Зачастую  по списку экспонатов определяется необходимое  место на стенде для их размещения. Однако не это значение является определяющим для выбора его размеров. Определяющим, по мнению авторов, является число стендистов, которые должны работать на стенде, чтобы обеспечить достижение фирмой поставленной цели участия в выставочном мероприятии. Окончательные размеры стенда определяются с позиций реализации целей участия в ходе последующей итерации площадей, необходимых для работы стендистов с клиентами и демонстрации экспонатов и окончательно с учетом финансовых возможностей фирмы⁴.

4. Регистрация и оформление участия в выставке

     Места на многих зарубежных выставках «расходятся» очень быстро. Поэтому необходимо заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок, например в Германии, заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла проведения – ежегодное или раз в два года) до начала мероприятия. В заявке с учетом вышеуказанной предварительной концепции стенда нужно указывать необходимое количество площади.

     Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующую  информацию: планы территории, планы  павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции.

     В заявке нужно указать:

• минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),
• расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),
• габариты стенда (длина и ширина),
• тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),
• отклонения от заранее заданной схемы распределения места,
• конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),
• данные о выставляемых товарах (структура по отраслям),
• субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,
• данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.

     При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая занимается организационными вопросами.

     От  российских устроителей выставок еще  не всегда поступает весь перечень информации, в то время как выставочные фирмы, организующие международные выставки, предоставляют весь комплекс документов.

     Условия участия в выставке (договор на участие). В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

     В технической части намечаются сроки, даются инструкции по монтажу и разборке, описания оформления стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, указываются высота стенда, допустимая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются разъяснения по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.

     Появление факса, электронной почты, а затем  Интернета существенно упростило оформление заявки, однако перечень вопросов, на которые нужно ответить в заявке, практически не изменился.

     В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах – в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия при определенных обстоятельствах приходится выплачивать полную сумму арендной платы за стенд.

     Для ввоза технических средств на выставку также существуют определенные инструкции, где предъявляются высокие  требования к технике безопасности. По вопросам технического оборудования даются подробные справки, проводятся контрольные испытания.

     Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, уже несколько  десятилетий назад была разработана  специальная система страхования. Экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Организатор выставки несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный человеку или имуществу.

     За  рубежом страховка экспонента обеспечивает покрытие ущерба во время транспортировки и пребывания на выставке и может быть заключена через типовой договор с организатором. Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда от момента транспортировки с фирмы, монтажа и всего времени работы выставки до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения. Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба в этот период. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента.

     В принципе организатор выставочного мероприятия и делом, и советом  помогает экспонентам, особенно тем, кто  впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов⁵.

     Вместе  с документом об условиях участия  в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры – заказы на разнообразные  сервисные услуги. Помимо вспомогательных  средств для работы с прессой и рекламы у организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг, включенных в стоимость участия (обязательные выставочные услуги) или по твердым расценкам. Сюда входят: аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидео-техники, услуги экспедиции, аренда помещения для хранения тары, резервирование жилья, уборка и охрана стенда, транспортная и выставочная страховка, проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха, подключение телекоммуникаций, предоставление подсобных рабочих, фотообслуживание, посещение с целью ознакомления с деятельностью местных институтов, организаций, предприятий, представляющих интерес для экспонента, культурная программа (экскурсионные поездки по городу, посещение музеев, театров и т.д.).

     Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров  повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д.

     В сервис входит также выдача удостоверений  для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу раздаются  бесплатные пропуска; другие удостоверения  участников, как правило, за рубежом, можно получить за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.

     Особое  значение устроители выставки придают  составлению выставочных каталогов. Их важность в том, что в них  сохраняется память о выставке, ее участниках и экспонентах. Каталоги позволяют анализировать состояние  экономики и культуры на каждом конкретном временном этапе. Как правило, каталог служит источником информации для покупателей до следующей подобной выставки. Кроме того, каталог является дополнительным источником рекламы. Значение информации о себе в каталоге сегодня понимает подавляющее большинство экспонентов.

     Бланки  для внесения данных в каталог  и информационные системы пересылаются при оформлении заявки на участие, за рубежом – вместе с официальным  допуском. Следует обратить внимание на то, что выставочный каталог  подписывается в печать относительно рано, потому что он должен быть в распоряжении заинтересованных кругов уже за несколько недель до начала мероприятия, чтобы они успели подготовиться к визиту на выставку.

