Организация оптовых закупок как элемент коммерческой работы предприятия

     Принятие  коммерческих решений по оптовым закупкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

     Спрос - это форма рыночного проявления потребности. Объем и структура спроса населения на товары формируется под влиянием экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов. Эти факторы постоянно изменяются в процессе развития общественного производства. Изучение спроса населения имеет большое значение для повышения эффективности общественного производства. Если выпускаемые товары по количеству, качеству и ассортименту соответствуют спросу населения, их можно продать быстрее и меньшими затратами.

     Собранная информация o спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по оптовым закупкам товаров. Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях должна базироваться на принципах современного маркетинга. C помощью методов маркетинга работники торговых предприятии получают необходимую информацию o том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, o ценах, которые потребители готовы заплатить, o том, в каких регионах спрос на данные изделия (т.е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль. Оптово-торговые предприятия, обслуживая определенный территориально экономический район и конкретных покупателей, изучают как объем покупательского спроса на те или иные виды товаров, так и ассортиментную структуру спроса. Для этого используется различные методы: оперативный учет продажи товаров и движение товарных запасов за истекший период, изучение и обобщение заявок и заказов покупателей на приобретение и поставку товаров. Учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей, проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний c покупателями, экономико-математические методы прогнозирования спроса. Для изучения и прогнозирования спроса на торговых предприятиях создаются маркетинговые отделы (службы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка, так и внутри групповой структуры на закупаемые товары).

     Важно также владеть информацией o социальных, экономических, демографических и прочих факторах, определяющих спрос на товары, и o покупательской способности населения. Наряду c этим необходимо иметь достоверную информацию o возможностях предполагаемых конкурентов, что позволит принять верные коммерческие решения и занять свободную нишу на рынке.

     Вторым  этапом коммерческой работы по оптовым  закупкам является выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента товара. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товаров c точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов.

     При проведении закупочной работы оптовые покупатели должны исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов региона, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией o местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах).

     Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, c предложениями оптовой продажи товаров. Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги, специализированные издания, биржевые сведения и другую информацию o производстве и оптовой продаже товаров. Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.

     При выборе поставщика изучают данные o производственной мощности предприятия, финансово – экономические  показатели, количество  и качество выпускаемых товаров, ассортимент изготовляемой продукции, ценовая политика, возможности производства других товаров, условия поставки товаров, форма и условия оплаты транспортная схема.

     Третьим этапом закупочной работы относится установление хозяйственных связей c поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения.

     Регулирование таких отношений осуществляется c помощью правовых норм гражданского законодательства. Так как взаимоотношения между покупателями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи, то они строятся на базе договора купли-продажи или отдельного его вида - договора поставки.

     C поставщиками товаров должны  быть налажены рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары как y поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и y оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

     После изучения, анализа и выбора поставщика составляется заявка- заказ c учетом покупательского спроса на поставку товаров. Далее разрабатывается транспортная схема поставки товаров.

     Последним этапом является организация учета и контроля над оптовыми закупками. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.

     Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупки, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок. 

     1.3. Оформление оптовой закупки 

     B условиях рыночной экономики происходит самостоятельное регулирование хозяйственных взаимоотношений c помощью правовых норм гражданского законодательства. Взаимоотношения между оптовыми покупателями - розничными торговыми предприятиями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи. Поэтому они строятся на бaзе договора купли-продажи или отдельного его вида договора поставки. Договор купли-продажи является основным документом, определяющим права и обязанности сторон, участвующих в товарных отношениях, в том числе и поставках товара. Этот договор выполняет следующие функции:

• юридически закрепляет отношения между сторонами договора, придавая им характер обязательств, выполнение которых оговорено в законе;
• определяет порядок и способы их исполнения;
• предусматривает способы защиты обязательств от их неисполнения сторонами договора.

    Статья  506 ГК РФ даёт следующее определение договору поставки: «По договору поставки поставщик продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупленные им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных c личным, семейным, домашним и иным подобным использованием».

     Содержание  договора поставки. Основные положения договора поставки изложены в ст. 508-521 ГК РФ.

     1. Дата заключения договора. B договоре указывается год, месяц и число, то есть точная дата его заключения

     2. Стороны. Необходимо обозначить точное и полное наименование сторон, a также указать должности, фамилии, имена 'и отчества представителей сторон, подписавших договор, и сделать ссьики на их полномочия (устав или доверенность).

     3. Количество товара, подлежащего поставке. B договоре должно быть предусмотрено количество товара на весь срок его действия.

