Аудит дебиторской и кредиторской задолженности в организации

2) Оцениваются величины внутрихозяйственного и контрольного рисков системы первичного учета на данном участке с помощью проведения тестов. Ответив на поставленные в тестах вопросы, аудитор формулирует свои выводы.

При проведении аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками проверяется выборка договоров на поставку материальных ценностей и правильность их оформления. В случае наличия дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения. 

Пристальное внимание должно быть уделено задолженности с истекшим сроком исковой давности, необходимо выяснить причины ее возникновения, а также уточнить, были ли приняты меры к взысканию задолженности.

Сверяя показатели по счету 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в анализе счета, с этим же счетом в Главной книге и другими учетными регистрами аудитор устанавливает не допускались ли случаи «свертывания» сальдо долгов, приукрашивания отчетных данных. Большое значение при этом имеет проведение инвентаризации расчетов, сущность которой заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах.

Аудитор совместно с членами инвентаризационной комиссии выявляет сроки возникновения задолженности по счетам кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом, в котором указывается наименование несогласованной кредиторской задолженности, просроченной кредиторской задолженности. По этим видам задолженности к акту инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками прилагается справка с указанием наименования и адресов кредиторов, суммы задолженности, за что конкретно она числится с какого времени и на основании каких документов.

Проводя аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен знать о возможных ошибках и нарушениях, свойственных данному разделу учета. Нарушения приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Типичные ошибки и нарушения в учете расчетов с поставщиками

Возможные ошибки и нарушения

Организация первичного учета

Счетные ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т.п.)

Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации

Регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен)

Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу

Нарушения, допущений при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушение при внесении исправлений в первичный документ)

Отсутствие графиков документооборота

Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры)

Несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам)

Нарушения сроков хранения документации в архиве

Уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению

Нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов)

Перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту (Д-т сч. 60 К-т сч. 60 субсчет «Авансы выданные»

Несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности

Возмещение входящего НДС по неотфактурованным поставкам (Д-т сч. 19 К-т сч. 60, субсчет «Неотфактурованные поставки» и Д-т сч. 68 К-т сч. 19)

Отсутствие корректировки по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете показателями

Возмещение входящего НДС по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственным векселям

Несвоевременное предъявление претензий поставщикам (Д-т сч. 76 субсчет «Расчеты по претензиям» К-т сч. 60),отражение на субсчете 76 субсчет «Расчеты по претензиям» нереальных сумм

Списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность (Д-т сч. 91 К-т сч. 60)

Неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет прочих расходов (Д-т сч. 63 или 91, К-т сч. 60 субсчет «Авансы выданные»)

Отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам, по неотфактурированным поставкам, по авансам выданным, по выданным векселям, по просроченным оплатой векселю и др.

Нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденций счетов

 

В ходе аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками кроме счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проверяется и счет 76/2 «Расчеты по претензиям». Состояние расчетов по претензиям проверяют по дебету счета 76/2 и кредиту счета 60. Как правило, претензии возникают по причине недостачи груза в пути; порчи ценностей, выявленной при приемки; нарушения договорных обязательств; пересортице ценностей; брака и простоя, возникших по вине поставщиков и др.

Аудитор уточняет, ведется ли учет по каждому должнику и отдельным претензиям. Необходимо проанализировать претензионные заявления и документы (акты об установлении расхождений в количестве при приемке материальных ценностей, коммерческие акты, счета-фактуры и др.), явившиеся основанием для предъявления претензий. По тем претензиям по которым пропущены сроки исковой давности или в удовлетворении которых отказано, проверяются сплошным порядком, изучаются причины отказа по каждой претензии и устанавливаются лица, виновные в неправильном или несвоевременном оформлении документов. 

Следующим этапом аудита расчетов, является проверка расчетов с покупателями.

 

2.3 Аудит расчетов с  покупателями и заказчиками

 

Основным видом деятельности предприятия ООО «Юниор» является организация и осуществление деятельности по общественному питанию. Основным покупателем услуг по питанию является ФГОУСП «Государственное училище (техникум) олимпийского резерва г. Самара». ООО «Юниор» обеспечивает трехразовым горячим питанием спортсменов.

Для учета выпуска и реализации продукции применяются унифицированные формы первичных документов. Поступившая из производства и реализованная готовая продукция оформляется «Актом о реализации и отпуске изделий кухни» форма №ОП-1. Кроме акта также составляется план-меню по форме №ОП-2.

С покупателем готовой продукции и товаров предприятие ООО «Юниор» заключает контракт, в котором указываются обязанности сторон, сроки выполнения заказа и другие условия, обязательные в соответствии с ГК РФ.  Как уже отмечено основным покупателем является ФГОУСП «Государственное училище (техникум) олимпийского резерва г. Самара».

Первичными документами по учету расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Юниор» являются Акт, составляемый в произвольной форме и счет.

Реализации продукции (услуг, товаров) отражается по моменту ее отгрузки, то есть дебиторская задолженность отражается по цене ее реализации по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 90 «Продажи». Сводным регистром по счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» является карточка счета и анализ счета. Регистром синтетического учета является оборотно-сальдовая ведомость и анализ счета по счету 62.