     Внесение  данных в каталог обычно оплачивается заказчиком и идет по трем линиям: в  алфавитном порядке по названиям фирм (иногда с кратким изложением программы поставки), по наименованиям товаров или номенклатуре и, наконец, по павильонам вместе с соответствующим планом павильона. По желанию продукция экспонента может быть обозначена в разных товарных группах. Так же, за плату, в каталоге публикуют товарные или фирменные знаки. Можно поместить и отдельную рекламу о своей фирме (организации) или товаре (услугах).

     Для внесения в электронные системы  информации для посетителей применяется  тот же принцип распределения. Здесь тоже отчасти существуют возможности для рекламы. Что касается самих систем, то рекомендуется в первый день выставки перепроверить внесенные данные и сравнить их с данными конкурентов, чтобы успеть сделать поправки.

     Разумное  планирование и осуществление транспортировки предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы, возникающие из-за спешки. Для экспонента транспортировка является частью организации его участия в ярмарке/выставке и требует серьезной заботы, ибо залог успеха – вовремя доставленные в сохранности экспонаты, которые легко распаковать и вновь упаковать.

     Транспортировка экспонатов, материалов для изготовления и оформления стенда и прочих, связанных  с ярмаркой-выставкой, грузов представляет собой задачу, которую без особых затруднений может выполнить любая серьезная транспортная компания. За рубежом, если речь идет о крупногабаритных предметах, рекомендуется сотрудничество с опытной выставочной экспедицией – официальным перевозчиком выставки-ярмарки. Во избежание неприятных сюрпризов экспонент должен запрашивать транспортировку грузов.

     С учетом принятых решений необходимо составить график перевозки, куда должен войти весь цикл от подготовки к  отправке до возвращения экспонатов на предприятие. Несоблюдение установленных регламентом условий участия (сертификаты происхождения, заверение счетов, оговорки и т.д.), неправильное заполнение оправдательных документов, недооценка часто запутанной и длительной процедуры таможенной очистки, исключение из расчета так называемого «железного времени» страховки (забастовки, кратковременное прекращение работы и т.д.) часто становятся причиной несвоевременной доставки грузов или даже осложнений в их таможенной очистке, вследствие чего подвергаются риску все организационные усилия.

     Если  не считать собственных средств  доставки с фирмы на территории выставки за доставку и обратную транспортировку, а также за обеспечение разгрузочной техники ответственны только специальные  экспедиторы выставки. С одной  стороны, дело здесь в условиях страхования, с другой – экспедитор выставки берет на себя (вместо устроителя) ответственность за доставку и отправку, уплату пошлины за все экспонаты и, кроме того, за хранение тары. Экспедиционные бюро на выставках работают постоянно: и во время монтажа, и во время самого мероприятия, и во время разборки. Заказы на услуги экспедиции должны быть сделаны своевременно, до начала работы выставки⁶.

     От  зарубежных участников при транспортировке  грузов и выполнении связанных с  этим таможенных формальностей требуется знание соответствующих правил. Экспедиторы, имеющие опыт работы на международных выставках и часто являющиеся партнерами по договору самих компаний, следят за ходом передвижения всех грузов, нередко используя возможности сборных контейнеров для многих экспонентов сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузочно-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки. В случае если такого специального выставочного перевозчика нет, экспонент должен:

• сам позаботиться о своевременном получении информации о специфических условиях, действующих в стране проведения ярмарки/выставки, о наиболее подходящем способе транспортировки и виде упаковки;
• правильно выбрать транспортную компанию;
• своевременно информировать транспортную компанию о товарах и прочих грузах, подлежащих перевозке (количество, объем, вес);
• подготовить подходящие упаковочные материалы;
• обеспечить совместную отгрузку необходимых инструментов и вспомогательных материалов для упаковки экспонатов при вывозе;
• позаботиться о безукоризненной упаковке и правильной маркировке ящиков на иностранном языке и, наконец,
• составить специальный график транспортировки в сотрудничестве с компанией-перевозчиком.

     Кроме того, во всех случаях экспонент должен следить за исполнением валютных формальностей банками-посредниками.

     Приезд, отъезд и пребывание на выставке. Чтобы  получить номер нужной категории  в гостинице, разумнее всего заранее  письменно его забронировать. Организатор  выставки таким образом получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.