Анализ использования рабочего времени

3. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ТУРИСТСКОЙ ФИРМЫ «НАТАЛИ-ТУР»

     3.1 Тайм-менеджмент в турфирме «НАТАЛИ-ТУР» 

     Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

     Анализ  – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

     Постановка  целей – необходимый этап в  тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

     Планирование  – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

     Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины  были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

    Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру  и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Турфирма, которая будет рассматриваться в данной работе и на основании деятельности, которой будет проводиться дальнейший анализ, является туристическая фирма «НАТАЛИ-ТУР». Компанию «НАТАЛИ-ТУР» возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность (см. рис. 1).

    Рис.1Структура  управления ООО «НАТАЛИ-ТУР»

     Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью.

     Общество  с ограниченной ответственностью «НАТАЛИ-ТУР» является юридическим лицом — коммерческой организацией, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров, созданным в целях извлечения прибыли.

     Анализ  использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

     Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный  учет времени. Самый эффективный  способ учета времени – это  ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такие программы как Visual Time Analyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. В турфирме «НАТАЛИ-ТУР» расходуемое время учитывается в таблицах, в которых указаны следующие параметры:

     - вид деятельности – для определения  вида деятельности;

     - время начала и окончания соответствующего  вида деятельности;

     - длительность соответствующего  вида деятельности – для определения  необходимого для данного вида  деятельности времени.

     Также используется ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

     В процессе анализа выявляются сильные  и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

     - была ли работа необходима? (если  более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

     - были ли оправданы затраты  времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

     - было ли целесообразно выполнение  работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации)

     - был ли сознательно определен  временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

     В результате анализа выявляются «воры  времени», различные ошибки использования  рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

     В турфирме «НАТАЛИ-ТУР» руководителем является генеральный директор, эффективность использования рабочего времени которого, будет рассматриваться далее.

     Можно выделить большое количество различных  факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

     1. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.

     К ним относятся бесплановость  работы, плохо налаженный в турфирме обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

     1) Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни турфирмы. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

     2) Плохо налаженный в турфирме обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

     3) Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает  дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

     4) Выполнение задач, которые вполне  могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников турфирмы. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами.

     5) Слабая мотивация труда. Слабая  мотивация труда приводит к  низкой производительности труда,  в большей степени это касается  не руководителя организации, а его подчиненных,

        2. Причины, которые не зависят от руководителя

     Это работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

     1) Работа с корреспонденцией. 20 - 30% своего времени руководитель  тратит на разбор корреспонденции,  просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

     2) Большой поток рутинных дел,  часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности турфирмы, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

     3) «Воры времени». «Воры времени»  – это непредвиденные дела, большинство  из которых требуют срочного  решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

• телефонные звонки;
• заглядывающие к нам люди;
• проблемы с компьютерным оборудованием;
• изменение очередности работ, навязываемое коллегами;
• недостаток организационного планирования;
• неумение слушать других людей;
• неудовлетворительная организационная структура;
• исправление ошибок, которых можно было бы избежать;
• нерешительность в деловых вопросах;
• плохо организованные и скоординированные собрания;
• отвлекающие факторы на рабочем месте;
• бесполезные дискуссии о своей работе и работе других;

     3. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя.

     Это постоянная спешка, постоянные доработки  дома, суетливость. Чтобы снизить  влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

     1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

     2) Постоянные доработки дома. Постоянные  доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

     3) Суетливость. Суетливость является  результатом плохой организации  рабочего дня, она также зависит  от импульсивности и особенностей  человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.