Организационное изменение: основные источники и механизмы

Преобразование  организации или отдельных сторон ее деятельности – сложный, неоднозначный  и в немалой степени конфликтный  процесс. Для начала преобразований нужно достаточно хорошо узнать организацию, ее проблемы и ожидания людей.

Проведению  изменений в организации должен предшествовать глубокий анализ предыдущего  развития, существующего состояния  и возможностей. Анализу должны подвергаться структура организации, ее цели и  задачи, системы управления, персонал, социально-психологическая атмосфера.

Программа преобразований должна предусматривать  целый ряд этапов,

охватывающих  подготовку, сбор информации, определение  направлений работы и их последствий, организационно-техническое и социальное проектирование, практическую реализацию подготовительных изменений. Намеченные этапы должны осуществляться последовательно. Завершение каждого этапа представляет собой важный рубеж в выполнении всего проекта. Каждый этап подразделяется на задачи, реализуемые в разной последовательности: одни раньше других, некоторые одна за другой, а ряд  из них – параллельно.

3.1.Модель управления организационными изменениями Л. Гейнера. Она является одной из наиболее распространенных и удачно применяемых на практике.

Состоит из шести этапов:

·        на первом этапе руководство организации  должно осознать

необходимость изменений и быть готовым к  их проведению;

·        на втором – руководство проводит четкий анализ проблем организации, для этого часто привлекаются внешние консультанты. Здесь очень важно тесное сотрудничество руководства и консультантов;

·        на третьем этапе происходит детализация  и углубление понимания

стоящих перед организацией проблем. Важно  эффективно использовать сотрудников  организации, обеспечить высокую степень  их участия в диагностике и  последующем принятии решений; включается процесс делегирования;

·        на четвертом этапе необходимо отыскать новые, не устаревшие решения, и получить поддержку сотрудников. Это важно, поскольку всегда существует искушение применить старое решение к новым проблемам;

·        на пятом этапе необходимо с помощью  экспериментов выявить возможные  отрицательные последствия изменений  и провести соответствующую корректировку. Кроме того, эксперимент может дать определенным подразделениям и лицам дополнительные полномочия, а также подготовку для более эффективного проведения процесса изменений;

·        на шестом этапе необходимо должным  образом мотивировать людей, чтобы  они приняли проводимые изменения.

Рис. 1. Модель управления организационными изменениями (по Л. Гейнеру).

3.2. Модель процесса  организационных  изменений К.Левина.

При реализации систематических организационных  изменений можно также использовать модель процесса организационных изменений, которая была разработана Куртом Левиным. В соответствии с этой моделью организационные изменения происходят в три этапа:

·        «размораживание»;

·        проведение изменения;

·        «замораживание».

На первом этапе осуществляются мероприятия, позволяющие создать условия  для успешного проведения изменений  и в то же время ослабить те силы, которые держат организацию в  существующем состоянии. «Размораживание» предполагает отказ от устаревших концепций  или приемов и освоение новых. Нередко этот шаг оказывается не менее труден, чем обучение новым методам. Нередко руководители, внимание которых сконцентрировано на предстоящих изменениях, упускают из виду необходимость «размораживания», что может привести к увеличению уровня сопротивления переменам.

На втором этапе происходит собственно переход  от существующего состояния организации к желаемому, осуществляется процесс развития нового поведения, оценок позиций. Процесс изменений – этап, в ходе которого изучаются новые идеи и практика, когда руководство должно оказывать работникам помощь в освоении новых способов мышления и действий. Для некоторых сотрудников – это время смятения, дезориентации, перегрузок и безысходности и одновременно – надежд, открытий, воодушевления.

Третий  этап необходим для создания механизмов, гарантирующих эффективную деятельность организации. «Замораживание» предполагает интеграцию новых образцов действий в реальную практику, когда они  принимаются не только разумом, но и  эмоциями, встраиваются в ежедневную деятельность работников.

Ознакомления  с новой процедурой не достаточно для ее применения.

С точки  зрения процесса управления предприятием каждый из приведенных этапов разделяется  во времени на три этапа: планирование, управление и оценка. На рис. 2 представлена схема процесса организационных  изменений.

