Как правило, в крупных выставочных  городах, например в Германии, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

     Во  многих странах мира часто организуются групповые поездки на выставки (в том числе в рамках делового туризма). Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

     Защита  окружающей среды. Требование учета  экологической безопасности при организации выставочной деятельности в России еще не стало одним из важнейших. В этом отношении весьма полезен опыт Германии. Немецкие выставочники исходят из понимания того, что охрана природы и окружающей среды – одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии – насущная необходимость.

     Для того чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее:

• использовать системный подход к планированию, когда все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;
• изыскивать возможности сокращения отходов;
• заблаговременно получать информацию о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;
• применять многооборотную тару и упаковку при транспортировке;
• сводить к минимуму отходы ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;
• применять изделия, рассчитанные на многоразовое употребление или вторичную утилизацию;
• предотвращать загрязнения, повреждения, пыль, нерациональный расход материалов при монтаже и разборке стендов;
• взять на вооружение девиз: «Предотвращать – Сокращать – Повторно использовать».

     Участие в общей программе. Проведение большинства  специализированных выставок в настоящее  время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы выставок-ярмарок добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. Однако, если это мероприятие приравнивается к конференции (форуму, конгрессу), то оплата участия в нем устанавливается отдельно. В России до последнего времени большинство специализированных выставок включает затраты на организацию связанных с тематикой выставок научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов» в стоимость затрат на аренду выставочных площадей. В результате на целом ряде специализированных экспозиций в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, экспонент имеет возможность выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Но об этих докладах надо своевременно проинформировать устроителя. Соответствующая запись, как правило, должна быть помещена в заявке-договоре, включая тему, время и дату желательного выступления. На это, как уже указано, обычно не требуется специальных расходов. Устроитель предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.

     Экспонент может выступить со своими товарами и в специальном показе. Такие  спецпоказы обычно объявляются отдельно; они организованы так, что никакой  из фирм не оказывается предпочтение. Кроме того, экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы приобрести новые или освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно страдать обслуживание стенда⁷.

5. Значение выставочного стенда в организационном процессе

     Выставочный стенд представляет собой оформленную  с помощью элементов конструкции  или других выразительных средств  часть выставочной площади (в  кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки/ярмарки предоставляет  в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии. Есть общие требования, имеющие прямое отношение к дизайну стенда.

     Выставочный стенд, как визитная карточка предприятия, должен по размерам и обстановке соответствовать представляемым товарам и значению фирмы-экспонента, отражать его общую предпринимательскую культуру. С точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд, срок жизни которого совпадает с периодом выставки-ярмарки, должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.

     При разработке дизайна стенда важно стремиться представить товар в самом выгодном свете, поэтому основное внимание следует уделить цветовому решению – краски должны быть нейтральными и конструктивное решение не должно отвлекать внимание от экспозиции, ярко освещенной и расположенной на такой высоте, чтобы посетителям было удобно ее рассматривать. Огромные корпоративные логотипы и щиты с названием фирмы, скорее всего, не остановят посетителя, если это не логотип всемирно известной фирмы или продукции. Вывеска на стенде должна быть простой и эффектной.

     Стенд всегда должен быть убран и содержаться  в чистоте, вряд ли следы пальцев  украсят экспонаты.

     По  мнению выставочников-профессионалов, выставочный стенд может: воплощать  образ предприятия-экспонента, но не быть складом всего ассортимента товаров, возбуждать интерес и производить впечатление, но не показное, казаться скромным, но не выглядеть убого, стандартно, быть заманчивым, «вести» к себе, но ненавязчиво, казаться строгим, но не отталкивающим, становиться шоу, но не балаганом, быть удобным для работы персонала, но не демонстрировать расточительность экспонента на покупку лишних площадей.

     Функциональные  зоны. Каждый стенд – будь он большой  или маленький – разделяется  на три функциональных части или  зоны, которым определяются его общие размеры.

     Презентационная площадь. Размеры необходимого для  экспонатов места зависят от числа  и величины отобранных товаров, а  также от целей участия в выставке. К презента-ционной площади относятся  в целом все поверхности для  экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры для демонстрации и проведения мероприятий.

     Стенд как средство коммуникации должен иметь  зону для переговоров. Персонал должен иметь достаточное место для переговоров с клиентами и чувствовать себя комфортно на стенде. В зависимости от вида товаров и типа переговоров могут быть устроены уголки со столами и стульями, небольшие закрытые кабины и внутренние изолированные просторные помещения. Разумеется, для организации таких престижных мест ничего не требуется, кроме наличия необходимого пространства у организаторов и денег. Для индивидуального общения служат, помимо названных частей стенда, информационная служба, бар и столики для приема гостей.

