Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Если  же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать  сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

     Важным  внутренним первичным документом является служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме №  Т -  9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом.

     Особую  важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

     Обращается  внимание на правомерность оформления представительских расходов.

     Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

     - по проведению официального приема

     - по транспортному обеспечению  представителей других организаций,  связанному сих доставкой до  места проведения встречи и  обратно;

     - по буфетному обслуживанию лиц участвующих  во встрече во время переговоров;

     - по оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

     Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня  на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10, а списать только в момент передачи в производство.

     Заполненный авансовый отчет сдается в  бухгалтерию, где проверяют, правильно  ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные суммы. Заполненный  и утвержденный авансовый отчет  вместе с приложенными к нему документами  переплетается и сдается в  текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет. 
 
 
 
 
 
 
 

     В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами был проведен аудит правильности отражения в  бухгалтерском учете ЗАО «GSM» расчетов с подотчетными лицами за период с 1 января по 31 декабря 2007 г. включительно. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ЗАО «GSM» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций».

     Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской  отчетности несет исполнительный орган  ЗАО «GSM». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита.

     Проверка  была проведена в соответствии с  Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить достаточную  уверенность в том, что бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами  ЗАО «GSM» соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2007 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

     В результате проведенной проверки можно  сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.

     В качестве рекомендации ЗАО «GSM» можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

     В заключении можно сдать выводы о  том, что в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно определены цели, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами;  рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете; рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.

     В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной  деятельности предприятия.

      Литература 

1. О бухгалтерском  учете: Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
2. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).
4. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.
5. Андреев В.Д. Практикум по аудиту: учеб. Пособие.  – М.: Финансы и статистика, 2007.
6. Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: Учеб. пособие. – Мн.: ООО «Мисанта», 2008.
7. Лабынцев Н.Т. Аудит: теория и практика: Учеб. пособие. – М.: «Издательство ПРИОР», 2006.
8. Ковалева О.В. Аудит: учебное пособие. – М.: ПРИОР, 2007.
9. Коваль И.Г. Аудит: Учебно-методическое пособие. М., - Издательство МФЮА, 2007.
10. Парушина Н.В., Суворова С.П. Аудит: учебное пособие. – М.: Форум – Инфра – М, 2008.
11. Рогуленко Т.М. Аудит: учебник. – М.: Экономистъ, 2007.
12. Камышанов П.И. Аудит: стандарты и практика. – М.: Элиста: АПП «Джангар», 2008.
13. Подольский В.И. Аудит. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008.
14. Соколов Я.В. Основы аудита М.: Бух. учет, 2008.