Внутренняя среда организации

2.3  Цели и задачи

Организация - это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство  разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

У организации  могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных  типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений : по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации  имеют много целей. Для того чтобы  получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой  продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные  цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения  может быть уменьшение кредитных  потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели  подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Главное предназначение организации, смысл  ее существования, отличие от других, имидж, философию, ценности, культуру отражает миссия. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.

Миссия  является основой для принятия основных плановых решений, помогает менеджерам среднего звена сформулировать свои цели и задачи и увязывает действия с развитием компании в целом, объединяет и сплачивает членов организации.

С учетом миссии формулируются генеральная и конкретная цели, общие и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации в принципе совпадает с миссией. Генеральная цель коммерческой организации – получение прибыли, поэтому с миссией совпадать не может.

Общие цели отражают важнейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели. Специфические разрабатываются в каждом подразделении и определяют направления его деятельности в свете реализации общих  целей.

Еще одним  направлением разделения труда в  организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе - это частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

4. Дифференциация и интеграция

Дифференциация означает такое распределение работ между отдельными субъектами, при котором каждая из них получает завершение в конкретном самостоятельном результате, не являющемся, однако, с точки зрения решения задач организации, законченным целым.

Дифференциация  бывает горизонтальной ,вертикальной и пространственной.

Горизонтальная  дифференциация отражает степень разделения труда при реализации тех или иных организационных функций. Она может быть осуществлена по ним как таковым, числу работников, виду производимого продукта, типу клиентов, территории, целям технологии.

Вертикальная дифференциация говорит о степени организационной иерархичности. Она характеризуется количеством уровней управления.

Пространственная дифференциация отражает территориальное размещение частей организации. Ее мерами являются  количество географических точек, где они находятся, среднее расстояние между ними, численность работников в каждой. При любом увеличении пространственной дифференциации растет функциональная автономия субъектов.

Интеграция, предполагающая сотрудничество исполнителей, обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных трудовых процессов.

Интеграция  характеризует степень взаимосвязанности  отдельных элементов организации. Для различных подразделений  она неодинакова и зависит  от вида деятельности. Основой интеграции могут быть власть, материально –  вещественные, информационные и финансовые потоки, культурные нормы, неформальные отношения.

5. Ресурсы

Ресурсы ( материальные, интеллектуальные, трудовые и т.п)  определенным образом структурированные и организованные, совокупность которых в единстве с условиями реализации стратегии образует стратегический потенциал фирмы и обеспечивает приобретение ею конкурентных преимуществ.

Способность ресурсов организации выполнять  производственные, сбытовые, научные, управленческие и иные функции характеризует  ее внутренний потенциал. Потенциал  существенно зависит от условий  деятельности компании (например, долги  его снижают)

Успешную  реализацию потенциала обеспечивают:

• Постоянный анализ положения фирмы, выявление нужд и запросов потенциальных потребителей;
• Принятие грамотных решений, учитывающих интересы окружения;
• Гибкость технологий;
• Своевременное обновление продукции и повышение ее конкурентоспособности;
• Увеличение доли рынка;
• Оправданное инвестирование в границах разумного риска.
6. Структура

Структура – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющая горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Структура организации имеет несколько аспектов.

Основу  технической структуры составляют материальные объекты и процессы (помещения, оборудование, условия труда).

Производственная  структура – совокупность связанных между собой технологическими бизнес- процессами центров, потребляющих и распределяющих поток материальных и информационных объектов.

Социальная структура образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т.д.

Социотехническая структура – это упорядоченная совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она характеризуется разделением труда, специализацией и интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Управленческая структура – совокупность взаимосвязанных административных подразделений. Она может быть охарактеризована сложностью, степенью формализации и централизации.

Информационная структура – совокупность субъектов, участвующих в информационном обмене, и информационных потоков.

Нормативно  – правовая структура – совокупность правовых норм, безличных требований, должностных позиций, стандартов, рассчитанных на абстрактного исполнителя, необходимых для осуществления функций организации. Является формальной.

Поведенческая структура – система отношений между людьми, которые представляют важнейший элемент внутренней среды организации.

7. Отношения участников

Люди  являются основой любой организации. Без них ее не существует. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

В силу такого положения люди являются важнейшим  элементом внутренней среды организации.

Отношения участников организации по содержанию могут быть либо деловыми (устанавливаются  между должностями в соответствии с разделением труда), либо эмоциональными, основанными на симпатиях или  антипатиях. По форме – отношениями  силы или, наоборот, партнерства.

Равновесие  сил субъектов (отдельных лиц, подразделений  и неформальных групп) неустойчиво, постоянно нарушается из-за их стремления добиться превосходства и укрепить свои позиции.

Партнерские отношения, базирующиеся на осознании  субъектами зависимости друг от друга, более стабильны. Организации, где  они господствуют, напоминают рынок, в то время, как предыдущие – гладиаторскую арену.

2.8 Взаимосвязь переменных  внутренней среды

Выше  были рассмотрены основные внутренние переменные организации. Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

На рисунке 1 представлена схема, отражающая взаимосвязь  важнейших переменных внутренней среды. 

Рис.1

Организация - открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). 
 
 

3. Анализ  внутренней среды  организации

Чтобы определить стратегию поведения  организации и привести эту стратегию  в жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление как  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития. При этом внутренняя среда изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении.

Внутренняя  среда организации оказывает  постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренняя  среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор  ключевых процессов и элементов  организации, состояние которых  в совокупности определяет тот потенциал  и те возможности, которыми располагает  организация.