Отчет по преддипломной практике в МОУ гимназии № 16

 

 

 

 

 

 

 

Отчет по преддипломной практике

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Я проходил преддипломную практику в МОУ гимназии № 16, которая является муниципальным образовательным учреждением.

В последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и  используется предприятием в процессе его функционирования, постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Поскольку МОУ гимназия № 16 является довольно крупным муниципальным учреждением, то внедрение информационной системы крайне необходимо.

Актуальность темы: данная тема очень актуальна, поскольку внедрение ИС позволит организации выйти на более высокий уровень материально-технического оснащения. Целью преддипломной практики является предпроектное обследование МОУ гимназии № 16, в ходе которого будет собран  материал, необходимый для дальнейшей разработки проекта информационной системы для МОУ гимназии №16, позволяющей выполнять перечень следующих задач:

перевод всей учетной документации гимназии в электронный вид для  создания более эффективного механизма формирования и хранения общих данных образовательного учреждения, а также для удобства ее использования и обработки;

- повышение эффективности  обучения школьников путем автоматизации  организации учебной деятельности  по заполнению рабочей учебно-методической документации (тематическое и поурочное планирование, классные журналы);

-уменьшение занятости  педагогического персонала школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения  учетной документации;

-модернизация механизмов формирования, систематизации и хранения информации об учащихся, включая контроль  за качеством обучения, ведение делопроизводства по учащимся в установленных формах (личные дела, Алфавитная книга);

- защита  конфиденциальной  информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся;

- подготовка гимназии  к переходу на более современный  уровень материально – технического  оснащения.

В ходе  прохождения преддипломной практики должен быть выполнен перечень следующих задач:

1. исследование предметной области;
2. исследование информационных потоков МОУ гимназии № 16;
3. исследование документооборота организации;
4. разработка функциональной модели «AS-IS»;
5. разработка функциональной модели «TO-BE»;
6. разработка технико-экономического обоснования проекта.

 

Организационная диаграмма гимназии

Организационная диаграмма представлена на рисунке 1.

Рис.1. Организационная диаграмма гимназии

Во главе организации стоит директор. В его непосредственном подчинении находятся завучи, а также секретарь- делопроизводитель. В свою очередь в подчинении завучей находятся учителя-предметники, которые одновременно являются классными руководителями. Таким образом, организация заказчик обладает четко выраженной иерархической структурой управления.

Swim Lane Diagrams

Диаграмма «Работа гимназии». В этом бизнес-процессе участвует весь персонал организации. Учителя-предметники обязаны заполнять журнал успеваемости класса, выставляя оценки, заполняя листок домашних заданий, отмечая пропуски учеников. В обязанности классных руководителей входит контроль успеваемости и посещаемости учащихся своего класса, создание и последующая работа с классным журналом, формирование характеристик и сводной ведомости успеваемости класса. В перечень должностных обязанностей завучей входит тарифицирование сотрудников, составление учебного расписания, составление табеля, а также формирование различных отчетов и протоколов. В обязанности секретаря входит кадровый учет сотрудников гимназии, составление списка первоклассников, а также формирование приказов и распоряжений директора. Графическая интерпретация обязанностей сотрудников организации заказчика представлена на рисунке 2.

Рис.2.Работа гимназии

ТЭО

1. Ведение.
1. Основанием для составления технико-экономического основания является приказ директора МОУ гимназия №16 г. Сочи Стрелковой Зои Фадеевны.
2. Заказчик - МОУ гимназия №16 г. Сочи
3. Исполнитель – ООО « IT-SERVICE», специализирующееся на создании Информационных систем, для управления учреждениями и организациями.

3.1.4. Сроки начала и окончания работ устанавливаются на этапе создания технического задания.

2. Характеристика объекта и существующей модели управления.
1. В данный момент времени организация учебного процесса в школе осуществляется посредством привычного, неэффективного метода, т.е. для контроля успеваемости и посещаемости учащихся преподаватели ведут журналы, которые вынуждены заполнять вручную. Это, соответственно, влечет за собой большую трату времени, отведенного на проведение урока. В связи с тем, что дети опаздывают на уроки, учитель отвлекается от ведения урока и тратит свое время на то, чтобы отметить опоздавших школьников. В конечном итоге получается так, что преподаватель не успевает уложиться в отведённое время урока или не дает положенного материала. Довольно часто бывает так, что учитель не успевает заполнить журнал вовремя, он вынужден заполнять журнал на перемене, что влечет задержку журнала для следующего преподавателя. 