Как правило, основной покупатель ФГОУСП «Государственное училище (техникум) олимпийского резерва г. Самара», осуществляет расчет безналичным путем.

Так 26.03.12г с ФГОУСП «Государственное училище (техникум) олимпийского резерва г. Самара» был заключен контракт. Также был составлен Акт в произвольной форме и  выставлен счет.

Аудитор проверяет, как оформлены договора поставки товарно-материальных ценностей, в которых оговариваются условия оплаты, выясняет реальную задолженность покупателей (как правило, на основании данных инвентаризации), как ведется аналитический учет по покупателям, правильность составления бухгалтерских проводок, соответствие записей аналитического учета по счету 62 данным анализа счета.

Аудитор выявляет сроки возникновения задолженности покупателей, реальность ее погашения. При выявлении просроченной дебиторской задолженности аудитор выясняет обращалось ли предприятие в арбитраж, суд с целью взыскания с должника сумм, причитающихся за поставленную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги). Если такое обращение имело место необходимо установить время нахождения дел в суде, причины задержки их рассмотрения, принимаемые меры, вынесенные по этим делам решения.

Кроме того, необходимо своевременно выявлять недопустимые виды дебиторской задолженности, к которым относятся: просроченная задолженность, товары отгруженные и неоплаченные в срок. Следить за статьей «Прочие дебиторы».

 

2.4 Аудит прочих расчетов

 

К прочим расчетам относятся расчеты с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям, с бюджетом и др.

Эти расчеты весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплата мелкого ремонта транспортных средств, оргтехники; расходы на командировки; представительские расходы и др. Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом.

Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчетов и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины. Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

Документами, которые подвергаются изучению в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых  отчетов;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы;

- сметы представительских расходов.

- Главная книга;

- анализ счета.

Приступая к проверки расчетов с подотчетными лицами, учитываемых на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», аудитор прежде всего устанавливает все ли подотчетные лица являются работниками данной организации; своевременно ли они предоставляют авансовые отчеты и возвращают неизрасходованные суммы, не выдавались ли авансы при наличии задолженности по ранее полученным суммам, не выплачивались ли деньги в завышенных размерах для сокрытия авансирования в личных целях и др.

Проверка авансовых отчетов проводится сплошным порядком, в ходе которой устанавливается правильность оформления и достоверность прилагаемых оправдательных документов, точность подсчета сумм расходов, правильность и законность их отнесения на соответствующие счета и статьи затрат. В ходе проверки могут быть выявлены факты выписки бестоварных документов по заготовительным операциям, фиктивных нарядов на оплату различных работ нештатным работникам, а также товарных чеков на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров. Аудитор для выявления подобных злоупотреблений использует приемы фактической и встречной проверки. Изучает приказы и журналы регистрации лиц, находящихся в командировке.

Проверяя авансовые отчеты необходимо обратить внимание на правильность расчета и оплаты суточных в соответствии с действующими нормами, соблюдение продолжительности нахождения в командировке, эффективность выполнения заданий.

В ходе аудиторской проверки могут быть выявлены следующие нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки) в учете расчетов с подотчетными лицами:

1)Нарушения выдачи подотчетных  сумм:

-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;

-выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия;

-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

-несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

-списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия.

2)Нарушения оформления командировочных  расходов:

-отсутствие приказов о направлении  работников в командировку;

-отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания в командировке;

-несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

-отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3)Нарушения налогообложения при оформлении командировочных расходов.

4)Нарушения в учете представительских  расходов:

-несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной смете;

-отсутствие аналитического учета  представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Одним из нарушений в расчетах с подотчетными лицами является выдача и расход наличных денежных средств подотчетным лицом при расчете с юридическим лицом сумм с верх установленного лимита (свыше 100 тыс. руб.). Контроль за размером выдачи денежных средств подотчетным лицам и расходом этих средств осуществляет банк, в учреждении которого открыт расчетный счет.

 

2.5 Результаты аудита  дебиторской и кредиторской задолженности

 

В ходе написания курсовой работы, в организации была выявлена переплата поставщику за поступившее сырье на сумму 4500 рублей. После предъявления претензии поставщику, указанная сумма была перечислена на расчетный счет предприятия. В бухгалтерском учете были сделаны соответствующие записи:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета»                                           на сумму 4500 руб

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»на сумму 4500 руб

В ходе изучения первичных документов и регистров в ООО «Юниор», выявлены следующие нарушения в учете при приобретении топлива подотчетным лицом.

Подотчетные лица приобретают материалы у предприятий за наличный расчет и отчитываются за данные суммы. Бухгалтер ООО «Юниор» по их авансовым отчетам производит следующие проводки: Д-т сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и К-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», а не дебет соответствующего счета учета материальных ценностей.

Сотрудники бухгалтерии предприятия ООО «Юниор» объяснили данную запись, тем, что данная проводка облегчает ведение учета. Иногда, в силу специфики работы предприятия, счета поставщиков они оплачивают частично по безналичному расчету, частично наличными деньгами. Так как бывают случаи, когда на счете не хватает денег и товаровед доплачивает за товар наличными.