Характеристика организационной структуры турфирмы

       8. По поручению руководителя составлять  письма, запросы, другие документы,  готовить ответы авторам писем. 

       9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. 

       10. Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 

       11. Вести контрольно-регистрационную  картотеку. 

       12. Обеспечивать рабочее место руководителя  необходимыми средствами организационной  техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие  его эффективной работе. 

       13. Печатать по указанию руководителя  служебные материалы, необходимые  для его работы или вводить  текущую информацию в банк  данных. 

       14. Организовывать прием посетителей,  содействовать оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников. 

       15. Формировать дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой. 

       На  администратора баз данных возлагаются  следующие функции: 

       1.Поддержание  в актуальном рабочем состоянии  полного объема оперативной и  накапливаемой информации, а также  защита информации от несанкционированного  доступа; 

       2.Обмен  информацией в соответствии с  установленным порядком (в том  числе с использованием электронных  сетей телекоммуникаций). 

       Должностные обязанности администратора: 

       1. Анализировать информационные потребности  структурных подразделений предприятия; 

       2. Согласовывать с руководителем  вопросы по совершенствованию  процесса хранения и обработки  информации с целью обеспечения  требуемой достоверности результатов  и минимизации времени расчетов; 

       3. По запросам заинтересованных  подразделений организации совместно  с отделом информатизации составлять  технические задания на разработку  программного обеспечения новых  задач; 

       4. Осуществлять комплекс работ  по внедрению программных средств; 5. Осуществлять систематическое  обучение служащих приемам и  навыкам работы на компьютерах,  а также работе с внедряемыми  программными средствами; 

       6. Осуществлять контроль за работой  компьютеров и своевременно сообщать  о сбоях и неисправ-ностях; 

       7. Осуществлять учет и хранение  документов, имеющих отношение к  автоматизированной обработке информации  на компьютерах; 

       8. Обобщать и анализировать замечания  пользователей по результатам  эксплуатации задач и передавать  информацию об отмеченных недостатках; 

       9. Следить за обеспечением целостности,  достоверности и сохранности  циркулирующих в автоматизированной  информационной системе данных; 

       На  юриста возлагаются функции: 

       1. Участие в разработке документов  правового характера.  

       2. Методическое руководство правовой  работой.  

       3. Участие в разработке и осуществлении  мероприятий по укреплению договорной  финансовой и трудовой дисциплины.  

       4. Консультация работников предприятия  по юридическим вопросам, оказание  содействия в оформлении документов  и актов имущественно-правового характера. 

       Должностные обязанности юриста: 

       1. Разрабатывать или принимать  участие в разработке документов  правового характера. 

       2. Осуществлять методическое руководство  правовой работой на предприятии,  оказывать правовую помощь при  подготовке и оформлении различного  рода правовых документов, участвовать  в подготовке обоснованных ответов  при отклонении претензий.  

       3. Готовить материалы о хищениях, растратах, недостачах, нарушении  экологического законодательства  и об иных правонарушениях  для передачи их в арбитражный  суд, следственные и судебные  органы, осуществлять учет и хранение  находящихся в производстве и  законченных исполнением судебных  и арбитражных дел. 

       4. Участвовать в разработке и  осуществлении мероприятий по  укреплению договорной, финансовой  и трудовой дисциплины, обеспечению  сохранности имущества фирмы.  

       5. Проводить изучение, анализ и  обобщение результатов рассмотрения  претензий, судебных и арбитражных  дел, практики заключения и  исполнения договоров с целью  разработки предложений об устранении  выявленных недостатков и улучшении  хозяйственно-финансовой деятельности  фирмы. 6. В соответствии с установленным  порядком оформлять материалы  о привлечении работников к  дисциплинарной и материальной  ответственности. 

       7. Принимать участие в работе  по заключению хозяйственных  договоров, проведении их правовой  экспертизы, разработке условий  коллективных договоров и отраслевых, тарифных соглашений, а также  рассмотрении вопросов о дебиторской  и кредиторской задолженности. 

       8. Контролировать своевременность  представления справок, расчетов, объяснений и других материалов  для подготовки ответов на  претензии.  

       9. Вести работу по систематизированному  учету и хранению действующих  законодательных нормативных актов,  производить отметки об их  отмене, изменениях и дополнениях,  готовить справоч-ную документацию на основе применения современных информационных технологий и вычисли-тельных средств. 

       10. Принимать участие в подготовке  заключений по правовым вопросам, возникающим в деятель-ности фирмы, проектам нормативных актов, поступающих на отзыв. 

       11. Осуществлять информирование сотрудников  о действующем законодательстве  и изменениях в нем, ознакомление  должностных лиц предприятия  с нормативными правовыми актами, относящи-мися к их деятельности. 

       12. Консультировать служащих по  организационно-правовым и другим  юридическим вопросам, готовить  заключения, оказывать содействие  в оформлении документов и  актов имущественно-право-вого характера. 

       2. Характеристика деятельности турфирмы  при формировании туристского  продукта (на примере ТФ «Астон») 

       Туроператоры  выполняют функции организаторов  и создателей комплексного продукта для группового туризма. Туроператор  предлагает путешествия различной  стоимости и продолжитель-ности по различным направлениям и в разное время года. 

