Методические рекомендации по совершенствованию управления на исследуемом предприятии

 
 

Функции. 

   Управление  неразрывно связано с такими функциями  как:

- принятие  управленческого решения;

- осуществление  и контроль;

- оценка последствий решения;

     Каждая  из этих функций может быть разделена  на ряд составляющих.

Принятие  управленческого  решения состоит из трех главных составляющих: оценка ситуаций, прогнозирование и планирование.

     Процесс принятия решения распадается на три части: отсечение нежелательных вариантов, выбор рациональных вариантов из возможных, выбор из числа рациональных наилучшего решения.

Контрольно  аналитическая функция предполагает учет, контроль и анализ.

Оценка  последствий решения это результат анализа, в соответствии с которым будут приниматься управленческие решения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.   Понятие архивного документа.

 

   Архивный  документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежащий хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (федеральный закон об архивном деле в Российской федерации п.2, ст. 3.).

В определении  указано, что документ – «материальный  носитель». Это очень важно, т.к. очень многие стали употреблять термин «информация», отделяя ее (информацию) от носителя. На сегодняшний день существует выражение «бездокументарное дело производство», некоторые руководителя говорят, что у нас нет и не будет архивов, потому что все ведется в электронном виде. А происходит это потому, что документ ассоциируется у многих только с бумагой,  и информация,  которая воспроизведена на пленке или дискете, как документ, тем более архивный, не воспринимается. Материальная основа носителя информации может быть любая, но архивными документы становятся не зависимо от вида носителя, критерием здесь является только ценность и значение запечатленной на любом виде носителя информации,  которая подлежит дальнейшему хранению.

     Отнесение архивных документов к составу Архивного фонда РФ является исключительной прерогативой государственных архивных органов и архивных учреждений на основании проводимой ими экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются в установленном порядке. Никто кроме них не имеет этих прав.

     В связи с этим в тех организациях, которые не состоят на учете, государственных муниципальных учреждений и документы которых не прошли экспертизу ценности, сроки хранения «постоянно» могут быть поставлены только с примечанием «до ликвидации юридического лица», дальнейшая судьба документов будет определяться работниками государственного архивного учреждения.

      Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том  числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов. Учет осуществляется путем присвоения единицам хранения учетных номеров. которые являются частью архивного шифра..

      Основные  единицы учета документов: архивный фонд (если архив содержит несколько фондов), единица хранения.

      Учет  и организация системы НСА  должны быть:

- централизованными,  вестись в единой системе учетных  единиц;

- унифицированными, с соблюдением преемственности  форм учетных документов на всех стадиях делопроизводства;

- динамичными,  с оперативным внесением изменений  или  созданием учетных документов;

- полными  и достоверными;

      Учет  в архиве ведется по основным и  вспомогательным учетным формам. Состав основных учетных документов Основные правила работы архивов  организаций называют обязательным для каждого архива организации, а виды и формы вспомогательных учетных документов предлагают определить самостоятельно.

      Основными учетными документами в архиве организации  являются следующие:

- Книга учета поступления и выбытия документов. Книга фиксирует факт поступления или выбытия дел; учитывает движение документов в фонде; позволяет рассчитывать темпы прироста фонда, планировать поступления и выбытия из архива.

- Список фондов.

- Лист фонда, паспорт архивохранилища, дело фонда, паспорт архива организации.

- Описи дел по  срокам хранения, опись особых ценных  дел;

- Реестр описей, книга  учета поступления  и выбытия страхового  фонда пользования, опись страхового фонда.

4. Номенклатура дел организации.

 

     Номенклатура  дел наряду с Инструкцией по делопроизводству входит в перечень нормативных документов, которые необходимо иметь в каждой организации. Понятие номенклатуры дел часто используется как нарицательный термин.

     «Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме» («Основные правила работы архивов организаций», 06.02.02.).

     Номенклатура  дел организации разрабатывается  с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведение экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

     Информация, содержащаяся в номенклатуре, полезна для обширного круга пользователей.

