Анализ использования рабочего времени

     3.2 Рекомендации по планированию рабочего времени для туристской фирмы «НАТАЛИ-ТУР» 

     Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или турфирмой. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

     Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

     Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

     Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

     Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. Туристской фирме «НАТАЛИ-ТУР» желательно соблюдать некоторые правила планирования.

     1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще  и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

     2. Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

     3. Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

     4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение «недорешенного» в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

     5. Для решения вопроса, а перепоручении  дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

     6. Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства турфирмы и менеджера уже не будут соответствовать целям турфирмы и соответственно будут нуждаться в корректировке.

     7. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     К методам исследования рабочего времени относиться фотография рабочего дня и хронометраж.

     Специфической особенностью содержания труда в туризме является большой удельный вес живого труда. Это требует привлечения в туристское предприятие высококвалифицированных специалистов. Обеспечение высокого качества туристской услуги во многом зависит от исполнителя – его квалификации и умения работать с клиентами. Тайм-менеджмент – это система управления временем, включающая в себя анализ использования рабочего времени, планирование рабочего времени, выработку различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

     Анализ  использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

     В турфирме «НАТАЛИ-ТУР» расходуемое время учитывается в таблицах, также используется ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

     Чтобы  эффективного управлять рабочим  временем, турфирме «НАТАЛИ-ТУР» необходимо осуществлять планирование времени.

     Можно сделать вывод, что существует различное  множество факторов влияющих на использование рабочего времени нерационально, неэффективно. И бороться с этим приходиться не только на рабочем месте, но и вне его рамках. Управление рабочим временем является не только задачей руководителя, а делом каждого работника в отдельности и организации в целом.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Иванов  В.В., Волов А.Б. Оптимизируем систему // Отель, 2005. - №3
2. Иванов В.В., Волов А.Б. Формирование системы управления туристской фирмой // Пять звезд, 2005. - №3
3. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 455 с.
4. Бабушкин Н. И. Менеджмент туризма: Учебник для студентов вузов специальности «Экономика и управление социально-культурной сферой». - 3-е изд., испр. - Минск: Новое знание, 2002. - 408 с.
5. Балабанов И. Т. Экономика туризма: Учебное пособие для студентов вузов, эконом. спец. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 174 с.
6. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: «Элит-2000», 2001. – 472 с.
7. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Гардарики, 2003г. – 528 с.
8. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. – Пенза, 2005. – 253 с.
9. Дмитриев М.Н., М.Н. Забаева « Экономика и предпринимательство в социально – культурном сервисе и туризме», Москва, 2006. – 234 с.
10. Жукова М.А. Менеджмент в туристском бизнесе: учебное пособие /. - 2-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2006. - 192 с.
11. Кабушкин Н. Менеджмент туризма. М.:. Новое знание, 2002. – 256 с.
12. Квартальнов В.А. Туризм: Учебник для образоват. учреждений турист. профиля / В.А. Квартальнов; Рос.междунар. акад. туризма. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 315с.
13. Менеджмент туризма: Учебник / Н.И. Кабушкин. - 4-е изд. Стереотип. - Мн.: Новое знание, 2004. - 409с.
14. Морозов М.А. Экономика и предпринимательство в социально – культурном сервисе и туризме. – М.:ИНФРА-М. -  2006. – 240 с.
15. Саак А.Э., Пшеничных Ю.А. Менеджмент в с социально-культурном сервисе и туризме. Учебное пособие для ВУЗов.- СПб.:Питер, 2007. – 432 с.
16. Филипповский Е.Е., Шмарова Л.В. Экономика и организация гостиничного хозяйства. М.: Финансы и статистика, 2009. – 190 с.
17. Чудновский А.Д. Менеджмент в туризме и гостиничном хозяйстве. – М.: КНОРУС, 2005. – 452 с.
18. Яковлев Г.А. «Экономика и статистика туризма» – Спб.: Питер, 2007. – 312 с.