       Потребитель платит за поездку фиксированную  цену. Начало маршрута предварительно оговаривается и является местом сбора группы. В стоимость поездки  может включаться и услуги гида-переводчика, который в зависимости от условий  может сопровождать группу в течение  всей или части поездки. Турагент – это физическое или юридическое  лицо, выступающее посредником по продаже сформированных туроператором  туров. При имеющемся спросе на какой-либо тур клиента тщательно информируют о ценах, условиях проживания, особенностях страны, дают информацию об отелях, дают рекомендации и дельные советы, предоставляют буклеты и рекламные проспекты. Эту работу выполняет менеджер по продаже или генеральный директор, в зависимости от направления, также туриста знакомят с правилами предоставления услуг. Менеджеры ООО «Астон» работают с клиентами напрямую, через посредника или сами являются посредниками какой-либо фирмы. В последних 2-х случаях при клиенте делается заявка туроператору для получения информации о наличии мест. При утвердительном ответе клиент должен сделать предоплату или же оплатить путевку целиком. Предоплата, чаще всего составляет 50% и более. Но возможны варианты. Для постоянных клиентов, например, или в иных случаях турфирма варьирует сумму предоплаты. Оставшуюся сумму клиенту необходимо внести до определенного срока, который указывается в договоре. Генеральный директор или менеджер, каждый по своему направлению, посылает оператору заявку на бронирование и получает подтверждение тура. Деньги за тур отправляются оператору после подтверждения тура, по цене представленной в прайс-листе, за минусом процента комиссионных. Часто цены указаны в у.е., хотя оплата услуг принимается в рублях по курсы ЦБ на день оплаты или по другому курсу, который заранее оговаривается. Сейчас большое внимание уделяется страхованию, особенно при поездках за границу. Собираясь в поездку, мало кто задумывается, о неприятностях, которые могут случиться: задержали рейс, заболел зуб, перепутали багаж, пропали документы. Такие, казалось бы, мелочи способны омрачить любое путешествие. Об этом тоже должна заботиться фирма, а не клиент. Что касается стандартных туров за границу, «Астон» успешно работает со страховой фирмой «Сфинкс». При продаже туров «Астон» решает вопросы проезда с помощью турфирм «Ривьера» или «Нева». Если же это групповая поездка, то лучше связаться непосредственно с администрацией железной дороги, автовокзала, аэропорта. При работе по странам Скандинавии часто сотрудничество поддерживает турфирма «Скандинавия-Петербург». 

       В случае турагентской деятельности, схема примерно такова: присылается конверт, содержащий ваучер на проживание, авиабилеты (ж/д билеты, в зависимости от выбранного тура), медицинская страховка. Конверт можно также получить перед отправлением. В таком случае представитель от тур оператора приходит к назначенному времени в назначенное место (например: перед вылетом из аэропорта представители турфирм встречают туристов под табло). Также выдается путевка, заключается договор между туристским агентством и клиентом. Договором на туристское обслуживание и путевкой регламентируются основные туристические услуги. К таким услугам, как правило, относятся: размещение, питание, транспортные услуги (включая трансферт), экскурсионные услуги. Дополнительные услуги имеют весьма широкий спектр. Сюда можно отнести:  

       - дополнительные экскурсии, не  вошедшие в перечень основных  услуг; 

       - физкультурно-оздоровительные услуги; 

       - медицинские услуги; 

       - культурно-зрелищные и игровые  мероприятия. 

       Формирование  маршрутов, туров, экскурсионных программ, предоставление основных и сопутствующих  услуг составляют технологию туристского  обслуживания, т.е. это формирование конкретного туристского продукта для удовлетворения потребности  в туристской услуге. 
 

       Заявку, как правило, делают заранее, но непосредственно  перед путешествием проводиться  инструктаж, если клиент в этом нуждается (таможенные и визовые формальности), предлагается приобрести специальную  литературу (карты местности, путеводители, разговорники, словари и т.д.). 

       При работе без помощи оператора, менеджер сам бронирует номер, контролирует оформление документов (визы, паспорта, билетов, страховки), договаривается о  трансфере, составляет программу возможных экскурсий. Консультации и рекомендации клиентам относительно предполагаемых маршрутов и видов обслуживания, связанных с этими маршрутами. Консультации очень важны, если клиент планирует дальнюю поездку и не знаком с маршрутом или желает посетить определенные места и не знает, каким видом транспорта можно воспользоваться. Агентство не подразделяет клиентов на консультирующихся и оформляющих поездку, поскольку считается, что клиент имеет право получить объективную информацию по всем интересующим его вопросам, если они затрагивают его интересы, связанные с путешествием. Кроме того, менеджер по продажам может заниматься рекламой продукта. В преддверии праздников, каникул, отпусков составляются и распространяются коммерческие предложения, учитывая специфику компании. Менеджер по связи с общественностью, в свою очередь, курирует TV, Internet и рекламу в СМИ, участие в выставках. За время работы у ТФ «Астон», что естественно, появились фирмы - партнеры. Это, например, «Алиса», «Амалм Тур», «Интер-Т», «Престиж», «Юнона», «Эльф-СПб». Зарекомендовав себя с положительной стороны, сотрудники фирм начинают верить друг другу «на слово» иногда подкрепляя устную договоренность письменным подтверждение. С фирмами «Ривьера», «Нева», «Салон путешествий» отношения более официальные. Что касается связей с зарубежными фирмами, то «Орбита» сотрудничает с «Norvica».