Анализ системы управления организацией (состав, структура, особенности)

Эти принципы разрушают свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по производственным, инженерно-техническим, экономическим и управленческим службам, которые образуют изолированные системы со своими целевыми установками и интересами. В организации, построенной по этим принципам, могут как сохраняться функциональные подразделения, так и отсутствовать. В первом случае работники находятся под двойным подчинением - административным (руководителю функционального подразделения, в котором они работают) и функциональным (руководителю рабочей группы или бригады, в которую они входят). Такая форма организации называется кросс-функциональной. Во втором случае функциональные подразделения как таковые отсутствуют, ее мы будем назвать собственно бригадной.

Рис. 6. Бригадная (кросс-функциональная) организационная структура.

 

Преимущества бригадной (кросс-функциональной) структуры:

1. Сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

2. Гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

3. Работа в группах создает условия для самосовершенствования;

4. Возможность применения эффективных методов планирования и управления;

5. Сокращается потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки бригадной (кросс-функциональной) структуры:

1. Усложнение взаимодействия (в особенности для кросс-функциональной структуры);

2. Сложность в координации работ отдельных бригад;

3. Высокая квалификация и ответственность персонала;

4. Высокие требования к коммуникациям.

Данная форма организационной структуры наиболее эффективна в организациях с высоким уровнем квалификации специалистов при их хорошем техническом оснащении, в особенности в сочетании с управлением по проектам. Это - один из типов организационных структур, в которых наиболее эффективно воплощаются идеи современной философии качества.

 

2. Анализ системы управления ООО Фирма «Лига»

 

2.1. Краткая характеристика ООО Фирма «Лига»

 

 

Общество с ограниченной ответственностью Фирма "Лига" было создано в 1997 г. Имущество и доходы предприятия формируются за счет финансово – хозяйственной деятельности. Данное предприятие имеет самостоятельный баланс, корреспондентский и расчетные счета в банке, печать со своим наименованием и штампы. ООО Фирма «Лига» является юридическим лицом. Руководитель: Мумжиев Сергей Васильевич, генеральный директор.

Организация специализируется на выпуске подсолнечного масла и входит в число крупнейших предприятий пищевой промышленности. Предприятие производит подсолнечное масло под брендом "Дубрава". Оно продается в российских супермаркетах. Специальные заказы на производство масла делает Российская армия. Помимо этого, "Лига" экспортирует свою продукцию в Германию и Польшу.

ООО фирма «Лига» осуществляет переработку маслосемян с производством растительного масла 50 тонн в сутки. В 2010 году отгружено 23,5 тыс. тонн растительного масла, индекс промышленного производства составил 104,6%. Объем финансирования – 10 млн.руб.

Производство полностью автоматизировано,  оснащено новейшими технологиями. Все сырьё проходит очистку от семян сорных растений, возможных инородных минеральных и металлических предметов на сепараторе А1-БИС-100. Перед покупкой сотрудники коммерческого отдела производят десятки отборов проб. Семена хранятся в мини-элеваторе силосного типа (12 вертикальных емкостей), рассчитано на 4800 тонн сырья. Цех оборудован прессами и жаровнями производства фирмы Мак-Сан (Турция). Масло из маслоцеха откачивается в резервуар, где охлаждается и отстаивается от формирующегося фуза. Далее оно поступает в цех рафинации, где проходит полный цикл рафинации, дезодорации и отбеливания. Далее масло фасуется в ПЭТ-бутылки в цехе розлива. Цех оснащен станком выдува бутылок из преформы (0,5л,0,9л,1л,5Л.), фасовочной линией с автоматической дозировкой, укупориванием и наклеиванием этикетки. Имеется также необходимый насосный и емкостной парк, склад, погрузочный транспорт.

 Завод имеет подъездные ж/д пути, оборудованные ж/д весами, принимает цистерны и вагоны, имеет эстакаду налива цистерн, платформу для погрузки фасованного масла, а также погрузочные механизмы для погрузки жмыха. Отгрузка масла осуществляется также масловозом МАЗ 642208 с цистерной на 28 тонн. Доставка сырья осуществляется собственными грузовыми автомобилями КамАЗ.

Все вспомогательные и производственные помещения выполнены в соответствии с санитарными нормами, что удостоверяется санитарно-эпидемиологическим заключением №23.КА.01.914.М.000 002.03.02 ГСЭС РФ. Продукция сертифицируется с 2004г. в соответствии ГОСТ 1129-93. Показатели безопасности на соответствие СанПиН 2.3.2.1078-1 определяются для средних проб в независимой аттестованной лаборатории.

 

2.2. Анализ организационной структуры ООО Фирма «Лига»

 

Предприятие ООО Фирма «Лига» довольно давно существует на рынке и уже завоевало конкурентоспособные позиции. Фазу жизненного цикла, в которую вступила организация, можно охарактеризовать как фазу зрелости. Ей свойственен стабильный объем продаж, стабилизация структуры, формализованный процесс принятия решений.

Стратегия, которой сейчас придерживается организация – это стратегия центрированной диверсификации. Она базируется на поиске и использовании заключенных в существующем бизнесе дополнительных возможностей для производства нового продукта. При этом существующее производство остается в центре бизнеса, а новое возникает, исходя из тех возможностей использования сильных сторон предприятия. Эта стратегия реализуется в том случае, если организация не может дальше развиваться на данном рынке с данным продуктом.

