Методика проведения презентаций

1. Открывающая часть, или вступление;
2. Раздел 1;
3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
4. Раздел 2;
5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
6. Раздел 3;
7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
8. Заключение.

     Как видим, содержание материала разбивается  на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно  и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.

     После информационно-содержательной части  объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная  часть. Это может быть небольшой  концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может  быть перенесено на более позднее  время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с  фуршетом.

     С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

     Сформулируем  несколько ключевых моментов, о которых  всегда следует помнить, проводя  презентацию.

1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.
2. Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.
3. Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.
4. Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!
5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.
6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.
7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

                       Глава 2. Методика проведения презентаций

     2.1. Критерии оценки  презентации в  связях с общественностью 

     Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности. Не уделяя им должного внимания, есть риск того, что презентация получится заурядной, серой и неинтересной. Остановимся на них подробнее.

1. Увлекательность.

     Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и  не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

2. Содержательность.

     Пришедшие на презентацию получают важную и  значимую для них информацию, которая  им полезна. Даже если развлекательные  моменты окажутся не в их вкусе (что  нежелательно), они не пожалеют о  затраченном времени, так как  будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен  достаточно полно. Это самый главный  пункт в отношении эффективности  презентации, который достигается  за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а  также использования технических  средств.

3. Визуализация (запоминаемость).

     Это крайне важное условие успешности презентации  Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, деталь, символизирующие общую тему – тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.

     Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое значение, ведь, как известно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально – 55%, причем аудиально – 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи – перфоманс - это остается надолго в памяти гостей.

4. Интерактивность (активизация).

     Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная  презентация – это интерактивное  общение ведущих с залом. Формы  активизации используются самые  разные: от письменного и устного  анкетирования приглашенных до прямого  вовлечения их в действие. Но особенно важным является – через убеждение  побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

5. Сбалансированность.

     Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов  над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к  примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.

     Тем не менее, секрет удачной презентации  не только в том, чтобы грамотно е  выстроить и отработать без запинок  и технических сбоев. Гораздо  важнее придумать изюминку, которая  выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной».

     Некоторыми  шагами к успеху являются следующие  рекомендации. Во-первых, желательно приходить  на презентацию заранее, тогда можно  пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять  гостям что-нибудь на память. Пусть  у человека останется в руках  некая памятная вещичка, сувенир, который  долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами  презентации – у гостей останутся  доказательства слов выступающих, а  это повышает доверие. А также  уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как  что-то свое. Только не стоит раздавать  подарки вначале, они превратятся  в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит –  подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И  слушатель его накажет – он просто перестанет слушать. Поэтому  не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т.п. Корифеи презентаций не извиняются даже за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее – нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать – пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.

     Еще «фишкой» презентации считаются  запланированные «сбои»! Что происходит со спикером, когда во время его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники. На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, этот прием используют только самые опытные выступающие.

     «Если произошло что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, – считает бизнес-тренер Ольга Осипова. – Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий». Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ некомпьютеризированной компании». Это действует порой гораздо эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму».

     В то же время, не менее эффективным  является использование принципа «хука» (с англ. Hook – крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант – поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная шутка или смешная история – зацепка, привлекающая и удерживающая внимание слушателей на презентации.

     Наконец, весьма действенный прием – применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет  связывать между собой различные  регионы» или же «Это как кровеносная  система, которая доставляет в сердце – центр вашей компании – необходимые  порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант гораздо предпочтительнее.

     Джин  Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире – директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали».

     Но  какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными  – чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем  больше репетиций, тем спектакль  под названием «презентация»  пройдет успешнее; чем короче и  проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего. Без этого не возможно добиться успеха.

2. Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций в связях с общественностью

     В результате анализа презентаций  «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated» и СОАО «НСГ» были разработаны рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций. К ним относятся следующие.

     1. Четко определить цели и задачи  презентации. Во-первых, это позволит потом определить эффективность. Во-вторых, четкость и определенность позволит разработать стратегию презентации, задать ее ход.

     2. Пользоваться услугами профессионалов и специалистов. Презентацию «Семинар Инсайт» нельзя считать полноценной, так как были нарушены базовые принципы проведения этого мероприятия.

     3. Проверять заранее состояние оборудования, совершать необходимые настройки аппаратуры. Например, во время презентации «Семинар Инсайт» перестал писать маркер, а на презентации «MARS incorporated» светило солнце и изображение на экране было плохо видно.

     4. Рассчитывать примерное число  пришедших, чтобы не возникало  проблем с помещением. Например, презентацию СОАО «НСГ» пришлось  задержать, потому что не хватило  мест, а помещение, выбранное для «Семинар Инсайт» было слишком большим, что производило впечатление незначительности события.

     5. Следить за организационными моментами. Под этим понимается, чтобы было хорошее освещение, не было холодно или жарко, имелся гардероб.

     6. На презентации нужны ведущие.  Во-первых, они представляют спикеров, что придает им авторитетность. Во-вторых, несут развлекательный  характер.

     7. Организаторам необходимы бэйджи. Без комментариев.

     8. Вводить в структуру презентации развлекательную часть и визуализацию.