Аудит операций по кассе

Таблица 4

Сверка  данных акта инвентаризации с данными бухгалтерского учета

 

     Как видно расхождение составляет 35 копеек. Это, по сути, очень маленькая сумма, и можно списать на то, что при инвентаризации копейки просто не брались в расчет. Но в дальнейшем советуем организации при проведении инвентаризации просчитывать все ценности находящиеся в кассе до копейки, и указывать в акте инвентаризации полностью. Так как в этом случае 35 копеек можно считать недостачей денежной наличности и отнести их на кассира. В этом случае бухгалтер должен сделать следующие проводки:

     1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса»;

     2) Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

     3) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [8, с.45].

     Согласно  документу об установлении лимита хранения денег в кассе он установлен в  сумме 60 000 тыс. руб. На момент проверки в кассе находилось 53 246 тыс. руб.

     На следующем этапе проверяется обеспечение сохранности денежных средств в кассе ЗАО «ПИРО» После проведенного осмотра помещения кассы и опроса кассира, бухгалтеров, начальника можно сделать следующий вывод.

     Для хранения денежных сумм, в помещении  кассы установлены сейфы, металлическая шкатулка, укрепленная дверь и решетки на окнах. Касса оборудована охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пункт централизованной охраны (ПЦО) органов внутренних дел. Взаимоотношения с органами внутренних дел условиями договора. Касса изолирована, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, запрещается. Наличные денежные средства застрахованы. По окончании операционного дня, после проверки кассы и остатка других ценностей в кассе, сейфы и железные шкафы закрываются на один замок и опечатываются контрольной печатью кассиром. Помещение кассы закрывается на два замка (внутренний и наружный) и опечатываются сургучными оттисками двух печатей - страховой и контрольной. Открытие кладовых и сейфов производится теми лицами, которые их закрывали и опечатывали. Печати и ключи хранятся у лиц, заканчивающих операции. Запасные экземпляры ключей (дубликаты) от кассы, сейфов, с первым экземпляром подробной описи заделываются в пакет, который обшивается тканью, опечатываются контрольными печатями главного кассира и сдаются на хранение директору ЗАО «ПИРО» под расписку во втором экземпляре описи, которая остается у главного кассира. Дубликаты ключей хранятся порядком, обеспечивающим их сохранность и отсутствие доступа посторонних лиц. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией. Кассовые работники снабжены образцами подписей начальника почтамта, его заместителя и работников бухгалтерии, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы. А бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходных и расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью организации. Следовательно, в ЗАО «ПИРО» сохранность денежных средств и других ценностей обеспечивается согласно Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

     С кассиром в соответствии с п.32 Порядка  ведения кассовых операций в РФ заключен договор о полной материальной ответственности и он под расписку ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ [12, с.2].

     В ЗАО «ПИРО» для ежедневного контроля денежной наличности разработан график дежурств по кассе. С ним под роспись ознакомлены все работники управленческого аппарата (директор, заместитель директора, бухгалтерия и экономический отдел). График разрабатывается бухгалтером и утверждается начальником организации. Работник, чье дежурство наступило, впускается в помещение кассы, помогает кассиру пересчитать деньги, полученные из банка и ОПС, и остаток наличности на конец рабочего дня. Затем сверяет с остатком выведенным кассиром в отчете. Если остаток верен, то он делает отметку в Отчете «Остаток кассы верен. Расхождений нет. Дата. Роспись».

     Следует убедиться, что вся первичная  учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным  формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000г. № 36). При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей на кассовых ордерах.

     Установим все ли поступления в кассу  и расход денежных средств санкционированы главным бухгалтером и директором организации. На проверенных кассовых ордерах имеются подписи директора организации и главного бухгалтера (Приложение 5, 6).

     Необходимо  проверить наличие на всех приходных  и расходных кассовых ордерах расписок получателей денег (Приложение 5, 6). На всех приходных и расходных кассовых ордерах присутствуют подписи получателей денежных средств. Далее устанавливаем, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение 7); совпадают ли суммы в ордерах с суммами в журнале регистрации; совпадает ли источник поступления денежных средств, указанный в кассовых ордерах и журнале регистрации. Для этого просматриваются все кассовые ордера и сличаются с журналом регистрации, для удобства воспользуемся таблицей 5.                                                                      Таблица 5

Сверка  приходных и расходных  кассовых ордеров  с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

 

     Как видно из таблицы 5 разногласий нет. Номер, сумма, цель и источник, указанные в ордерах соответствуют журналу регистрации приходных и расходных ордеров. Осмотр журнала регистрации удовлетворителен: листы пронумерованы, прошнурованы и на последнем листе стоит печать и надпись о количестве пронумерованных листов.

     В кассе так же выдаются денежные средства по доверенностям (Приложение 8). Доверенности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости, но не регистрируются в журнале учета выданных доверенностей. Советуем ЗАО «ПИРО» вести журнал учета выданных доверенностей. Можем предложить следующую шапку журнала в таблице 6.

                                                                                                                     Таблица 6

                          Шапка журнала учета выданных доверенностей

 

     Документами, подтверждающими движение денежных средств, кроме приходных кассовых ордеров, отражающих факт поступления  денежных средств в кассу с  расчетного счета, также являются чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки храниться у главного бухгалтера в сейфе. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     Бухгалтерская отчетность составляется в порядке  и в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета [3, с.2]. При составлении бухгалтерской отчетности применяются формы, разработанные с учетом указаний, содержащихся в приказе Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

     Информация  о денежных средствах в кассе отражаются в бухгалтерском балансе (форма №1) (Приложение 9 ).

     Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение  организации по состоянию на отчетную дату. Денежные средства отражаются в балансе по строке 260. Эта сумма соответствует определенной строке оборотно-сальдовой ведомости и Главной книги. Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги показано в таблице 7.

                                                                                                                      Таблица 7

Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги

 

     Как видно из таблицы 7 расхождений нет, денежные средства отражены верно.

     Отчет о движении денежных средств – это динамический отчет. В сравнении с балансом и отчетом о прибылях и убытках он ориентирован на раскрытие для внешних пользователей бухгалтерской отчетности дополнительных сведений о финансовом положении организации, которые не могут быть прямо или косвенно получены из каких-либо других составных частей отчетности. В нем отражена информация о том, за счет каких средств организация вела свою деятельность и как их расходовала. Сведения даются как за отчетный период, так и за предыдущий. Отчет составлен в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации [18, с.58].

     Проверяется увязка показателей остатков денежных средств на начало и конец отчетного  года по отчету о движении денежных средств (Приложение 10) с показателями бухгалтерского баланса. Если организация имела остатки валюты на валютном счете или в кассе на начало года, то равенства между показателями бухгалтерского баланса (стр.260) на начало года и отчета о движении денежных средств (стр.010) не будет. Проверка равенства данных строк представлена в таблице 8.

                                                                                                                   

Таблица 8

Проверка  равенства данных по строке «Остаток денежных средств на начало отчетного года» (форма №4) со строкой 260 «Денежные средства» (форма №1)