     Количество  подлежащих поставке товаров устанавливается по соглашению сторон. B некоторых случаях количество подлежащих поставке товаров может определяться выделенным лимитом (фондом), например, при поставке товаров, изготовленных по государственному заказу.

     Как правило, количество товаров указывается в договоре в натуральном выражении (т.е. в соответствующих единицах измерения - шт., т, м и т.п.) и в денежном выражении, за исключением товаров сложного ассортимента (например, галантерея), для которых объём поставки может быть установлен только в денежном выражении (в сумме).

     При определении количества товара в весовом выражении в договоре указывается вес нетто; т.е. вес тары в это количество не включается, если для данного товара не установлен другой порядок.

     4. Ассортимент товаров. Указывается в тексте договора (если ассортимент насчитывает незначительное количество видов и разновидностей) или в прилагаемой к нему спецификации, являющейся неогьемлемой частью договора (по товарам сложного ассортимента). B спецификации ассортимент расписывается по родам, видам, сортам, артикулам, фасонам, моделям, ростам, размерам, цветам, рисункам, расфасовке и т.п. Развёрнутый ассортимент может устанавливаться на год, квартал. Когда развёрнутый ассортимент устанавливается на год, он может уточняться покупателем по согласованию c поставщиком c учётом изменившегося спроса населения в сроки, установленные в договоре.

     Если  в спецификации ассортимент товаров  определён на квартал, то поставщик (покупатель) высылает стороне спецификацию в двух экземплярах на последующий квартал для согласования по установленному порядку.

     Согласование  ассортимента поставляемых товаров и устранение разногласий по ассортименту требует от коммерческих работников большой настойчивости и последовательности в работе c поставщиками c целью расширения и улучшения ассортимента и качества товаров c учётом спроса населения.

     5. Сроки исполнения. B договоре, должен быть, указан общий срок его действий, т.е. срок, на который договор заключен, а также частные сроки (периоды) поставки товаров. Сроки поставки могут устанавливаться квартальные, месячные, декадные и другие c учётом свойств товаров, условий и необходимости бесперебойного обеспечения покупателей товарами по количеству и ассортименту. Существенное значение в организации поставок товаров имеет вопрос o порядке восполнения недогрузов (недопоставок) товаров поставщиками и выборке покупателями невыбранных (недополученных по договору) товаров. B договорах поставки необходимых случаях следует предусматривать порядок и сроки восполнения поставщиком недопоставок товаров и получения покупателем невыбранного количества товаров в следующем периоде поставки (выборки).

     6.    Порядок поставки товаров. B договоре следует предусмотреть, в каком порядке поставщик обязан поставлять товары: сдавать их одногороднему покупателю, находящемуся одном населённом пункте c поставщиком, либо отгружать в адрес покупателя, если он находится в другом населённом пункте, или в адреса других организаций по разнарядке покупателей. B последнем случае в договоре следует указывать сроки выдачи разнарядок и их содержание.

     7 Качество, комплектность, упаковка и маркировка товаров. Указанные элементы поставляемого товара относятся числу существенных условий договора поставки. Поставляемые товары должны соответствовать по качеству установленным сертификатам, стандартам, техническим условиям, иной документации, определяющей требования к

качеству  товаров, образцам (эталонам). В договоре должны указываться номера и индексы сертификатов, стандартов, технических условий, иной документации, устанавливающей качество товаров. Важным правовым - документом, регулирующим вопросы качества реализуемых товаров, безопасность жизни и здоровья потребителей, получение необходимой информации о товарах, является Закон РФ «О Защите прав потребителей», соответствующие положения, которого по качеству товаров должны учитываться в заключаемых договорах поставки товаров. Под комплектом понимается совокупность отдельных предметов, обеспечивающих возможность нормального использования товара в его общей потребности. Комплектность товара устанавливается стандартами, прейскурантами, техническими условиями или договором. Если изготовитель (поставщик) в установленный срок не укомплектует товары или не заменит их комплектными, покупатель вправе отказаться от товара. В договоре необходимо предусмотреть, в какой таре товар должен быть поставлен, а также вид упаковки внутри тары. Поставляемые товары подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов или технических условий. Однако стороны вправе предусмотреть в договоре и иные требования к маркировке. Обязательным условием является наличие на поставляемых товарах или упаковке товарных знаков, зарегистрированных в установленном порядке, за исключением тех товаров, которые в соответствии со стандартами или техническими условиями подлежат маркировке. Порядок и сроки приёмки товаров по качеству предусматриваются договором или специальными нормативными документами.