Аудит деятельности

3. Проверка  поступления производственных запасов

 

      В ходе своей деятельности ООО «Восток» вступает в отношения с поставщиками с целью заготовления производственных запасов и приобретения оборудования и подрядчиками для выполнения подрядным способом различных работ (строительство, капитальный ремонт оборудования и т. д.). 

      Основными поставщиками ТМЦ являются  ООО  «ОИРТИ», ООО Фирма «Диапазон», ООО «Промхимкомплекс» и т.д.

      Начнем  проверку поступления запасов с ознакомления с особенностями организации обеспечения материальными ресурсами, технологиями оперативного и бухгалтерского учета операций связанных с поступлением и своевременностью оприходованию производственных запасов.

      В ходе проверки выявили, что настоящее  время на предприятии  применяется  журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

      Счета 15 «заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «отклонения  в стоимости материальных ценностей», а также забалансовые счета   002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию» ООО «Восток» не использует. Приобретение материальных ценностей отражается только с использованием счета 10 «Материалы».

      Источники информации, которые используются при  проверке:

      1. Первичные документы: хозяйственные соглашения на материально-техническое обеспечение; Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (Форма № М-11); Приходный ордер ф. М-4; акты приемки материалов; отчеты материально ответственных лиц.

      2. Учетные регистры: книга регистрации доверенностей; журнал регистрации грузов; ведомость №10 – з; ведомость прихода материалов на склад; оборотная ведомость    ф. М-44; журнал-ордер №10; главная книга; бухгалтерский баланс.

      Проверяя  оприходование сырья и материалов, поступившие от поставщиков, сначала  изучим договора. При проверке выяснилось, что они содержат информацию о количестве, сроках поставки, ценах, условиях поставки, вид транспорта и т.д. Случаев полученных от поставщика поврежденных ТМЦ не выявлено. Существенных нарушений не обнаружено.

        Книга регистрации доверенностей  пронумерована. Доверенности выдаются  полностью заполненными.

     Проверяя  организацию бухгалтерского учета материальных ресурсов на предприятии, выявили путем изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, накладных, требований на отпуск материалов и др.) и учетных регистров (карточек учета материалов, отчетов о движении ценностей, ведомостей, машинограмм и др.) полноту оприходования производственных запасов и правильность их классификации и оценки.

     В процессе изучения документации также определили, что:

     1. по складу запасных частей приход материалов оформляется накладными произвольной формы, которые не соответствуют требованиям п.2 ст.9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. №129-ФЗ.

     Например:

      Приходный ордер (ф. №М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляется материально-ответственным лицом в день поступления ценностей на склад на фактически принятое количество ценностей.

      Требование-накладная (ф. №М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-    ответственными лицами.

      2. приход материалов от поставщиков производится по первичным документам, оформленным с нарушениями установленного порядка. Например, нет печати поставщика, наименование товара не расшифровано (канцтовары), отсутствуют номера. Согласно Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      -наименование  документа:

      - дату составления;

      - наименование организации, от имени которой составлен документ;

      - содержание хозяйственной операции.

      Кроме того, Постановлением Госкомстата РФ от 02.12.1998 г. № 132 « Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций (общие)», разработана и утверждена форма товарной накладной (унифицированная форма № ТОРГ-12), которая предусматривает наличие печати грузоотправителя и грузополучателя. В настоящее время оформление товарной накладной на отпуск товара по форме № ТОРГ-12 является обязательным. Аналогичные требования предъявляются и к типовым межведомственным накладным, утвержденным Госкомстатом РФ.

      В связи с выявленными недостатками по данному участку учета дадим следующие рекомендации:

• В соответствии с п. 9 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, для действенного контроля за сохранностью материально-производственных запасов приказами (распоряжениями) председателя кооператива по согласованию с главным бухгалтером утвердить:

    - круг лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующие складами, кладовщики, экспедиторы и др.), за правильное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов;

    - перечень   должностных  лиц,   которым   предоставлено   право   подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения(пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения кооператива;

    - список должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов. В списке указать должность, фамилию, имя, отчество, и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

• Для учета материалов применять унифицированные формы первичной учетной документации.
• К бухгалтерскому учету принимать первичные документы, в которых содержатся все обязательные реквизиты.

      Приобретение  материальных ценностей отражается только с использованием счета 10 «Материалы». Путем анализа применяемых схем корреспонденции счетов выявили, что на исследуемом предприятии соблюдается принятый варианта учета.

      Обязательному контролю подлежит обоснованность возмещения НДС по приобретенным предприятием материальным ценностям. Проверку проведем по данным расчетно-платежных документов, документов на оприходование и использование материально-производственных запасов. Существенных нарушений не обнаружено.