     Подсобные помещения внутри стенда. К ним  относятся: кухня, склад, место для  хранения печатных материалов и проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для персонала, сервисной службы (бюро). С учетом других функций стенда может возникнуть необходимость в организации дополнительных помещений и служб, например, гардероба для приема посетителей, сейфов, камеры хранения, комнаты для переодевания, комнаты отдыха для персонала и даже своего фирменного сервисбюро (справки по расписанию движения транспорта, квартирное бюро, выдача удостоверений, почтовые услуги). Это важно в случае, если данный стенд является центральным для фирм из одной страны или структурных подразделений корпорации и подобная служба недостаточно обеспечивается устроителями.

     На  тех мероприятиях, где в центре – ориентация на товар, клиентам демонстрируют  технические и, соответственно, качественные достоинства всех представленных экспонатов. Соотношение между презентационной площадью и площадями, отведенными для переговоров (в частности, под переговорные кабины), на мероприятиях такого типа, как следует из опыта, должно составлять 60 к 40%.

     На  тех мероприятиях, где в центре – ориентация на информацию, главная  нагрузка ложится на разнообразные  средства информации (тесты, мультивидение, показ диапозитивов, видеопросмотры). Такая форма презентации избирается в том случае, если достижения предприятия не могут быть в полной мере представлены через экспонаты. Может быть рекомендовано следующее соотношение в использовании площадей: площадь, необходимая для информационных средств, – 40, площадь под переговорные кабины – 60%.

     На  мероприятиях, где в центре – консультации, на первый план выходит индивидуальное общение. Достаточно информированный клиент использует визит на выставку для проведения профессионального разговора со специалистами. Поэтому здесь приоритетны уголки со столами и стульями и кабины для переговоров. Причем большая часть должна приходиться на площади, отведенные под переговоры, а меньшая – на изолированные площади переговорных кабин.

     На  смешанных, т.е. представляющих собой  комбинации из названных типов, мероприятиях различные функциональные площади целесообразно так согласовать между собой, чтобы каждая часть была хорошо узнаваемой с функциональной, пространственной и рекламной точек зрения. Соотношение в использовании собственно выставочных площадей и площади под переговорные кабины должно быть примерно равным.

     Типы  стендов. В принципе для любого стенда важно одно: его пропорции должны быть гармоничны. Типы стендов различаются  по тому, как они отделены от соседних стендов и как открыты по отношению  к проходам⁸.

Заключение

     Выставочный бизнес - это, во-первых, доход от развития основных производителей, товаропроизводителей, производителей услуг, во-вторых, приходная  часть бюджета за счет использования  инфраструктуры города и, в-третьих, определенные отчисления от выставочных мероприятий.

     Уже сформировался большой круг предпринимателей, занятых в сфере выставочного бизнеса, решающих вопросы организации  выставочных площадей, их обслуживания, создания соответствующей инфраструктуры, системы управления, застройки. Появилась  целая плеяда бизнесменов, взявших на себя роль организаторов выставок. И это не просто коммивояжеры, а очень грамотные, серьезные люди, обладающие определенным опытом организации и создания концепции выставки. Каждый из них ищет свою нишу в этом весьма непростом бизнесе, требующем изучения рынков спроса и предложений, возможностей отдельных предприятий, вопросов рекламы, проблем экономики той или иной индустрии и так далее.

     Выставки - один из эффективных инструментов налаживания деловых контактов, торговли и кооперации, достижения стратегических целей предприятий. К активному участию в организации выставочно-ярмарочной деятельности производителей приводит необходимость считаться с факторами спроса и предложения, учиться рационально тратить деньги. Если предприниматель отказывается от участия в выставке из-за «отсутствия денег», значит, он не имеет и продуманной программы развития. Западные фирмы экономят на выставках в последнюю очередь.

     Участие в выставках прекрасная форма  рекламы для любых видов продукции  и товаров.  

Библиографический список

1. Александрова  Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный  менеджмент. – М., 2008.
2. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г.Выставочная деятельность в России и за рубежом – М., 2008.
3. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М., 2009.
4. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. – М., 2007.
5. Маркетинг: Учебник. А.Н. Романов, С.А. Красилъников / Под ред. А.Н. Романова. – М., 2009.
6. Миллер С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом. - М., 2010.
7. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. – М., 2009.
8. Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов вузов. 2-е изд., переработанное и дополненное. - М., 2009.
9. Саюшев В.А. 50 золотых правил экспонента //Экспомир. 2009. №1.
10. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики, 2010. №3.
11. Фирдман С. Как показать товар лицом: выставки и презентации. - М., 2007.