Управление организацией как системой

      Можно выделить основные значимые черты организации:

-  наличие  двух или более людей, считающих себя членами одной группы;

-  наличие  общей, совместной деятельности этих людей;

-  наличие определенных механизмов или системы координации деятельности; и, наконец,

-  наличие  по крайней мере одной общей цели, разделяемой и принимаемой абсолютным большинством (в группе).

Соединив  эти характеристики можно получить практическое определение организации:

      Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или  целей.[5,с.168]

      Основным  выражением сущности организации является эффект синергии. Синергия – согласованность, взаимосвязь действий в организации. Понимание сущности эффекта синергии дает наиболее полное и универсальное определение всем проявлениям организации. Такая универсальность, ее широкое и разнообразное прикладное применение становится особенно важным сейчас, когда основанный на универсальности подход востребован в качестве базовой методики, обеспечивающей формирование и использование единой информационно-образовательной среды.

            И действительно, в  условиях активного расширения международного обмена научной информации, становления  и развития глобального информационного пространства значения понимания, применения и развития интеллектуальной организации существенно возрастает. Она является одним из эффективных инструментов коммуникации и коммутации, как отдельных областей знаний, так и национальных научных школ и сообществ между собой. В настоящее время такой подход к организации становится особенно важным для эффективного осуществления  процесса становления и  развития реальных рыночных механизмов хозяйствования в России.

      2.2. Подходы к управлению

      К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.

      Подход  с позиций выделения различных  школ в управлении заключает в  себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.

      Процессный  подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

      В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать  организацию как совокупность взаимозависимых  элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

      Ситуационный  подход концентрируется на том, что  пригодность различных методов  управления определяется ситуацией. Поскольку  существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации. Более подробно я рассмотрю системный подход управления организацией.

      В первой половине двадцатого века получили развитие четыре четко различимые школы  управленческой мысли. Хронологически они могут быть перечислены в  следующем порядке: школа научного управления, административная школа, школа  психологии и человеческих отношений и школа науки управления (или количественная школа). Самые убежденные приверженцы каждого из этих направлений полагали в свое время, что им удалось найти ключ к наиболее эффективному достижению целей организации. Более поздние исследования и неудачные попытки применить теоретические открытия школ на практике доказали, что многие ответы на вопросы управления были лишь частично правильными в ограниченных ситуациях. И тем не менее, каждая из этих школ внесла значительный и ощутимый вклад в данную область. Даже самые прогрессивные современные организации до сих пор используют определенные концепции и приемы, возникшие в рамках данных школ.

      Структура организации часто изображается в виде плоской двухмерной организационной  блок-схемы. Эти блок-схемы представляют собой удобные модели, которые помогают увидеть сложные взаимоотношения между отдельными подразделениями, структурными единицами и людьми в данной организации. Но, если бы это было возможно, более точно отобразить структуру помог бы нам «мобайл», — подвижное изображение, а не блок-схема. Как все, наверное, когда касались какого-то участка подвижной структуры, конструкции «мобайл», все другие его части также приходят в движение или изменяют свое положение в большей или меньшей степени, в зависимости от того, какой части вы касаетесь и с какой силой вы воздействуете на нее. Более того, положение других частей меняется не сразу, — необходимо какое-то время на реакцию. И это время опять таки зависит от того, в каком месте и насколько сильно вы касаетесь «мобайла». Точно также, когда руководство меняет один элемент или какую-то одну часть организации, все другие части в определенной степени также испытывают воздействие этой перемены. Такого рода изменения могут сказаться на будущей эффективности организации в целом.

      Такие эффекты возникают при изменениях физического характера, вроде необходимости  нанимать новых людей или менять технологию при покупке новых  машин и оборудования, а также  при изменениях одной из управленческих функций. Например, если высшее руководство решает предоставить одному из подчиненных руководителей большую свободу действий, это повлияет на мотивацию данного руководителя, на то, как он будет вести себя со своими подчиненными, и на то, как подчиненные будут взаимодействовать с новым руководителем. Кроме того, может снизиться мотивация к работе других руководителей, которые находятся на той же ступени иерархической лестницы, но не получили никаких дополнительных прав. Они могут почувствовать себя ущемленными по многим организационным аспектам, влияющим на их работу. Все эти изменения будут происходить в разное время. Следовательно, в будущем организация станет некоей иной целостностью, находящейся в другой позиции на пути к достижению своих целей, чем это было бы, если бы изменения не произошли.

