Аудит расчетов с подотчетными лицами

     СОДЕРЖАНИЕ 

 

     

     1. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

     1.1. Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами, источники информации для проверки 

     В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской  деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.

     Проблема  правильного отражения в учете  расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

     Актуальность  данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

     · приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

     · оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     · расходы на командировки по территории РФ и за границу;

     · представительские расходы.

     Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.

     Достижение  поставленной цели обуславливает решение  следующих задач:

     - рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

     - подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;

     - проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;

     - на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

     Раскрытие информации в рамках поставленных задач  опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор  может получить ответ о предмете проверки.

     На  ознакомительном этапе аудитором  изучаются документы, раскрывающие информацию об операциях с подотчетными лицами. К таковым относятся учетная политика организации, где указываются сроки предоставления отчета об использовании подотчетных денежных средств. Кроме того, аудитор на этом этапе знакомится с приказами и служебными заданиями, выписанными на сотрудников аудируемого лица, направляющихся в командировки, а также другими документами, в том числе подтверждающими израсходованные для этих целей суммы денежных средств.

     Основной  этап проверки заключается в проведении соответствующих аудиторских процедур по операциям, совершенным на основании первичных учетных документов, подтверждающих использование денежных средств, выданных под отчет сотрудникам организации. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     При проверке операций по сету необходимо проконтролировать следующие вопросы:

• Наличие приказа руководителя организации, устанавливающего сроки выдачи денежных средств подотчет;
• Существование внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами;
• Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 60 тыс. руб. в течение одного дня по каждой сделке;
• Утверждение авансовых отчетов руководителем и наличие подписи главного бухгалтера;
• Ведение регистров учета по расчетам с подотчетными лицами;
• Своевременность отражения операций по расчетам с подотчетными лицами;
• Тождественность записей в учетных регистрах и авансовых отчетов.

     Проверка  правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

     · перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия  на текущий год;

     · заявления на имя руководителя организации  от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

     · приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых  сумм под отчет;

     · приказы руководителя предприятия  о направлении работников в командировки;

     · командировочные удостоверения  работников предприятия;

     · расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

     · авансовые отчеты и приложенные  к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

     · отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

     · акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

     · журнал-ордер №7 или другие аналитические  регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     · Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

     · Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский  баланс организации, строки 240, 625; отчет  о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д.

     В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных  норм. Суммы превышения установленных  норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплачиваемый по ним НДС относится за счет чистой прибыли или фондов.

     Особое  внимание должно быть обращено на такие  операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается. В этом случае необходимо наличие внутреннего приказа и первичные бухгалтерские документы, подтверждающие приобретение ГСМ и запчастей для транспорта, используемого в целях производственной необходимости.

     Обоснованность  произведенных через подотчетное  лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи. В том случае, если представительские мероприятия для организации являются систематическими, то форму подобных документов рекомендуется утвердить в учетной политике.

     Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей в Пенсионный фонд и подоходного налога.

     При проверке правильности корреспонденции  счетов по данному объекту учета  важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25, 26 и др.), денежных средств (50), расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по счету 71 сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

     Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх  норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения.

     В том случае, если при проверке подотчетных  сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия. В этом случае необходимо проконтролировать наличие дополнительных внутренних приказов или распоряжений, обосновывающих целесообразность и необходимость перерасходов. 

     1.2. Законодательное и нормативное  регулирование аудита расчетов  с подотчетными лицами 

     При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

     Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. От 03.11.2006)

     Закон РФ «Об аудиторской деятельности»  от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)

     Трудовой  кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в  ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)

     Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.)

     Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об  утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. От 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 № 863)

     Положение по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н, с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 № ГКПИ 00-645)

     Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).

     Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. № 26н).

     Положение по бухгалтерскому учету «Доходы  организации» ПБУ 9/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))