Организационные структуры туристического предприятия

Тема: Организационные структуры туристического предприятия.

Совершенствование организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. наиболее важным в управлении туристической фирмой является структура управления. От того, насколько грамотно, четко, правильно, логично будет организована структура управления туристической фирмы на прямую зависит эффективность всей деятельности организации.

Достижение целей организации предполагает совместную работу сотрудников данной организации, которые нуждаются в координации этого взаимодействия, установке определённого внутреннего порядка. Этот порядок проявляется в форме организационной структуры, т.е. в форме разделения труда по управлению предприятием. Каждая должность создаётся для выполнения определённого набора функций управления или работ. Все должностные лица наделяются определёнными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закреплённых за ними функций.

Эффективность деятельности туристического предприятия во всем зависит от его организационной структуры, постоянного совершенствования.

 

Организационная структура занимает особое место во внутренней среде туристского предприятия.

 

Организационная структура туристического предприятия - это порядковая совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивает их функционирование и развитие как единого целого.

 

Элементы структуры - отдельные работники, службы и другие звенья, задействованные в деятельности фирмы, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

 

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одновременными, вертикальные связи - это связи подчинения , необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления.

 

Таким образом, характеризуя организационную структуру, можно выделить несколько положений, определяющих ее значимость:

 

• организационная структура фирмы обеспечивает координацию всех функций управления;

 

• структура организации определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях;

 

• от организационной структуры зависит эффективность деятельности фирмы, ее выживания и процветания

 

• структура еще сложилась в конкретной фирме, определяет ор тана поведение ее сотрудников, т.е. стиль управления и качество труда коллектива.

 

Основные требования, предъявляемые к формированию современной организационной структуры туристического предприятия, такие:

 

• соответствие организационной структуры целям и задачам в предприятия;

 

• охват всех функций менеджмента на предприятии;

 

• четкое распределение функций и объем работ по уровням управления;

 

• рациональное сочетание централизации и децентрализации каждой функции;

 

• наличие на каждом уровне системы организации ро бит, инструкций, нормативов и норм выполнения работ;

 

• определение прав и обязанностей каждого уровня управления;

 

• разграничение полномочий и круга ответственности.

 

Таким образом, для формирования правильной организационной структуры необходимо осуществить разделение предприятия по горизонтали на блоки, которые бы важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии:

 

• установить соотношение полномочий различных должностей (что бу ло предусмотрено должностными инструкциями), при этом руководитель рег тирующему деятельность каждого отдела;

 

• определить должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций, которые также предусмотренные инструкцией на каждое должностное лицо.

 

Организационную структуру  компании можно условно разделить на два «блока»: отдел по работе с клиентами, то есть отдел продаж, и финансовый отдел - управление ими возложено на генерального директора, которому помогают при управлении первым «блоком» ведущий менеджер, вторым - главный бухгалтер.

 

В обязанности генерального директора входят разработка имиджа компании, маркетинг и реклама предприятия, представительские функции, взаимодействие с партнёрами, получение необходимых правовых документов на право работы, заключение договоров, разработка и совершенствование системы скидок и поощрения постоянных клиентов, подбор персонала, деловая переписка, кадровая политика предприятия, а также все остальные административные моменты деятельности предприятия. Генеральный директор несёт наибольшую ответственность перед клиентами, так как именно его подпись ставится на всех договорах, поэтому для него особенно важно подобрать такой штат сотрудников, на который он смог бы полностью положиться.

 

Главный бухгалтер занимается финансовыми аспектами трудовой деятельности компании, такими как формирование бухгалтерских балансов и отчётов для предоставления в соответствующие налоговые и прочие органы, составление месячного отчёта по продажам, прибылям и убыткам, расходам и доходам для информирования генерального директора и учредителя о состоянии дел на предприятии, расчёт и выдача заработной платы сотрудникам, организация расчётов с партнёрами за реализованный туристический продукт. Конечной целью деятельности любой компании является получение прибыли, поэтому ответственность по проведению всех операций с денежными потоками, возложенная генеральным директором на главного бухгалтера, заставляет его концентрироваться на малейших деталях во избежание ошибок, способных привести к убыткам, то есть сокращению прибыли.

 

В обязанности кассира входит приём денежных средств от клиентов за туры, проданные менеджерами, оформление соответствующих приходных ордеров или кассовых документов, выдача денег курьеру при наличном способе расчётов между компанией и туроператором. Кассир находится в непосредственном подчинении главного бухгалтера.

 

В компании за скоординированную работу всех менеджеров по продажам и за соответствие тех направлений, которые они курируют, их «области исключительной компетенции» отвечает ведущий менеджер, в обязанности которого входит: обучение и введение в курс дела новых сотрудников, контроль над работой менеджеров, решение конфликтных ситуаций с партнёрами или клиентами, ведение статистики и отчётности по продажам, отслеживание эффективности источников привлечения клиентов. Также ведущий менеджер как самый опытный и квалифицированный специалист исполняет роль менеджера по продажам, работая со сложными индивидуальными заявками, то есть с корпоративными и VIP-клиентами.

