Управление организацией как системой

      Открытая  система характеризуется взаимодействием  с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

      Для закрытых систем характерна детерминированность  и линейность развития. Открытые системы  предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром  в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющую позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

      Руководители  в основном занимаются системами  открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере, не явно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

      Крупные составляющие сложных систем, таких  как организации, человек или  машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

      Подсистемы[12,с.32] могут, в свою очередь, состоять из более  мелких подсистем. Поскольку все  они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

      Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

      На  рис. 2 представлено упрощенное изображение  организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

      

  Входы                             Преобразования                              Выходы

      

 

      

 
 

      Рис. 2  Организация – открытая система

      Поскольку это довольно новый подход, мы еще  не можем полностью оценить истинное воздействие данной школой на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказать, что его влияние велико и, мне кажется, будет расти в будущем. По словам профессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большую ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем.

      Однако  теория систем сама по себе еще не говорит  руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой (рис. 3). Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

      

 
 
 
 
 

      

      

      

      

      

      

      

      

      

 

      Каждая  организация должна обладать всеми  признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений, а также наибольших затрат ресурсов и времени.

 
 
 
 
 
 
      

2. Управление  организацией как системой.

      Проблемы  развития и адаптации являются основными  для концепции организации как  системы. На каждую систему воздействуют внешние силы, которые заставляют ее приспосабливаться к изменениям внешней среды. Человеческие системы, или социальные организации, испытывают постоянное давление, приводящее к изменениям. Все мы являемся, например, свидетелями изменений в социальной этике, касающихся ответственности предприятий перед обществом. Каким образом организация может обеспечить приспособляемость и изменения одновременно с постоянным ростом? Проблема поддержания жизнеспособности организации составляет существенную часть системного подхода.

      Итак, мы рассмотрели причины, по которым  современную предпринимательскую  организацию следует рассматривать  как систему. Основными особенностями организации как системы являются следующие: деление на организационные элементы, взаимодействие этих элементов между собой и их окружением, поддержание информационного потока и связи, стремление к росту и сохранению жизнеспособности, а также необходимость в интегрированных и эффективных процессах принятия решений.

      Подводя итог сказанному в этой части курса, мы должны отметить, что общая теория систем исходит из предположения о существовании сложного комплекса функционально связанных между собой элементов или частей. Предпринимательские организации и другие институты, в которых важную роль играют человеческие взаимоотношения, относятся к числу открытых систем и не имеют четко выраженной структуры. Это социальные, т.е. созданные человеком, системы. Только процесс организации позволяет превратить сложный комплекс людей, материалов, механизмов и других ресурсов в эффективное предприятие.

      Простое и легко воспринимаемое определение  предпринимательской организации следующее: организация- это совокупность людей, материалов, механизмов и других ресурсов, интегрированных в единую социальную систему и привязанных к цели, которая достигается с помощью ряда последовательных взаимодействий ее элементов.

      Одна  из основных особенностей современности  состоит в широкой распространенности человеческих организационных взаимоотношений.

      Фундаментом деятельности больших, сложных организаций  является деятельность ряда более или менее неформальных групп, имеющих внутренние связи. В этом случае общая система (предпринимательская организация) - это комплекс, который является результатом взаимодействия ряда подсистем. Рост крупных, сложных организаций был одной из главных особенностей эволюции современных индустриальных обществ. Многие специальные виды деятельности, которые ранее выполнялись независимо друг от друга разными специалистами, теперь интегрируются в больших организациях.

      Предпринимательская организация, назначением которой является производство и перераспределение материальных продуктов или услуг, представляет собой одну из наиболее высокоразвитых форм человеческих социальных организаций. Она отличается следующими особенностями: увеличением размеров и сложности, специализацией, увеличением разнообразия целей, способностью к изменениям и приспособляемостью к внешним требованиям.

      Современная теория организации развивалась  из традиционной концепции организации, которая подчеркивала важность структуры организации, иерархических взаимосвязей, власти, специализации, принципа объема контроля, взаимоотношений линейных подразделений и центральных служб, Эта традиционная теория существенно изменилась под воздействием теории человеческих отношений, которая большое внимание уделила индивидуальным и социальным потребностям членов организации. Эта точка зрения привела к формированию понятия организации как единой системы, включающей отдельные личности, неформальные группы, отношения между группами и формальную структуру.

      Однако  ни традиционный подход, ни подход с  точки зрения человеческих отношений  не обеспечили основу для интегрированной, системной организационной модели. Современный подход трактует организацию как систему взаимозависимых частей и переменных, а предпринимательская организация мыслится в виде социальной системы в еще более широкой, более сложной системе всего общества. Руководитель должен представлять предпринимательскую организацию не как изолированные части, а в виде подсистем; он должен знать взаимосвязи между частями и их возможные взаимодействия.

      Основная  задача руководителя предприятия состоит  в том, чтобы объединить эти индивидуальные, часто противоречивые функции в  интегрированную организованную систему, в которой деятельность всех частей направлена на достижение общих организационных целей.

 

      2.1 Сущность организации                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

      Разнообразное и всестороннее понимание  исключительного  широкого спектра изложения применения термина  «организация» исчерпывающе отражает ее основные, реальные проявления, не вступая  в противоречия с материалистическим или идеалистическим подходом к представлению мироздания. Более того, оно становится необходимой основой построения общей концепции проявления сущности организации, в которой все известные процессы и системы представляются синтезом объективных, субъективных или смешанных процессов, выражающихся в материальных, интеллектуальных или смешанных формах.

      Разумеется, что концепция в целом и  ее составляющие в частности становились  предметом самых разнообразных  исследований на протяжении всего периода  жизни человечества на земле, что и обусловило, в конечном счете необходимость и возможность выделения теории организации в самостоятельную область знаний.

      В широком смысле под «организацией» понимается[11,с.54]:

- внутренняя  упорядоченность, согласованность,  взаимодействие более и менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее строением;

- совокупность  действий, ведущих к образованию  и совершенствованию взаимосвязи  между частями целого;

- объединение  людей, совместно реализующих  некоторую программу или цель  и действующих на основе определенных процедур и правил.

      Первые  два определения взаимодополняют  друг друга и характеризуют организацию  как природное явление, отражая  некоторое состояние и процесс; тогда как последнее определение  имеет более узкое, социальное приложение, применительно к организациям, основа которых человек.