      Чтобы наглядно представить себе эти взаимодействия и многочисленные последствия, руководители, в особенности на высшем уровне, должны увидеть перспективы для  организации в целом и для  связей организации с окружающей средой. Руководители не просто должны знать свою собственную работу, но и то, как их собственная работа и обязанности, а также работа других членов организации влияет на цели, которые организация стремится достичь. Руководители должны осознавать непосредственное воздействие решений, принимаемых в организации, и их опосредованное воздействие на различные аспекты организационной деятельности. Они должны принимать во внимание воздействие окружающей среды на организацию и влияние организации на окружающую среду. В сегодняшнее время организации чрезвычайно трудно увидеть, как «лес», поскольку тут растет так много «деревьев», которые либо отвлекают внимание, либо загораживают перспективу и не дают возможности воспринять картину в целом. Изначальный недостаток подходов различных, школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления, как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

      Управление  на основе системного подхода включает три этапа:

1. Определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей.
2. Осуществление необходимых исследований (системный анализ).
3. Разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов.

      Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку решений экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

      Применение  теории систем к управлению облегчило  для руководителей задачи,  увидеть  организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются  с внешним миром. Эта теория также  помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали  в теории и практике управления.

        2.3. Особенности системного подхода к управлению

      Ведущим из методов анализа организационных  проблем является системный метод, ориентирующий исследователя на раскрытие целостности организации и обеспечивающих ее факторов, выявление многообразных типов связей организаций с внешней и внутренней средой и сведение их в единую структуру. Системный подход – это методологическое средство изучения интегрированных организационных объектов и интегральных зависимостей и взаимодействий.[13,с.154]

      Основное  преимущество системного подхода для  познания именно организации явлений  – возможность рассмотрения исследуемого объекта как единого целого, отличающегося  определенным уровнем организации. Значимость этого существенного свойства для целей экономики диктуется приоритетностью управленческого аспекта над чисто исследовательскими задачами. А именно познание свойств, особенностей, закономерностей и в некоторых случаях законов развития организаций как систем является основой разработки оптимальных управленческих решений.

      Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к  сумме свойств составляющих ее элементов, не выводимость из последних свойств  целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

      Управление  рассматривается как особая система, включающая в себя:

1. субъект и объект управления
2. собственно процесс управления
3. обратную связь между объектом и субъектом.

      Организации как объект изучения нередко отличаются значительными территориальными размерами, что часто затрудняет их изучение. Отражение в виде систем позволяет  изучать их уменьшенные, упрощенные, т.е. «схематические» копии.

      Организации[10,с.68] имеют чрезвычайную сложную структуру, включают большое количество составляющих, связанных разнообразнейшими связями. Единственное методологическое средство, позволяющее учесть специфические особенности такого объекта, оценить существенные внутренние и внешние связи,  - системный подход.

      Система как целостность приобретает  новые свойства, новые качественные характеристики, не содержащиеся в  отдельности в образующих элементах  – эффект целостности или эмерджентность, ради которой и создаются системы.

      По  уровню иерархии системы классифицируются на:

1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.
2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), люди (самосознание, мышление, нетривиальное поведение), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).

      Для менеджмента особый интерес представляют социальные системы – неравновесные  системы, которым свойственны неопределенность флуктуации (случайных отклонений) и бифуркации (разделений, разветвлений). Поэтому предсказание поведения социальной системы носит вероятностный характер.

      Все организации являются системами. Поскольку  люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы.

      Цель  разработки и применения системного подхода заключается в обеспечении целостности организации как совокупности взаимосвязанных элементов на всех этапах преобразования ее внутреннего строения. При этом не редко применяются такие парадоксальные подходы «объединение путем разделения». Откровенно спекулятивное применение этого метода, используемое, как правило, в политических организациях, с латентными, дезинтеграционными целями существенным образом подорвало доверие к нему ученных и практиков.