Анализ и проектирование социальной организации

     После выявления  сильных и слабых сторон, а  также угроз и возможностей  устанавливается цепочка связей  между ними, которая в дальнейшем  может быть использована для  формулирования стратегий организации.

6.  Анализ существующей  организационной культуры

 

Наряду с  изучением различных аспектов внутренней среды организации очень большое  значение имеет также анализ организационной  культуры. Она пронизывает любую  организацию, проявляясь в том, как осуществляют свою работу сотрудники организации, как они относятся друг к другу и к организации в целом. Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабевает организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной культуры состоит в том, что она определяет не только отношения между людьми в организации, но также оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы.

 

Организационная культура - это набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их проведения и действий.

 

  Культура организации – это динамичная и постоянно развивающаяся система, в которой тесно связаны материальные и духовные артефакты. Выделим основные элементы организационной культуры.

 

Ценности представляют собой все окружающие объекты, в отношениикоторых члены организации занимают позицию оценки в соответствии со своими потребностями и целями организации. Они определяют поведение сотрудников согласно избираемым им приоритетам.

 

Организационные нормы – это общепринятые в данной организации правила и образцы поведения.

Формальные  организационные нормы: соблюдение закона, следование внутренним правилам и распоряжениям, воспроизведение статусной иерархии.

 

Например, соблюдение распорядка рабочего дня, отчета перед вышестоящим лицом.

 

Неформальные  организационные нормы: моральные стандарты действий в организации, способы взаимоотношений между участниками организации.

В данной компании присутствует феномен неформальной организации, то есть все сотрудники общаются на равных. Нормой считается  обращение на «ты», не используя  отчества.

 

 

Традиции в организации – установившиеся правила поведения и действий, принятые в организации, которые передаются от сотрудников к сотрудникам и закрепляют организационные норма. Например, традиция ужина в ресторане после прошедшего двухдневного семинара. В данном мероприятии принимаю участие все сотрудники компании.

 

Обычаи – воспринятые из прошлого формы совместных действий ,которые регулируют жизнь организации в настоящем, являются для её сотрудников привычными и значимыми.

 

Ритуалы – периодически совершаемая совокупность действий , которые в упорядоченной символической форме воспроизводят связь участников организации с каким-либо объектом или событием.

Например, проводы на пенсию, вступление в должность сотрудника, поздравления первых лиц организации.

 

Мифы  и легенды – выдуманные или приукрашенные истории о наиболее значимых событиях  или людях, связанных с организацией.

 

Язык  организации – слова, выражения , сленг,  профессиональная лексика – совокупность вербальных символов, которые вырабатываются в процессе совместной деятельности людей в организации , облегчая взаимопонимание в процессе достижения целей.

В данной организации  это офисно-молдавская лексика , поскольку  корни уходят  в Молдавию.

 

Миссия  организации – основная идея, с которой организация приходит в мир,которая позволяет понять её замысел, выгодно отличает от других, со схожими целями.

 

Имидж организации – представление об организации в целом, о её сотрудниках и её деятельности , которое формируется у окружающих. Имидж это фактор доверия или недоверия потребителей услуг организации, её партнёров, поставщиков ресурсов , других заинтересованных лиц.

 

ООО «Комплектсервис» имеет хороший имидж и репутацию, заслуженную профессионализмом и надёжностью.

Механизм действия культуры ООО «Комплектсервис» основан на единстве разделяемых всеми его участниками целей, ценностей, реализации общепринятых образцов и норм поведения ,понимании единых символов. 

7. Анализ жизненного  цикла организации (схема), организационные  кризисы. Проявляющиеся  законы  организации. Выводы.  

Жизненный цикл компании ООО «Комплектсервис»

                   Формирование                 рост                  стабилизация                       спад               ликвидация либо возрождение

 

Рост фирмы на рынке  сопряжен с изменением ее организационных состояний, называемых стадиями жизненного цикла организации. Суть этих моделей состоит в том, что функционирование (жизнедеятельность) предприятия представляет собой последовательность сменяющих друг друга этапов, которые имеют определенные характеристики. Можно выделить два уровня рассмотрения подобной этапности.  Периоды, проживаемые фирмой в рамках однотипных ценностных установок и фиксирующие, в первую очередь, специфику управленческих задач в определенный период функционирования организации - стадии; периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации, - этапы или циклы развития. Организация может выжить и перейти к следующему циклу развития только в том случае, если найдет новую идею, новый товар, привлекательные для потребителя, и займет новое место на рынке. Если ей это удается, то она (организация) может вновь пережить стадии создания, роста, зрелости, которые неизбежно перетекут в новый кризис. Задача руководства заключается в постоянном осуществлении мониторинга среды с целью прогнозирования позиции предприятия на кривой жизненного цикла и осуществления эволюционных организационных изменений. Основа эффективного управления любой организации – фундаментальный закон, гласящий что все организации, как живые организмы, проходят через различные стадии жизненного цикла. На каждой новой стадии развития каждая организация сталкивается с уникальным набором вызовов и сложностей. Успех организации определяется способностью лидеров управлять здоровым переходом от одной стадии к другой.

 

 

 
Сложности, с которыми сталкивается организация на разных стадиях, связаны  как с ростом и успехом компании, так и с внешними факторами: изменениями  рынка, конкурентами, технологиями, экономической  и политической средой. Это простая и неизбежная реальность является основой следующих 3 важных принципов природы проблем в организации.

