Аудит материально-производственных запасов

     В условиях отпуска МПЗ в производство "с колес", когда получены далеко не все расчетные документы и  велика доля неотфактурованных поставок, эта схема является практически  единственно приемлемой, поскольку  позволяет принять МПЗ к учету  по нормативным ценам, не ожидая формирования их фактической стоимости.

     На  первый взгляд, использование нормативных  цен усложняет бухгалтерский  учет МПЗ, поскольку вводит новый  показатель — отклонения. Однако на самом деле этот способ значительно  упрощает процедуру учета, так как исчезает необходимость формирования учетной стоимости путем отслеживания всех расходов, связанных с приобретением данной партии товаров или материалов. Учетная стоимость автоматически приравнивается к нормативным ценам, а все сопутствующие расходы без трудоемкой сортировки списываются на счет 15 (так как аналитика на счетах 15 и 16, в отличие от предыдущей схемы, строится в зависимости от соотношения учетной цены и величины отклонения по отдельным группам МПЗ). Поэтому учет по нормативным ценам удобен в случае, когда сложно привязать расходы к конкретным партиям МПЗ, чтобы скалькулировать их фактическую стоимость — когда затраты на транспортировку, услуги посредников и т. д. относятся сразу к нескольким партиям МПЗ.

     Кроме того, важно, что списание МПЗ осуществляется по одной и той же учетной стоимости (нормативные цены принимаются на относительно продолжительный период времени), поэтому отпадает необходимость выбора способа списания запасов и выполнения достаточно трудоемких процедур по определению стоимости первых или последних закупок либо средней стоимости запасов.

     Синтетический учет производственных запасов, принадлежащих  организации, ведется на синтетических  счетах материалов, животных на выращивании  и откорме, Заготовления и приобретения материальных ценностей, Отклонения в стоимости материальных ценностей. Учет производственных запасов, находящихся в организации, но принадлежащих другим организациям, ведется на забалансовых счетах Товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материалов, принятых в переработку.

     На  предприятиях малого бизнеса все  производственные запасы можно учитывать  на одном синтетическом счете  Материалов.

     Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической  себестоимости или по учетным  ценам. При учете материалов непосредственно по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

     При этом способе учета поступление  материалов отражают по дебету счета  Материалов и кредиту счетов:

     Расчетов  с поставщиками и подрядчиками — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками посреднических и/или внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

     Расчетов  с подотчетными лицами — на стоимость материалов, приобретенных непосредственно должностными лицами и оплаченных из подотчетных сумм;

     Вспомогательных производств — на расходы по доставке материалов собственным транспортом  и на фактическую себестоимость  материалов собственного производства;

     Основного производства и/или Вспомогательных  производств — на стоимость возвратных отходов; других счетов (например, Расчетов по краткосрочным кредитам и займам — при начислении процентов за кредит и займы).

     Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:

     - Заготовления и приобретения  материальных ценностей — на  расходы по заготовке сырья  в перерабатывающих организациях;

     - Материалов (субсчет “Строительные  материалы”), где присоединяются  к другим расходам.

     - Со счета Заготовления и приобретения материальных ценностей фактическая себестоимость сырья в перерабатывающих организациях списывается в дебет счета Материалов.

     Прибывшие от поставщиков материалы, по которым  не поступили платежно-расчетные  документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе.

     Оприходование ценностей осуществляется по учетным  ценам либо по ценам договора или  предыдущих поставок. Если до конца  месяца расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются в принятой оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неотфактурованных поставок в принятой оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

     Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

     Как было отмечено ранее, при приемке  материалов от поставщиков могут  быть выявлены излишки или недостачи  по сравнению с документальными  данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным или договорным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на их стоимость.

     Если  при приемке обнаружена недостача  или порча материалов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов с разными дебиторами и кредиторами (субсчет "Расчеты по претензиям") и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.

     Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетной цены применяют среднюю цену поставщика, то поступившие материалы (при учете непосредственно на счете Материалов) отражают на каждом аналитическом счете по этой цене. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, таможенные пошлины, транспортно-заготовительных расходы и другие составляющие фактических расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете учета транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых организаций.

     Если  производственные запасы оценивают  по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступившие материалы отражаются на каждом аналитическом счете по этим ценам, а разницу между фактической и средней покупной ценами либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете Отклонения в стоимости материальных ценностей.

     Отпущенные  в производство и на другие нужды  материалы списывают с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам.

     При этом делают бухгалтерскую запись:

     Д-т  сч. Основного производства — материалы  отпущены основному производству

     К-т сч. Вспомогательных производств — материалы отпущены вспомогательным     производствам.

     Д-т  сч. Общепроизводственных расходов, Общехозяйственных  расходов и др. - в зависимости  от направления расходов материалов

     К-т  сч. Материалов или других счетов учета материалов.

     Выше  был приведен широко применявшийся  ранее способ учета производственных запасов по учетным ценам с  отдельным отражением отношений  фактических затрат по приобретению от стабильных учетных цен. Исчисление фактической себестоимости приобретенных материалов в разрезе каждого вида (однородной группы) - весьма трудоемкий способ ведения бухгалтерского учета. Поэтому в последнее время в официальных нормативных документах по организации учета производственных запасов рекомендован более рациональный способ оценки производственных запасов с применением счетов Заготовления и приобретения материальных ценностей и Отклонения в стоимости материальных ценностей.

     Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами  в производственных организациях создаются специализированные склады для хранения отдельных видов производственных запасов (основных материалов, топлива, запасных частей и др.). Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.

     Каждому складу приказом по организации присваивается  постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся  к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

     На  складах (в кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них  - по группам, типо - и сорторазмерам  в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом. Его принимают  на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Если  в штатном расписании организации  отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным  заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

     На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык, который прикрепляется к  месту хранения материалов. В материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

     Учет  движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.

     Карточки  открывают в бухгалтерии и  записывают в них следующие данные: номер склад», наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу  измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

     Запись  в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных  и т. п.) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов, Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

     При небольшой номенклатуре материалов ведение учета материалов допускается  также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что  и карточка складского учета.

     В условиях компьютеризации и автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически, составляемые машинограммы - ведомость движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов.

     Однако  в отличие от многочисленных карточек Машинограммы - ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

     Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно - заборные карты передают по мере использования лимита, но не  позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором. указывают наименование и номера сдаваемых документов.

     В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расходы материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпарит необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.