2.5.1 Технология обработки учетной информации.

 

      Все хоз. операции проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – не посредственно после ее окончания.

      Поступившие в бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке, как по форме, так и по содержанию. В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухучету. За достоверность содержащихся в документах данных, а так же за своевременное и надлежащие составление первичных документов несут ответственные лица, создавшие и подписавшие эти документы. В документах на приобретение ТМЦ должна быть расписка МОЛ в получении этих ценностей, а в документах подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными лицами. В первичных учетных документах под чистки и не оговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ и указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправление не допускаются.

 

2.6 Состав, порядок и сроки составления и представления бухгалтерской отчетности.

 

      С 01.01.02. во все последующие отчетные периоды были внесены в Учетную политику Отдела Образования МО «Котлас» следующие необходимые изменения и дополнения:

1. Бухучет и бух. отчетность осуществлять по плану счетов и формам первичных документов и регистров бухучета в соответствии с инструкцией по бухучету в бюджетных учреждениях, утвержденной Минфином РФ от 30.12.99. № 170.
2. Годовую квартальную и месячную бухгалтерская отчетность составлять, руководствуясь инструкцией о годовой, квартальную и месячную бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью, утвержденной приказом Минфина РФ № 54 П от 15.06.00.
3. Постоянно совершенствовать обработку учетной информации и выход компьютерных программ в соответствии с изменениями законодательных и иных нормативных правовых актов РФ.
4. При документальном оформлении и учете кассовых операций руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в РФ» от 04.10.93. № 18, инструкцией ЦБ России.
5. Авансы под отчет на хоз. нужды выдавать по заявлениям на конкретные цели и на срок до тридцати дней.
6. Командировочные расходы на территории РФ проводить согласно инструкции о служебных командировках в пределах РФ и с учетом, что вводится в действие с 01.01.02. приказ Минфина РФ от 06.07.01. № 49 П «об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ».

 

2.6.1 Проведение инвентаризации перед составлением годового отчета.

 

      Учреждение  обязано проводить инвентаризацию ОС, ТМЦ, денежных средств, расчетов и других статей баланса.

      Задачи  инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия ОС, ТМЦ, денежных средств, бланков строгой отчетности, путем сопоставления фактического наличия с данными бухучета, а так же контроль за сохранностью ТМЦ и денежных средств.
2. Выявление сверх нормативных и не использованных ТМЦ.
3. Соблюдение правил и условий хранения ТМЦ, денежных средств в кассах, текущих и расчетных счетов в учреждениях банков.

      Проведение  инвентаризации обязательно:

1. При передаче имущества в аренду.
2. При смене МОЛ.
3. При случае пожара, стихийных действий.
4. При ликвидации организации.
5. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

      Инвентаризацию  денежных средств целесообразно  проводить в сроки:

1. Инвентаризация кассы - ежемесячно.
2. Движение денежных средств по текущим и другим счетам – по мере поступления выписок бланков.
3. Расчетов по платежам в бюджет – не мене одного раза в квартал.
4. Расчеты с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год.
5. Расчетов учреждения с вышестоящей организацией – не менее одного раза в квартал.

      Проведение  инвентаризации в учреждениях, обслуживаемых  Отделами Образования МО «Котлас» оформляется  приказом руководителя учреждения, при  котором создан Отдел Образования, в части учреждения центральной  инвентаризационной комиссии и плана проведения инвентаризации, а так же распределение работников Отдела Образования по учреждениям для участия их в местных инвентаризационных комиссиях. В состав комиссии должны входить работники Отдела Образования. Инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем учреждения. Приказом устанавливается порядок, сроки по проведению инвентаризации, и отражения ее результатов в бухучете. 
 
 
 

3 Учет денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

3.1 Учет денежных средств в кассе.

 

      Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (Приложение 3), подписанным главным бухгалтером. В приеме денег выдается квитанция (Приложение 3.1) за подписями главного бухгалтера. Выдача наличных денег кассами предприятий производится по расходным кассовым ордерам (Приложение 9) или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

      В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной зарплаты составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости (Приложение 4, 5).

      При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Выплата зарплаты, повременной нетрудоспособности, стипендий производится кассиром по платежным ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

      Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой. Никаких подчисток в этих документах не допускается. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере, разрешительные подписи руководителя предприятия;
• Правильность оформления документа.

      В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию.

        Приходные и расходные кассовые  ордера после получения или  выдачи по ним наличных денег  подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено», с указанием даты.

      Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату зарплаты, регистрируются после её выдачи.

      Учет  кассовых операций в Отделе Образования  МО «Котлас» ведется в кассовой книге  ф.440(Приложение 2). В каждом учреждении ведется только одна кассовая книга, которая должна, прошнурована и опечатана сургучной печатью.

      Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно, в конце рабочего дня,  кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

      Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами считаются излишком кассы и зачисляются в доход бюджета.

        Не реже одного раза в месяц на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая составляет акт по результатам ревизии (Приложение 8). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Ответственность за соблюдение настоящих Правил возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров. Аналитический учет по субсчету 170 «Расчеты по недостачам» ведется на карточке ф.292 по каждому виновному лицу с указанием Ф.И.О., должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи. На этом субсчете учитываются недостач и хищений денежных средств, суммы потерь от порчи материальных ценностей, отнесенные за счет виновных лиц. При недостаче денежных средств субсчет 170 дебетуется с кредитом субсчета 120. Суммы недостач денежных средств относятся напрямую на счета учета расчетов с виновными лицами. В случае не установления виновных лиц данная сумма денежных средств относится за счет соответствующего источника:

• По бюджетным средствам – субсчет 140-1, 141-1;
• По целевым средствам – 270-3;
• На содержание учреждения по суммам выручки от осуществления предпринимательской деятельности, приносящей доход – 241-2.

3.2 Расчеты с подотчетными лицами.

 

      Учет  выдачи из кассы наличных денег доверенным лицам ведется кассиром в книге учета выданных раздатчиком денег на выплату зарплаты и стипендии ф.320. При выдаче денег под отчет нескольким лицам в замен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф.317 (Приложение 6). Выдача денег под отчет для приобретения материальных ценностей может производиться либо под отчет на хоз. и операционные расходы, либо в порядке возмещения производственных сотрудником из личных средств расходов на нужды учреждения. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командировочным лицам. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и сделать окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма №286) (Приложение 18), на основании которого списывается ранее выданный аванс. Бухгалтерия проверяет приложенные к отчету первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы, на предмет правильности заполнения всех реквизитов.

      Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф.386 (Приложение 19) (М-О 8)

 

4 Учет денежных средств на расчетном счете и на других счетах в банках.

 

      Движение  бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, учитывается в Городском отделе Образования на счетах органа казначейства, в кассе, прочих денежных документах. На счете 10 «Средства бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов» учитываются средства, направляемые учреждениям на текущие и капитальные расходы по смете доходов и расходов из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов. Главным распорядителям, получателям средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов в кредитных организациях открываются отдельные счета:

• На расходы учреждений, находящихся в ведении главного распорядителя, распорядителя и на другие мероприятия;
• На расходы учреждения.