Джини Даниэль Дак, одна из ведущих экспертов The Boston Consulting Group, представляет процесс организационных преобразований в виде последовательности предсказуемых, управляемых событий – динамических фаз. «Все программы организационных изменений, в которых мне довелось участвовать или о которых я знала, – говорит Джини Дак – обязательно проходили через эти фазы. Каждая организация преодолевает их по-своему. Фазы различаются по продолжительности и могут частично совпадать одна с другой, структурные подразделения не обязательно проходят их синхронно. Нередко лидеры «уходят в отрыв» от остальных участников, что делает процесс преобразований еще более сложным». 
 

Рис. 2. Процесс организационных изменений (по К. Левину).

Всего таких фаз пять:

·        застой;

·        подготовка;

·        реализация;

·        проверка на прочность;

·        достижение цели.

Джини Дак придает большое значение эмоциональному состоянию людей, которые принимают участие в процессе преобразований. Она считает, что организационные изменения могут иметь успех только в том случае, если эмоциональным и поведенческим аспектам уделяется внимания не меньше, чем производственным.

«Многие руководители уделяют внимание исключительно  производственным аспектам преобразований, в то время как внедрение новых  методов работы требует перестройки  образа мышления сотрудников и всего  их подхода к делу. Для того чтобы  преобразования привели к желаемому  эффекту, предметом их должны быть не только машины и системы, но умы и сердца сотрудников».

Теперь  рассмотрим эти фазы более подробно, делая акцент на эмоциональном состоянии сотрудников, принимающих непосредственное участие в процессе организационных преобразований.

1. Застой  – организация подавлена или  чрезмерно активна.

«Сотрудник  компании, впавшей в депрессию, чувствует  опустошенность,

безнадежность, неуверенность и тоску. В сверхактивной  компании люди,

напротив, до крайности вымотаны, загнаны и подвержены стрессу. Справедливо ожидая награды за свои усилия, они, как правило, ее не получают. Результаты не соответствуют затрачиваемым усилиям» .

Застой  может быть обусловлен целым рядом  факторов:

1)     Слабостью стратегии;

2)     Отсутствием лидера;

3)     Изменениями на рынке;

4)     Провалом продукта или отсутствием  новых товаров и услуг;

5)     Устареванием технологий и процессов;

6)     Ограниченностью ресурсов (в первую  очередь, человеческих).

Момент  принятия решения о начале преобразований можно считать окончанием фазы застоя и началом второй фазы изменений  – стадии подготовки.

2. Подготовка  – лидеры начинают разрабатывать  планы и механизмы обмена информацией. Объем работы, которая должна быть проделана в ходе подготовительной фазы, огромен. Руководство должно конкретизировать общий план преобразований настолько, чтобы сотрудники компании могли дополнять его деталями, которые потребуются на фазе реализации.

Зачастую  сотрудники воспринимают объявление о  новой инициативе как начало очередного проекта, подобного тем, что уже  случались в прошлом. Эмоции накаляются. «Инициатива и ее возможные последствия  становятся предметом обсуждения для  всех без исключения сотрудников  компании, а также их друзей и  родственников. Люди попеременно испытывают беспокойство и тревогу, воодушевление  и замешательство, чувствуют себя обманутыми и вновь обретают надежду. Все знают, что должно произойти  нечто грандиозное, однако никто  не имеет представления, что именно» .

Это касается и руководителей высшего звена. Озабоченные собственными

перспективами, они затевают интриги в стремлении занять более выгодные позиции и готовятся к защите своего места. Всплеск эмоций, неизбежно сопровождающий преобразования любого рода, отвлекает сотрудников от работы. Производительность труда нередко падает.

3. Фаза  реализации. На стадии реализации  руководители должны разъяснить сотрудникам цели и план преобразований, убедить их в том, что этот план сработает, создать стимулы для участия в его воплощении. Донесение информации до сотрудников имеет исключительную важность, особенно если нужно заставить их изменить свое отношение или начать делать что-либо по-другому.

«К сожалению, многие руководители убеждены в том, что составление ясного и четкого  плана – это все, что от них  требуется. Они полагают, что изменения произойдут сами собой. Доведя план преобразований до сведения сотрудников, они переключаются на другие задачи и впоследствии удивляются тому, что все идет не так, как было спланировано» .