     Номенклатура  полезна тем, что:

     - позволяет организации правильно  распределить поток входящей  документации;

     - предоставляет систематизированную  информацию о том, как сформировать дела, какие дела ведут структурные подразделения, показывает, как распределены между ними зоны ответственности;

     - является основой для составления  описей дел постоянного и временного  хранения и основным учетом  документов в текущем делопроизводстве;

     - в архиве номенклатура позволяет  определить принцип систематизации фондов и организовать прием дел;

     - можно планировать работу организации и архива и необходимые им ресурсы (площади, кадры, материалы), используя статистические данные номенклатуры;

     Данные  номенклатуры могут быть полезны  руководству организации для оценки ее структуры, технологических процессов, загруженности и распределения работ между структурными подразделениями.

     Изучив  состав номенклатуры, можно выработать рекомендации по распределению или объединению задач структурных подразделений, обратить более пристальное внимание на отдельные подразделения и таким образом совершенствовать организационную структуру предприятия.

     Правилами различают три вида номенклатур: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

     Типовая – устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

     Примерная – устанавливает примерный состав днл, заводимых в делопроизводстве организацией, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

     Типовые и примерные номенклатуры разрабатываются  головными организациями, управляющими компаниями для своих предприятий. Главное отличие типовых номенклатур от примерных в том. Что типовые составляются для однородных по характеру деятельности и структуре предприятий, а примерные – для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций.

     В практической работе организации используются индивидуальная, или конкретная номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве конкретной организации, и является внутренним нормативным документом. Именно индивидуальная номенклатура дел создается на предприятии для работы, а типовые и примерные служат справочными для ее разработки и определения сроков хранения дел.

     Заголовки дел в номенклатуре систематизируются  по принципам, определяемым исходя из специфики, профиля, деятельности и структуры организации. В зависимости от этого номенклатура может иметь более или менее сложную структуру – схему систематизации. Заметим, что схема, заложенная в номенклатуре, является базовой для систематизации и структуры архива.

     На  небольшом (малом) предприятии схема  систематизации дел в номенклатуре определяется в соответствии с функциональным принципом, т.е. по видам документации, аналогично типовым перечням документов.

     В средних и тем более крупных  организациях со сложной организационной структурой применяется структурный принцип систематизации номенклатуры.

     Номенклатуру дел всего предприятия в целом называют сводной номенклатурой дел организации. Она разрабатывается в том случае, если ваша организация достаточно большая либо с большим объемом документооборота и является наиболее удобной структурная схема систематизации номенклатуры.

     Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. При этом хотелось бы заметить, что на практике возникает некоторая коллизия, в Правилах никак не оговоренная.

     Номенклатура, систематизированная по структурному принципу, отражает структуру организации на момент ее становления. В условиях современного бизнеса структура организации в течение года претерпевает порой очень существенные изменения, некоторые подразделения могут быт ликвидированы либо реструктуризированы, часть задач передана от одного подразделения другому. То, что было составлено и утверждено в начале года, уже к его середине может в корне измениться. И в этом случае возникает необходимость менять таким же образом номенклатуру дел.

     Вполне  логичным сначала подготовить  плановую номенклатуру дел, т.е. разработать проект, в соответствии с которым следует формировать дела в каждом  структурном подразделении. В течении года необходимо эту номенклатуру дополнять, вносить изменения и правки, а в конце года вывернуть, внести окончательные правки, свести и утвердить итоговую номенклатуру дел за истекший период. Таким образом, плановая и итоговая будут отражать состояние номенклатуры соответственно на начало и на конец делопроизводственного года.

     Помимо  функционального и организационного принципов систематизации дел, в номенклатуре могут применяться тематический и предметно-вопросный или сочетания всех перечисленных принципов. Это зависит от особенностей и специфики документооборота на предприятии, сложности и типа организационной структуры. Выбор принципа систематизации диктуется самой организацией и ее спецификой, это процесс творческий и довольно сложный.

     Базовым нормативно-методическим документом для  составления номенклатуры дел являются Основные правила работы архивов организаций.

     Порядок и организация работы по подготовке номенклатуры описаны в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00.№ 68. Ее так же можно использовать как методическое пособие при разработке номенклатурных дел.

     Общий регламент составления и работы с номенклатурой дел отражен  и в «Государственной системе  документационного обеспечения. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88.№ 33.

     Методическим  пособием при разработке индивидуальной номенклатуры, т.е. номенклатуры предприятия, являются примерные и типовые  номенклатуры дел, если они утверждены в ведомстве, холдинге, управляющей компании. Также необходимо обратить внимание на отраслевые типовые инструкции по делопроизводству, если они есть в отрасли или ведомстве.