Для анализа соответствия организационной структуры ООО Фирма «Лига» и его стратегии определю вид организационной структуры данного предприятия.

Верхний уровень управления в ООО Фирма «Лига» представлен генеральным директором, в подчинении которого состоят заместитель по производственной части, заместитель по административным вопросам, два менеджера по закупкам, менеджер по работе с клиентами, бухгалтерия, секретарь, начальник охраны труда и служба безопасности. Генеральный директор руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений [7, 188]. В его обязанности входит общее руководство основным производством и вспомогательными подразделениями для обеспечения непрерывного технологического цикла, общий контроль за работой предприятия, контроль приемки, хранения, переработки и списания сырья и вспомогательных материалов. Распределение материальных и людских ресурсов, планирование, контроль за исполнением решений. Контроль и учет движения сырья и готовой продукции, составление бизнес-планов, составление производственных отчетов, контроль ведения документооборота.

Заместитель директора по производству руководит цехом прессования (во главе с начальником цеха), цехом рафинации (во главе с начальником цеха), цехом розлива (во главе с начальником цеха),  лабораторией, элеватором, автоподразделением.  Заместитель директора по производству имеет следующие обязанности: определение путей реализации комплексных программ по всем направлениям совершенствования, реконструкции и технического развития, руководство деятельностью служб, контроль за результатами работы, состоянием трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях. руководство разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, повышению эффективности производства, организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции, обеспечение своевременного составления сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов по сбыту готовой продукции, финансовой деятельности, материально-технического снабжения и работы транспорта, координация работы подчиненных ему служб и подразделений, организация разработки рациональной плановой и учетной документации, применяемой на предприятии, а также анализа хозяйственной деятельности.

Заместитель директора по административным вопросам руководит инженерно-техническим отделом (во главе которого стоит главный инженер), отделом кадров и строительным подразделением. Он возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития предприятий и мер по ее реализации, координирует работу подчиненных ему служб и подразделений, обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности, организует проведение необходимого учета и составления отчетности, организует разработки рациональной плановой и учетной документации, применяемой на предприятии.

Должностные инструкции менеджеров по закупкам предписывают: менеджер по закупкам планирует, руководит или координирует деятельность по закупке сырья, материалов, оборудования, товаров и услуг, проводит инвентаризацию, управляет процессом закупки и поставки продуктов и материалов, определяет себестоимость товаров, формулирует и координирует исполнение политики торговли компании для обеспечения прибыли, готовит отчет о рыночных условиях и издержках на закупку, готовит, пересматривает и обрабатывает распоряжения и заказы на закупку материалов и оборудования, представляет компанию при формулировании политики закупок, а также при ведении переговоров и заключении контрактов с поставщиками.

Менеджер по работе с клиентами: осуществляет руководство одним из направлений деятельности организации в области связей с общественностью,  осуществляет выбор форм и методов взаимодействия с общественностью, организациями, средствами массовой информации, определяет характер, содержание и носители информационных сообщений, исходящих от организации, обеспечивает двустороннюю связь с потребителями, партнерами и другими группами общественности, организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, организует и проводит деловые переговоры, организует ведение деловой корреспонденции.

Начальники цехов имеют следующие обязанности: административное руководство цехами, составление годового бюджета цехов, формирование заявок на сырье и материалы, участие в проектах по модернизации или реконструкции оборудования цехов, составление необходимых производственных документов.

Главный инженер обеспечивает бесперебойную и технически правильную эксплуатацию и надежную работу оборудования, контролирует работу всех технических специалистов предприятия, осуществляет организацию ремонта оборудования, планирует проведение организационно-технических мероприятий, ведет техническую документацию и разрабатывает конструкторские проекты и решения.

 Главный бухгалтер обязан осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости, подготавливать и принимать рабочий план счетов, форм первичных учетных документов, обеспечивать порядок проведения инвентаризации, формировать и современно представлять полную и достоверную бухгалтерскую информацию о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, вести расчеты по заработной плате.

Начальник охраны труда обязан проводить инструктаж работников по технике безопасности и контролировать её выполнение.

Секретарь директора осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, организует проведение телефонных переговоров руководителя, печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ООО Фирма «Лига» имеет линейную организационную структуру. 

 

Рис. 7. Организационная структура предприятия ООО Фирма «Лига».

Преимущества такой структуры состоят в том, что она предполагает четкую систему взаимных связей функций и подразделений; четкую систему единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; ясно выраженную ответственность; быструю реакцию исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих; согласованность действий исполнителей; оперативность в принятии решений; простоту организационных форм и четкость взаимосвязей; минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции. Однако она также имеет и свои недостатки, например, отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы доминируют над стратегическими; существует  тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений; малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации; критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные; существует тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности; большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение; перегрузка управленцев верхнего уровня; повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

 

2.3. Возможные мероприятия по совершенствованию системы управления ООО Фирма «Лига»

 

В результате анализа предприятия ООО Фирма «Лига», сделаны основные выводы,  что недостатки структуры будут сильно мешать реализации стратегии. В связи с этим целесообразным будет переход к линейно-штабной структуре, чтобы восполнить отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования. Также это поможет разгрузить управленцев высшего уровня и при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.