 

В общие для всех менеджеров обязанности входят следующие:

 

- телефонное общение с  клиентами и консультирование  их по интересующим вопросам,

 

- личное общение с клиентами  в офисе компании и оказание  им помощи в выборе подходящего  варианта отдыха,

 

- оформление необходимых  документов как для клиента (предварительный  договор, договор оказания услуг, Тур-1, счёт для оплаты в кассе), так и для компании (внесение  информации о туристе в клиентскую  базу данных, ведение отчёта и  статистики по продажам туров  своего направления),

 

- бронирование туристических  услуг у авиакомпаний или туроператоров (по факсу, по e-mail или в режиме реального времени), отслеживание состояния заявки,

 

- информирование клиента  о подтверждении или отказе  в подтверждении тура, подбор  при необходимости для него  альтернативных вариантов,

 

- оформление необходимого  пакета документов для подачи  их в консульство, проверка достоверности  и соответствия требованиям документов,

 

- выдача документов клиенту,

 

- послепродажное обслуживание  клиентов: обзвон туристов после их возвращения из поездки для выяснения степени удовлетворённости клиента сделанным выбором, поздравление своих постоянных клиентов с праздниками и днями рождения и т.п.,

 

- постоянное повышение  уровня знаний по своему и  прочим туристическим направлениям  путём посещения семинаров, выставок, а также поездок в ознакомительные  туры.

 

В подчинении всех менеджеров и кассира находится курьер, который по их поручению совершает поездки в офисы операторских компаний с целью оплаты заявок или получения документов. На этого сотрудника возложена ответственность по проверке соответствия информации о туристе его данным на ваучерах, авиабилетах, страховках, в случае обнаружения ошибок он обязан потребовать переписки неправильных данных.

 

Таким образом, за каждым сотрудником предприятия закреплены свои обязанности и функции, которые составляют суть его работы, при этом каждый несёт ответственность за своё направление

 

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

 

Каждое должностное лицо принимает решения в пределах своей компетенции и функциональных обязанностей, но она может проявить инициативу, хотя направление инициативы определен должностной инструкцией. Каждое предприятие стремится к стабильности, но все больше осознание того, что изменения является необходимым атрибутом каждой организации в современных них рыночных условиях. Методика проведение работы и правила так же должны быть стабильными, но их изменение целиком допустимая, поскольку предприятию приходится адаптироваться к изменению внешних и внутренних факторов, постоянно выливают на его деятельность. Подбор кадров в аппарата управления осуществляется по следующим критериями, как профессионализм, опыт работы, приобретение деловых качеств.

 

Организационная структура становится более прочной и жизнеспособной только в том случае, когда в организации устанавливается четкая подчиненность, т.е. когда управленческие действия главного сотрудника осуществляются по вертикали. Именно при таких условиях в организации формируется та цепь командования, который обеспечивает подчинение любого субъекта деятельности одному лицу - высшему сотруднику (генеральному директору).

 

Возглавляет туристическое предприятие генеральный директор, который, в свою очередь, подчиняется Председателю Собрания участников.

 

Директор имеет множество различных обязанностей и отвечает за их исполнение, т.е. его работа предусматривает выполнение ряда задач. Иногда возникает необходимость сконцентрировать все усилия на решении одного задания. Тогда целесообразно назначить определенное лицо, которое отвечает за выполнение данной задачи, а следовательно, самостоятельно принимает решения, определяет исполнителей и пути решения поставленных задач. Например, возникает необходимость найти поставщика любой эксклюзивной услуги по низким ценам. Это задания генеральный директор может поручить главному менеджеру по туризму и ожидать его выполнения (как правило, устанавливаются конкретные сроки). Каждый работник имеет определенные функциональные обязанности, которые должен выполнять в определенные сроки и отчитываться перед руководством.

 

Генеральный директор одновременно является лидером, который объединяет организации в сплоченную команду. Важные решения принимает директор, но ряд конкретных текущих решений принимают и подчиненные.

 

Генеральный директор представляет интересы предприятия с другими организациями как в России, так и за рубежом, строя соглашения и другие акты, необходимые для обеспечения функционирования предприятия. Имеет право раз в год проводить аудиторскую проверку финансово-хозяйственной деятельности, решает вопросы служебных командировок, в т.ч. за границу.

 

При необходимости директор созывает весь персонал на производственные совещания, где решаются оперативные вопросы, определяются задачи на неделю, дается оценка сделанному и, в случае необходимости, выносить выговора, если задачи не выполнены или по небрежности нанесен ущерб организации.

 

На основе прав, обязанностей и ответственности должностных лиц в этой организации, генеральный директор делегирует полномочия финансовому директору. Полномочия передаются директору вместе с ответственностью за исполнение возложенных на него задач. Делегирует полномочия главному бухгалтеру, главным менеджерам отделов, а они, в свою очередь, передают их своей им подчиненным.

 

Функции финансового директора:

 

• обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчета;

 

• осуществляет контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

 

• принимает меры по предупреждению недостач, контролирует соблюдение финансовой и кассовой дисциплины, законности списания с бухгалтерского балансов недостач;

 

• принимает участие в проведении экономического анализа финансовой деятельности;

 

• согласовывает стоимость туров и рассчитывает вместе с тур. организаторами их доходность.

 

Функции главного менеджера по туризму:

 

• координирует работу туроператоров по направлениям;

 

• представляет интересы предприятия по вопросам туристической деятельности перед партнерами;

 

• проводит переговоры , а также заключает соглашения с зарубежными и отечественными партнерами;

 

• согласовывает окончательный вариант туров по России и за рубежом и передает их для реализации на рецепцию;

 

• контролирует обеспечение высокого уровня исполнения туров;

 

• осуществляет работу с представительствами (консульствами) зарубежных государств;

 

• проверяет, должным образом выполнена работа туроператоров с сотрудниками туристических групп, обеспечивает  документами, необходимыми для успешного проведения туров;

 

• занимается развитием новых направлений туристической деятельности, разрабатывает новые туры.