Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

     В республике действует единая система  безналичных расчетов, осуществляемая через учреждения банков. Сравнительно мелкие платежи субъекты имеют право оплачивать наличными из кассы, посредством почтовых переводов либо наложенным платежом через предприятия связи. Расчеты, проводимые предприятиями через банки, можно подразделить на товарные (за реализованную продукцию, работы и услуги; за полученное сырье, материалы, полуфабрикаты, оборудование) и нетоварные (платежи в бюджет, органам социального страхования, пенсионному фонду и др.).

     Банк  хранит денежные средства субъектов  на их счетах, зачисляет поступающие  на эти счета суммы, выполняет распоряжения субъектов об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других операций, предусмотренными банковскими правилами и договором.

     На  территории Республики Казахстан применяются  следующие способы осуществления  безналичных платежей и переводов денег:

1. передача наличных денег;
2. предъявление платежных поручений;
3. выдача чеков;
4. выдача векселей или их передача по индоссаменту;
5. прямое дебетование банковского счета;
6. предъявление платежных требований - поручений;
7. иные способы, установленные законодательством Республики Казахстан.

     Платежное поручение. Права и обязанности между отправителем и банком - получателем, связанные с использованием платежного поручения, устанавливаются в договоре между ними, а их фактическая реализация возникает с момента предъявления в банк - получатель платежного поручения. Банк - получатель после получения такого указания должен его акцептовать либо мотивированно отказать в его акцепте. В случае акцепта платежного поручения банком - получателем у отправителя возникает право требования по исполнению акцептованного платежного поручения.

     Чек. Выдача чека - способ осуществления платежа, при котором платеж производится путем выдачи чекодателем одноименного платежного документа чекодержателю.

     Чеки  подразделяются на покрытые и непокрытые. Покрытыми являются чеки, которые обеспечены депозитом, предварительно внесенным чекодателем в банк. Непокрытыми являются чеки, которые не были предварительно обеспечены депозитом.

     Банк  чекодателя оплачивает чек, предъявленный  чекодержателем, либо мотивированно отказывает в его оплате в сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами Национального Банка Республики Казахстан и по основаниям, установленным законодательством.

     Вексель. Переводный вексель сроком по предъявлении оплачивается при его предъявлении. Он должен быть предъявлен к платежу в течение одного года со дня его составления. Векселедатель может сократить этот срок или обусловить срок более продолжительный.

     Прямое  дебетование банковского  счета. Платеж путем прямого дебетования банковского счета осуществляется на основании договора между отправителем денег и его банком, в соответствии с которым отправитель денег дает согласие на изъятие денег с его банковского счета на основании требований бенефициара за поставленные товары, выполненные работы либо оказанные услуги с приложением соответствующих документов к вышеуказанному договору.

     Платежное требование – поручение подлежит исполнению банком отправителя денег только при наличии акцепта отправителя денег.

     Если  отправитель предъявит в банк отправителя денег платежное требование - поручение с приложением к нему документов, содержащих согласие отправителя денег на безакцептное изъятие денег с его банковского счета, такое платежное требование - поручение не требует акцепта отправителя денег.

     Платежи наличными деньгами производятся путем  передачи наличных денег в виде банкнот  и (или) монет, являющихся законным платежным  средством.

     Платеж  наличными деньгами заключается  в физической передаче банкнот и (или) монет лицом, осуществляющим платеж (плательщиком), лицу (лицам), перед которым (которыми) плательщик имеет обязательства, возникшие в силу обстоятельств, предусмотренных законодательством. Платеж наличными деньгами может производиться лицу, перед которым исполняется денежное обязательство, непосредственно либо через посредника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. ВОПРОСЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ В ТРУДАХ УЧЕНЫХ И ПРАКТИКОВ

     Для улучшения организации  кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками на предприятиях, рекомендуются следующие мероприятия:

• постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• на высоком уровне организовать работу с договорами, отмечать оплату клиента только после полной реализации, выполнения всех работ, услуг или по системе предоплаты.

     Документооборот на предприятиях должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Документооборот должен способствовать, своевременному проведению документов, сроки их представления в подразделения организации, куда предоставляются документы.

     По  каждому документу, связанным с расчетами с поставщиками и подрядчиками следует включить следующие разделы:

• порядок составления документа;
• порядок проверки документа;
• Требования законодательных и нормативных актов;
• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы, даты и фамилии ответственного бухгалтера.

     На  этом же этапе устанавливается контроль правильности оформления первичных  документов и отражения на их основании  хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

     Главному  бухгалтеру предприятия необходимо разработать собственный документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и подразделений.

     Многие  предприятия страдают от неэффективного использования разного рода ресурсов - трудовых, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны работников.

