотная ведомость МЗ; Оборотная ведомость МЗ по МОЛ ф. 0504035 (Отчеты - Учет МЗ).

      Оформление  операции реализации материальных запасов  производится с помощью документа «Реализация ТМЦ» (журнал «Готовая продукция, товары»).

      Для оформления операции с материальными  запасами и ввода проводок, отражающих операцию на счетах бюджетного учета, необходимо вызвать соответствующий  документ либо из списка документов группы «Учет материальных запасов», либо из журнала «Материальные запасы» и заполнить его реквизиты.

      Рассмотрим  пример. В хозяйственной жизни  МУЗ РЦБ  29 января 2010 г. имела место  следующая хозяйственная операция. По счет-фактуре № 296 от 29.01.2010 г. от ООО «Медикс Группа» в адрес МУЗ РЦБ поступили материальные ценности, а именно, лекарственные средства четырех наименований на общую сумму 32434,40 руб., в т.ч. НДС 2948,57 руб. Счет-фактура (приложение 1), а также прилагаемая к ней товарная накладная (приложение 2) являются первичными документами, служащими для оформления хозяйственной операции по приходу МПЗ. Это входящие документы, они являются внешними для МУЗ РЦБ, так как составлены не  в самом бюджетном учреждении, а получены от поставщика. На основании  сведений, указанных в счет-фактуре и накладной (приложения 1 и 2) бухгалтерия МУЗ РЦБ принимает материалы к учету и оформляет поступление МПЗ первичным документом, который будет являться внутренним для учреждения, а именно, приходным ордером формы М-4. Для этого, как указано на рис. 4.2, бухгалтер на вкладке «Документы» выбирает строку «Поступление МПЗ».

      Поступление материальных запасов оформляется  и регистрируется в программе  с помощью документа «Поступление МЗ». Документ позволяет оформить поступление  как продуктов питания, молодняка и животных на откорме, прочих материалов, так и капитальных вложений в материальные запасы на счет X. 106.04.01 или Х.105.ХХ.

      Заполнение  документа производится в следующем  порядке.

      Выбрать учреждение - получателя МЗ (кнопка выбора).

      Флажок  «Поступление МЗ на счет 106» определяет счет, на который будут оприходованы ТМЦ -106.04.01 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)»или 105 «Материальные запасы». Если флажок «Поступление МЗ на счет 106» включен, то ТМЦ будут оприходованы на счет 106.  Если себестоимость ТМЦ включает только стоимость самих ТМЦ, то их следует оприходовать сразу на счет 105.

      Ввести  дату и номер документа.

      Номер документа присваивается автоматически. Может быть изменен.

      Дата  документа. В качестве даты предлагается рабочая дата. При необходимости ее можно изменить.

      В группе «Хозяйственная операция» выбрать (кнопка выбора) хозяйственную операцию. По умолчанию предлагается «Приобретение у поставщика».

      Заполнить реквизиты поставщика: субсчет расчетов, КБК, контрагент, основание расчетов.

      Счет  кредита - выбор счета производится из списка, ограниченного в зависимости  от выбранной операции.

      КБК кредита - указать код бюджетной  классификации (ФКР), по которому производились  расчеты.

      Контрагент  и основание расчетов заполняются выбором из соответствующих справочников. Если данные о контрагенте (подотчетном лице, основании расчетов) в справочнике отсутствуют, их можно ввести непосредственно в режиме выбора из справочника и сразу внести в документ.

      Выбрать вид деятельности (источник финансирования), в рамках которого производится поступление  ТМЦ.

      В реквизите «Вход. док. №» можно задать номер и дату накладной поставщика.

      В группе реквизитов «Учет НДС» задаются реквизиты, необходимые для учета  НДС. Возможность учета НДС зависит от выбранных хоз. операции и кода вида деятельности. Учет НДС возможен только при оформлении хоз. операции «Приобретение у поставщика» в рамках предпринимательской деятельности. Во всех остальных случаях учет НДС не предусмотрен.

      Для принятия к учету НДС следует  включить флажок «Принять к вычету». Если флажок включен, то операция облагается НДС, и документ при проведении сформирует проводки по учету входного НДС (Д-т  Счет НДС, К-т Счет кредита на сумму  НДС), в противном случае нет.

      В реквизите «Налоги» указывается  вариант расчета НДС («НДС в сумме 18%», «НДС сверху 10%» и т.д.). Выбор  производится из справочника «Варианты  расчета налогов». Если нужного варианта в списке нет, его можно ввести непосредственно в режиме выбора из справочника и сразу внести в документ.

      Счет  НДС - следует указать счет учета  входного НДС. По умолчанию 210.01.2.

      После заполнения всех реквизитов из документа  можно распечатать приходный  ордер по форме № М-4 (кнопка «Печать»). Документ позволяет оформить приход материалов на несколько центров материальной ответственности, в этом случае будет распечатано несколько приходных ордеров.

      По  кнопке «Печать» можно распечатать  также бухгалтерскую справку  по проводкам, сформированным документом (только для проведенного документа).

      Итак, входящие документы по данной операции введены в программу, автоматически сформирован приходный ордер, который можно вывести на печать. На следующем этапе материальные запасы учреждения расходуются. Поскольку это лекарственные средства, то они расходуются на лечение контингента больных, и оформляются документом на внутреннее перемещение материальных запасов. При этом лекарственные средства списываются с материально ответственного лица (кладовщика) на материально ответственное лицо – старшую медсестру.

      Внутреннее  перемещение материальных запасов (МЗ) с МОЛ на МОЛ при смене  материально ответственных лиц (из подразделения в подразделение) оформляется и регистрируется в  программе с помощью документа  «Требование - Накладная». Реквизиты  документа заполняются в следующем порядке.

      Выбрать учреждение, для которого оформляется  перемещение МЗ.

      Ввести  дату и номер документа. Номер  документа присваивается автоматически. Может быть изменен.

      Дата  документа. В качестве даты предлагается рабочая дата. При необходимости ее можно изменить.

      В реквизите «Отправитель» следует  указать материально-ответственное  лицо и подразделение, передающие МЗ.

      В реквизите «Получатель» следует  указать материально-ответственное  лицо и подразделение, принимающие  МЗ.

      В табличной части документа указываются номенклатура передаваемых МЗ, их количество. Табличная часть документа может быть заполнена автоматически (кнопка «Подбор»). При нажатии кнопки «Подбор» открывается фильтр, в котором можно указать передаваемые МЗ. Обработка позволяет осуществить подбор МЗ, имеющихся в остатке и отобранных по установленному фильтру.

      При заполнении спецификации вручную 

      Номер строки заполняется автоматически;

      МЗ  -выбрать конкретную номенклатуру;

      Счет  кредита - указать счет учета МЗ;

      КБК - указать статью ФКР:

      ЕдИзм. Справочно высвечивается учетная  единица измерения;