1. Проблемы – естественное следствие изменений. Единственная стадия кривой жизненного цикла, где нет проблем, это то, где нет изменений, а именно – в стадии ликвидации. Способность ООО «Комплектсервис» работать единой командой, быстро бороться с любыми проблемами – это ключевое конкурентное преимущество.
2. Некоторые встречающиеся проблемы – нормальны, некоторые – нет. Нормальными проблемами являются те, которые можно ожидать на данной стадии жизненного цикла. Ненормальные проблемы – не ожидаются или не желательны на данной стадии. Так как никогда не бывает достаточно времени и ресурсов, чтобы разрешать все встречающиеся проблемы, фирма сосредотачивается на тех, что не являются нормальными. Многие нормальные проблемы можно игнорировать, так как они сами решаться при нормальном ходе роста и развития.
3. Расцвет (Prime) – источник молодости организаций. Возраст компании по жизненному циклу не связан с хронологическим возрастом, количеством сотрудников или размером капитала. Вместо этого, возраст по кривой жизненного цикла определяется взаимоотношением гибкости и контроля. Расцвет (Prime) — оптимальная точка «кривой» жизненного цикла, где организация достигает баланса между самоконтролем и гибкостью.

Организационные кризисы

 Считается, что циклы организационного развития отделяются друг от друга моментами организационных кризисов. Кризис – это затруднительное, тяжелое положение, как правило, характеризуется снижением эффективности деятельности ниже границ рентабельности, потерей места на рынке, и возможностью гибели организации. ООО «Комплектсервис»  сейчас переживает кризис, связанный с необходимостью перехода одной фазы развития в другую. С помощью обновления области аккредитации и расширения используемых методов,  обучения своих сотрудников, повышения квалификации, найма профессиональных менеджеров, пересмотра политики выплаты зарплаты. Для этого руководству необходимо быть более внимательным к своим сотрудникам, следить за тем кто какие функции, доп. работы выполняет, требовать отчетности выполненных работ, необходимо расширение производственной линии. Итак, сопоставим цели конкретным элементам. За соблюдением законности и правопорядка будет следить отдел охраны. Поиском кредитов, уменьшением сроков оборачиваемости и качества бухгалтерского анализа займется финансовый отдел. Повышением квалификации сотрудников и оптимизацией кадрового состава предлагается заняться отделу кадров. Отдел коммерции должен заняться логистикой и планированием производства, его совершенствованием, прогнозированием продаж и поиском более качественной продукции. Делопроизводящий отдел предположительно займется проведением рекламных акций, а административно-хозяйственный отдел – поиском возможностей для безотходного производства. Директору предстоит поиск новых зданий, с целью снижения коммунальных платежей и арендной платы, поиском энергосберегающих технологий, расширением номенклатуры и комплекса услуг, продвижением товара в регионы.

Таким образом, каждый при деле, каждый занят. Логично предположить, что это не потребует каких-либо специальных мер по изменению структуры фирмы. Все можно вполне исправить и так.

    Законы организации.

         Законы организации имеют в  своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное – это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки). Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы организации  по важности делятся на 2 уровня:

- основополагающие (законы  синергии, самосохранения, развития)

- менее важные (информативности-упорядоченности,  единства синтеза и анализа,  композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

2. Основные законы и принципы организации

 

Закон информированности-упорядоченности

Все коммуникации в организации  основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Закон: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.  Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных. В моей организации все данные, информация поступает своевременно, является исчерпывающей и в исключительных случаях требует уточнений, что иногда затрудняет и приостанавливает работу – это касается данных о распорядке и выполнении заданий. Здесь стоит заметить, что остро стоит проблема не информированности  новых работников об истории создании, целях и достижениях организации.

         Самым важным приложением закона  информированности-упорядоченности  является рекламная деятельность. Реклама – это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Здесь тоже стоит заметить, что деятельность этой организации нуждается в масштабной рекламе. Существует недостаток оповещения населения о занятии и роде деятельности организации, многие просто не знают, что существует такой вид услуги населению и как исследование продуктов питания: состава, вредности, угрозе жизни и здоровью, чистоте, исследование на генно-модифицированные организмы и т.п.

 

Закон развития

Закон развития: каждая организация  в процессе своего развития стремится к оптимальной самореализации как целого, так и составных своих элементов на основе их активности и динамического равновесия.

Развитие организации  обусловлено следующими факторами: изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.), изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые уровни и др.), потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.).

        Так же можно сказать о законе дополнения - основывается на том, что функции и процессы предприятия дополняются противоположными. Делегирование полномочий дополняется их концентрацией, власть - исполнением, специализация - универсализацией и т. д. О закон композиции - предполагает, что деятельность всех сотрудников организации должна подчиняться ее общей цели, а индивидуальные цели выражаются в виде ее составляющих. О законе онтогенеза - заключается в том, что любая организация, как и живое существо, проходит определенные этапы развития, такие как становление, развитие и угасание. В соответствии с этим целью руководителя являются ускорение первой фазы, продление второй и отодвижение во времени третьей.

1. Закон самосохранения

 

Закон самосохранения: каждая организованная динамическая система  обычно противостоит внутренним и внешним  разрушающим воздействиям, используя  для этого значительную часть  своего потенциала. Если изъять из деятельности предприятия принцип стабильности, то оно придет к анархии и разорится, если исключить принцип развития, то оно закостенеет и тоже разорится. Самосохранение обеспечивается за счет искусного сочетания стабильности и развития.

3. Закон синергии

 

   Закон синергии: любая сложная динамическая система стремится получить       

   максимальный  эффект за счет своей целостности;  стремится максимально 

  использовать  возможности кооперирования для  достижения эффектов.

Также нам  почти не приходится искать клиентов, в основном клиенты сами подают нам заявки, заключают контракты и договоры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Заключение.

Проделанная работа показывает, что приведенная  структура соответствует поставленным в дереве целей задачам. Это наглядно доказывает, что применение системного анализа вполне оправдано – он помогает решить на первый взгляд неразрешимые задачи, как, например, эта. Другие не менее важные проблемы также решаемы силами системного анализа.