      Установим соответствие  журнала – ордера №10 с записями в главной книге за март месяц. Для этого кредитовый оборот по счету 10/5 «Запасные части» сравним с записями в главной книге предприятия. Кредитовый оборот составил 66982,08 руб. Эта сумма совпадает с суммой в главной книге. Далее выборочная сверка по счету 10 «Материалы» показала верно отраженные суммы. 

2. Аудит выбытия материалов

 

      В ходе проверки, установили, что материалы  хранятся на складе под ответственностью кладовщика, с которым заключен договор  о полной материальной ответственности.

      Материалы, хранящиеся на складе, постоянно отпускается  на производственные и прочие нужды  предприятия. Каждая операция отпуска  обязательно фиксируется в первичном  документе.

        Документальное оформление отпуска и осуществление на этой основе оперативного учета расхода материалов зависит от характера производства, назначения материалов, периода и порядка выдачи и т.д.  

      В организации существует два основных вида расходных документов: требование-накладная и лимитно-заборная карта.

       При аудиторской проверке выбытия материалов проверим правильность установления лимитов отпуска материалов в производство по каждому их виду.  Как правило, лимит должен быть на месяц или на квартал. Он рассчитывается в зависимости от плановых объёмов отпуска продукции, и норм использования материалов на единицу продукции. По результатам проверки выяснилось, что норма лимита в кооперативе не установлена. Кроме того, на лимитно - заборных картах не указывается номер, дата, цена, сумма, нет подписи руководителя подразделения, установившего лимит.

     Согласно  Учетной политике, на протяжении четырех  лет отпуск материально-производственных запасов в производство (ином выбытии) осуществляется  по средней себестоимости. При проверке выбытия выявили, что на исследуемом предприятии соблюдается принятый вариант отпуска запасов.

      В ходе проверки выявили, что карточка складского учета материалов ведется  кладовщиком только в количественно-стоимостном  выражении. В конце месяца кладовщик заполняет ведомость 10-з. Ведомость 10-з передается бухгалтеру материального отдела для контроля.

      Проведем  проверку на конец месяца соответствия общих итогов выбытия и остатков материалов по всем структурным подразделениям (материально ответственным лицам) с кредитовыми оборотами и остатками на конец месяца по счетам производственных запасов в главной книге счетов.

      Так как в кооперативе применяется карточно-документационный метод учета движения на складах, то просмотрим количественно-суммовую оборотную ведомость (Форма М-44) и проведем сверку данных с главной книгой. Для этого сверим сальдо по счету 10/6 «прочие материалы» в главной книге предприятия. Остаток на 31.03.2006 г. составил 195636,23 руб. Эта сумма совпадает с данными главной книги.

      По  результатам проверки дадим следующие  рекомендации:

1. утвердить порядок нормирования расхода запасов  (разработка  и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения кооператива);
2. списание материалов оформлять актами, согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.01г. №119н.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 4. Совершенствование аудита производственных запасов 

      В настоящее время определяющее значение для экономии материальных ресурсов на предприятии в целом, приобретают качественные показатели, такие как снижение удельных затрат материалов, топлива, запасных частей, строительных материалов, хозяйственного инвентаря и т.д.

      Уменьшение  удельных расходов материальных ресурсов способствует увеличению внутрихозяйственных  накоплений предприятия (фонды, нераспределенная прибыль). Это особенно важно в современных условиях, когда прибыль является главным источником образования фондов экономического стимулирования работников предприятия

      Таким образом, рациональное использование  материальных ресурсов на предприятии является важнейшим фактором снижения материалоемкости и себестоимости выполняемых работ и оказываемых услуг, повышения прибыльности и рентабельности производства.

      Но  не только в этом проявляется влияние  экономии на финансы предприятия. Стоимость материальных ресурсов составляет основную часть оборотных средств. Ускорение их оборачиваемости имеет большое значение, т.к. в этом случае на каждый рубль оборотных средств производится больший объем продукции. Снижение удельных расходов материалов уже означает ускорение оборачиваемости, и, кроме того, уменьшаются денежные затраты на образование производственных запасов, высвободившиеся оборотные средства используются на расширение производства в рамках данного предприятия, т.е. на увеличение объема производства без привлечения дополнительных оборотных средств. Следовательно, рациональное использование материальных ресурсов положительно влияет на всю совокупность показателей производства.

      Поэтому на практике для ООО «Восток» важно соблюдать режим экономии и нужно ориентироваться на ресурсосбережение. Предлагаются организационные, экономические и правовые мероприятия, направленные на снижение материалоемкости и себестоимости продукции (услуг).