     Подобных  проблем можно избежать путем  создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.

     На  службу внутреннего аудита организации  будет возложено выполнение следующих  функций:

• контроль эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их улучшению;
• контроль достоверности бухгалтерской и оперативной информации, проведение экспертизы средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации этой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;
• контроль соблюдения законодательства, нормативных актов, требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и собственников;

     Права и обязанности сотрудников службы внутреннего аудита.

1. предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств;
2. правильность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности;
3. правильность отражения операций при оплате векселями (простыми, переводными);
4. правильность ведения аналитического и синтетического учета по сч.3310;
5. соответствие данных, указанных в учете и финансовой отчетности;
6. правильность составления бухгалтерских проводок по счету 3310. [6]

     Как контролировать кредиторскую задолженность (По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Учет и аудит Казахстана»)

     Сложно  представить предприятие, у которого не было бы кредиторской задолженности  перед поставщиками. При умелом управлении такая задолженность может стать  дополнительным, а главное, дешевым  источником привлечения заемных средств. Поэтому от того, как выстраиваются отношения с контрагентами, согласовываются условия заключаемых договоров, отслеживаются сроки их оплаты, во многом зависит эффективность использования полученных средств. Представляем участников «круглого стола»: Эреуль Нурсеитов (предприятие, занимающееся производством продуктов питания), Нуржан Стамкулов (автомобильный салон), Фарида Исахова (оптово-розничная торговля строительными материалами), Айзада Тургулова (строительная компания), Арманай Бектурова (кондитерская фабрика), Кирилл Попадюк (строительная компания)

     Выбор поставщика

     Отношения с поставщиками начинают формироваться  уже на этапе их выбора, который  в каждой компании происходит по-разному. Количество и состав поставщиков, с  которыми будут заключены договоры, во многом зависят от особенностей деятельности компании, действующих законодательных и технических ограничений, условий поставки. Но непосредственный отбор поставщиков многие компании предпочитают проводить на тендерной основе. Таким образом можно не только подобрать наиболее подходящие для компании условия поставки, но и свести к минимуму возможные мошенничества сотрудников при закупках.

     Эреуль  Нурсеитов: Наша компания производит продукты питания, что накладывает на нас  дополнительную ответственность при выборе поставщиков. Поэтому контрагенты, с которыми мы планируем заключать договоры, проходят строгий отбор и аттестацию. Сначала собирается информация о поставщике – его опыт на рынке, деловая репутация. Затем наши специалисты выезжают на место, проводят аудит производства. После такой проверки поставщик включается в конкурсный лист. Исходя из сделанных предложений тендерная комиссия принимает окончательное решение о закупке товаров у того или иного поставщика.

     Кирилл  Попадюк: Для нас как дистрибьюторов в первую очередь важно добиться от поставщика таких условий, которые позволили бы нам продвигать его товары. В частности, какова система скидок и отсрочек платежей, есть ли возможность бесплатной доставки и возврата товара при необходимости. Кроме того, мы заинтересованы в том, чтобы наши партнеры проводили рекламные акции совместно с нами или финансировали бы нам маркетинговые мероприятия.

     Айзада  Тургулова: У нашей строительной компании большое количество поставщиков. Это компании, поставляющие материалы, комплектующие, а также подрядчики и субподрядчики, выполняющие для нас строительные работы. Поставщиков мы выбираем на конкурсной основе, для чего в компании создан тендерный комитет. Процедура отбора такова: каждому потенциальному партнеру высылается смета, на основании которой он представляет свои предложения. После этого члены тендерного комитета заполняют специальный опросный лист, в котором дают оценку поставщику с учетом информации, представленной отделом закупок. Если мнения расходятся, то комитет принимает решение на заседании. При этом главным критерием выбора поставщика является разумное соотношение цены и качества поставляемой продукции.

Нуржан  Стамкулов: Наших поставщиков можно  разделить на две группы: представительства  автоконцернов, официальными дилерами которых мы являемся, поставляющие автомобили и фирменные запасные части, и прочие поставщики запасных частей, масел и других расходных материалов. На первую группу приходится 100% объемов поставок автомобилей и около 80% запасных частей и расходных материалов. Подписывая дилерские контракты, мы обычно соглашаемся на условия поставок, предлагаемые представительствами, «играем по их правилам». Что касается второй группы поставщиков, на которую приходятся оставшиеся 20% поставок, то среди них мы отбираем компании, чьи коммерческие условия – цены, сроки платежей, периодичность поставок – подходят нам более всего. Так как управлять большим количеством поставщиков достаточно сложно, мы стараемся сокращать их количество. Как правило, здесь действует принцип «три к одному», то есть одну товарную позицию должны поставлять не более трех компаний.