4. Фаза  проверки на прочность – это  решающий этап процесса организационных  изменений. На этом этапе вероятность  провала особенно велика.

«Эта  фаза носит название «проверки на прочность», потому что на ней

определяется  судьба программы преобразований, а  еще потому, что лишь

обладающие  мужеством способны успешно преодолеть ее и добраться до цели. На фазе подготовки люди рисуют мир нового бизнеса как цель и некий идеал. На фазе реализации все напряженно работают над созданием нового предприятия. Затем в какой-то момент все вдруг понимают, что им придется жить и работать в этом мире. Именно в этот момент и начинается фаза проверки на прочность» .

Участие руководителей в программе преобразований чрезвычайно важно.

Отсутствие  пристального внимания и поддержки  со стороны руководителей – одна из наиболее распространенных причин затруднений и провала программы преобразований. На фазе проверки на прочность руководителям особенно нужны обратная связь и диалог, для того чтобы понять, как воспринимает идеи организация, вдохновляют ли они людей, и меняется ли что-нибудь в результате. В крупных организациях руководители высшего звена обычно оторваны от индивидуальных участников процесса и не имеют с ними персональных связей. Поэтому руководители программ преобразования должны с особой чуткостью следить за состоянием морального духа менеджеров среднего звена и начальников производственных подразделений.

Для того чтобы стать реальными и долговременными, изменения должны глубоко и полно  затрагивать эмоциональный, интеллектуальный и производственный аспекты. Эмоциональные  и поведенческие проблемы часто  оказываются наиболее трудными из всех, поскольку руководители нередко ставят неправильный диагноз или считают эмоциональные проблемы тривиальными и временными.

5. Достижение  цели – попытки осуществить  изменения привели, наконец, к подлинному, ощутимому и позитивному результату.

На фазе достижения цели необходимо, во-первых, укрепить взаимное доверие и единство всех подразделений организации, а  во-вторых, упрочить те предпосылки  и установки, которые привели  к успеху. Чем труднее протекает  процесс преобразований, тем большее  значение имеет приобретенный опыт и его анализ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 4. Преодоление сопротивления изменениям.

Под сопротивлением изменениям понимаются любые поступки работников, направленные на противодействие осуществлению перемен в организации, их дискредитацию.

Носителями  сопротивления являются сотрудники, которые боятся не изменений, они  боятся быть измененными. Поэтому они  стремятся помешать изменениям, чтобы  не попасть в новую, не совсем понятную им структуру, в которой придется многое делать не так, как они привыкли, и заниматься не тем, чем занимались ранее .

При введении каких-либо новшеств в работу предприятия, руководители должны быть готовы к  тому, что они не будут приниматься  большей или меньшей частью сотрудников. Преобразования всегда вызывают сопротивление  у членов организации, в результате чего возникают отсрочки начала этого  процесса, а, следовательно, происходит отставание по сравнению с намеченными  сроками достижения целей, а то и  их полный срыв.

В большинстве  случаев сопротивление непросто распознать, поскольку оно строится так, что позволяет его носителям, с одной стороны, иметь надежную защиту от нововведений, а с другой, обеспечить неуязвимость своей позиции.

Формы сопротивления могут быть различными: от прямого отказа (под теми или  иными предлогами) участвовать в  нововведении, до имитации активности с одновременной демонстрацией  того, что новшество не дает позитивных результатов.

На стадии внедрения новшеств сопротивление  приобретает и другие формы:

·        «Кусочное внедрение». В этом случае под видом этапности осваиваются только некоторые элементы.

·        «Вечный эксперимент». Если перед  широким внедрением проводится стадия экспериментальной апробации новшества, эта стадия может продолжаться даже после того, как целесообразность нововведения доказана.

·        «Отчетное внедрение». Оно состоит  в расхождении фактического уровня освоения новшества с представляемым к отчету. Степень искажения при этом бывает трудно выявить.

·        «Параллельное внедрение». Имеет  место, когда новое сосуществует со старым, хотя должно вытеснить «предшественника».

Поскольку большинство организаций имеет  несколько «силовых центров», причем расположенных на различных уровнях  управленческой иерархии и обладающих различными интересами, степень, направленность и активность сопротивления в разных частях организации будут неодинаковыми.

Обычно  сила сопротивления членов организации  зависит от трех основных обстоятельств:

·        степени разрушения сложившихся  жизненных устоев, принципов и  норм;

·        скорости и интенсивности процесса изменений;

·        характера и масштабов угрозы власти /1/.

Рассмотрим  теперь основные причины сопротивления  преобразованиям.

Основными причинами сопротивления нововведениям  являются: неопределенность, ощущение потерь, убеждение, что перемены ничего хорошего не принесут, непонимание  и отсутствие доверия, неадекватные системы вознаграждения.

Неопределенность  может быть следствием плохой информированности  или же объективной трудности предвидеть возможные последствия. Мотив безопасности, защищенности является важным при выборе людьми способа своего поведения. Люди стремятся избегать возможных неудач, и в разной степени склонны к риску.

Хотя  изменение может быть полезным для предприятия, его сотрудники могут полагать, что оно вредит их интересам. Независимо от того, соответствует ли это действительности или же такое мнение ошибочно, изменение не будет поддерживаться.

Сопротивление нововведениям нередко возникает  из-за убеждения людей, что новшество не является необходимым для предприятия или даже противоречит его интересам. Они могут думать, что оно не решит проблем, а только умножит их.

Условно причины сопротивления преобразованиям  можно разделить на несколько  групп.

· Экономические причины, связанные с потенциальной возможностью потери дохода или его источников. Сюда можно отнести страх перед перспективой безработицы, сокращением рабочего дня, интенсификацией труда, лишением льгот и привилегий. Экономические потери могут быть также обусловлены высокими затратами времени и средств, в связи с проведением самих преобразований.

·   Организационные причины. Здесь можно упомянуть нежелание менять сложившуюся систему отношений, нарушать существующую расстановку сил, опасение за будущую карьеру, судьбу неформальной организации.

· Личностные причины, связанные преимущественно с психологическими

особенностями людей. Здесь может идти речь о  силе привычки, инертности, страхе перед новым, неизведанным. Большинству людей вообще не нравится, когда нарушается привычный ход событий. В процессе перемен неизбежно возникает угроза должности, личной власти, статусу, положению в организации, уважению в глазах руководства и коллег. Наконец, личное сопротивление может основываться на осознании своей некомпетентности, неверии в собственные силы, способность освоить новые виды деятельности, нежелании преодолевать трудности, брать на себя дополнительные обязанности, самостоятельно думать и работать.

·  Социально-политические причины характерны не только для отдельных

членов  организации и их групп, но и всего  коллектива в целом.  Здесь можно назвать такие факторы, как отсутствие у людей убежденности в их необходимости, во многом обусловленное недостаточной информированностью об их целях методах, ожидаемых выгодах и возможных потерях.

Если  руководители сталкиваются с сопротивлением нововведению, они должны прежде всего понять, в чем его причина и какие необходимые условия ими не были созданы.

Большое влияние на то, в какой мере руководству  удается устранить сопротивление  изменениям, оказывают методы преодоления  сопротивления. Набор этих методов  различен – от мягких (косвенное воздействие на сотрудников) до жестких (принуждение). Использовать их следует после анализа сложившейся в данной организации ситуации, с учетом целей, задач, сроков, характера изменений, сложившегося баланса сил.

В менеджменте  рекомендуется ряд способов преодоления  сопротивления при проведении изменений.

1. Образование  и консультирование. Этот способ  предполагает открытое

обсуждение  идей и мероприятий, дающее возможность  членам коллектива убедиться в необходимости  перемен до того, как они будут  проведены, проведение специальной  подготовки. Здесь могут использоваться индивидуальные беседы, выступления  перед группой, проведение дискуссий. Данный способ рекомендуется, если причины  сопротивления - отсутствие информации, неточная информация или неадекватный анализ. Минусы способа – может  потребовать много времени, если в этот процесс вовлечено много  людей.

2. Участие  и привлечение. Данный способ  предполагает, что возможные

противники  должны привлекаться к планированию и осуществлению изменений. Это  даст им возможность свободно выразить свое отношение к предлагаемым переменам, лучше представить последствия  преобразований. Способ рекомендуется  там, где имеются значительные возможности  для сопротивления. Минусы способа  – может потребовать много  времени и привести к ошибкам  в проведении изменений.

3. Помощь  и поддержка. Нередко сотрудники  нуждаются в советах, которые помогут им преодолеть вызываемые изменениями страх и беспокойство.

Руководитель  может оказать эмоциональную  поддержку, внимательно выслушав сотрудников, у которых возникают напряжения, дать им какое-то время для отдыха. Может также появиться необходимость  в дополнительной профессиональной подготовке для повышения квалификации сотрудников, чтобы они могли  справиться с новыми требованиями. Рекомендуется для случаев, когда  сопротивление оказывается только из страха перед личными проблемами. Минусы способа – может отнять много времени, дорого стоить и все  же не помочь.

4. Переговоры  и соглашения. Для обеспечения  одобрения новшества организуется  обмен мнениями и достигается  компромисс. Для компенсации возможных потерь сотрудников, чьи интересы затрагивает новшество, могут использоваться материальные или иные стимулы. Применяется в ситуациях, где кто-то один или группа явно теряют при введении новшества, и где они имеют большие возможности оказать сопротивление. Минусы способа – может быть слишком дорогим, и настроить других добиваться согласия так же.

5. Кооптация.  Предполагает предоставление лицу, которое может оказать

сопротивление переменам, ведущей роли в принятии решений о введении новшеств и  их осуществлении. Рекомендуется в  специфических ситуациях, когда  другие способы связаны с большими расходами или вообще не осуществимы. Минусы способа – может создать  проблемы, если те, кого кооптируют, сознают, почему это делается.

Заключение.

Целью данной курсовой работы является изучение организационных изменений.

В первой главе приведен теоретический материал, касающийся основных вопросов организационных  изменений. Здесь раскрыты понятия, рассмотрены предпосылки  и факторы организационных изменений. Во второй главе представлены источники и механизмы организационных изменений. В третьей главе представлены различные модели управления организационными изменениями. В четвёртой главе курсовой работы изучаются проблемы сопротивления организационным изменениям.

В первую очередь мы можем сделать вывод  о том, что в настоящее время

организационные преобразования неизбежны, причем наблюдается  тенденция ускорения этого процесса. Характерно и то, что изменения чаще всего носят революционный характер вследствие глобализации, развития информационных технологий, комплексного управления качеством и диверсификации рабочей силы. Организационные перемены зависят от того, как люди, работающие в организации, меняют свое поведение. Поэтому обязательным условием проведения изменений в организации является обеспечение готовности работников к изменениям. В такой сложной системе, как организация, это предполагает также скоординированные действия многих людей. Чтобы перемены в организации сработали, необходимо, чтобы люди поверили в нечто иное по сравнению с тем, во что они верят сейчас, изменили свое поведение с учетом новых убеждений.

В заключении необходимо подчеркнуть, что проведение организационных изменений может  служить серьезным  механизмом поддержки  и развития системы управления предприятия. В руках компетентной группы руководителей  осуществление организационных  изменений  представляет собой мощное средство усовершенствования работы предприятия  и повышения ее эффективности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. Веснин  В.Р. Практический менеджмент  персонала: Пособие по кадровой  работе. – М.: Юристъ, 2003. – 495 с.

2. Гибсон Дж.Л., Иванцевич Д.М., Донелли Д.Х. – мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. – 8-е изд.– М.: ИНФРА-М, 2000. – XXVI, 662 с.

3. Джини Даниэль Дак Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований – М.: Альпина Паблишер, 2003. – 320 с.

4. Коленсо Майкл Стратегия кайзен для успешных организационных перемен: Пер. с англ. – М.: ИНФРА-М, 2002. – XIV, 175 с. – (Серия «Менеджмент для лидера»).

5. Лютенс Ф. Организационное поведение: Пер. с англ. 7-го изд. — М.: ИНФРА-М, 1999.

6. Ньюстром Дж., Дэвис К, Организационное поведение / Пер. с англ. - СПб.:«Питер», 2000.

7. Организационное  поведение в таблицах и схемах / Под научной редакцией д.э.н. Г.Р. Латфуллина, д.э.н. О.Н. Громовой. – М.: Айрис-пресс, 2000. – 288с.: ил. – (Высшее образование).

8. «Эксперт»  №19, 26 мая 2003 г.