Для классных руководителей тоже существуют определенные неудобства. В частности, классный руководитель вынужден ежедневно перелистывать журнал с тем, чтобы осуществлять контроль успеваемости и посещаемости своих учеников. Также в обязанности классных руководителей входит составление характеристик на учащихся своего класса, а также создание и последующая работа с журналом успеваемости своего класса. В частности классный руководитель должен предоставить завучу отчет о посещаемости учащихся и сводную ведомость успеваемости класса. Данные отчеты формируются на основе данных, получаемых из журнала успеваемости класса.  Завуч не может собрать журналы в короткий промежуток времени для проверки их своевременного и корректного заполнения, а также для проверки объективности выставления оценок учащимся, а также для контроля за выполнением учебных программ по предметам. Завучи несколько раз в четверть проверяют оформление журнала, т.е. заполнение всех необходимых сведений об учащихся и их родителях. Также завучи по роду своей деятельности обязаны предоставлять большое количество статистической отчетности в Управление Народного Образования. Помимо этого в обязанности завучей входит формирование учетной документации, которая используется в процессе функционирования гимназии. К такой документации можно отнести:

• табель с указанием количества рабочих дней преподавательского состава гимназии;
• недельная сетка часов преподавателей;
• тарифная сетка;
• протоколы педсоветов и совещаний при директоре образовательного учреждения.

  Вышеуказанная документация  передается  в бухгалтерию организации  для начисления заработной платы  преподавательскому составу организации. К документации, предоставляемой в виде отчетов,  относятся:

1. сведения о классах;
2. отчет о кабинетном фонде гимназии;
3. сведения о преподавателях;
4. сведения об образовательном учреждении.  

К обязанностям секретаря гимназии относятся кадровый учет преподавательского состава организации, формирование внутренних приказов организации Заказчика.

Вышеописанные функции административно-управленческого аппарата, а также преподавательского состава организации.

 

2. Недостатки существующей системы оформления всей учетной документации:

- неэффективность описанного выше  способа формирования и ведения  учетной документации;

-большие объемы информации, с  которыми приходится работать  персоналу;

- неоправданно большие затраты  времени, а также физических сил персонала гимназии на ведение и оформление всей необходимой документации;

-  отсутствие защиты информации, хранящейся в классных журналах  от  несанкционированного доступа  к ней со стороны учащихся.

- учитель не всегда имеет  возможность воспользоваться классным журналом во внеурочное время, т.к. журнал в это время может находиться у другого преподавателя.

3. В связи с ежегодным изменением  общего числа учащихся в гимназии, в  учетной документации приходятся часто делать изменения. Это влечет за собой резкое увеличение занятости персонала, занимающегося ведением и оформлением необходимой документации. Учитывая данное обстоятельство, считаю, привычная модель организации работы школы, в учебной части, устарела и не отвечает требованиям нынешнего времени. Она должна быть модернизирована.
4. Готовность организации исполнителя: ООО « IT-SERVICE», и организации заказчика: МОУ гимназия №16 г. Сочи к внедрению ИС определяется материально – техническим обеспечением гимназии компьютерами, аппаратное и программное обеспечение которых на данный момент времени нуждается в модернизации и частичной замене.

К инсталяциии Информационной Системы МОУ гимназия №16 готова частично:

-один кабинет информатики;

- кабинет секретаря;

- два кабинета завучей.

 Для обеспечения  нормального  функционирования ИС необходимо проектирование и прокладка новой локальной вычислительной сети организации Заказчика. Полный перечень материальных затрат, связанных с непосредственным внедрением и эксплуатацией разрабатываемой информационной системы приведен в приложении Б. 

3.3.Цели, критерии и ограничения  к внедрению ИС.

3.3.1. Цели внедрения ИС:

-перевод всей учетной документации  школы в электронный вид, для  удобства ее хранения, использования  и обработки;

- повышение эффективности обучения  школьников, за счет сокращения времени, необходимого на заполнение классных журналов;

-уменьшение занятости педагогического  персонала школы, посредством уменьшения  времени, необходимого для заполнения  учетной документации;

-защита информации, хранящейся  в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся;

- подготовка гимназии к переходу  на более современный уровень  материально – технического оснащения.

3.3.2.   Ограничениями во внедрении  данной ИС являются:

- в ходе предпроектного обследования  объекта информатизации ограничений не выявлено.

 

3.4. Функции внедряемой ИС:

1) формирование личных дел сотрудников  гимназии;

2) учет успеваемости и посещаемости;

3) формирование отчетов;

4) расчет рабочей нагрузки учителей;

5) формирование тарифной сетки;

6) формирование различных протоколов организации Заказчика.

3.5. Ожидаемые технико-экономические  результаты создания ИС для  школы.

3.5.1. Основными источниками экономической  эффективности являются: подготовка  гимназии к переходу на более  современный уровень материально – технического оснащения, повышение эффективности обучения школьников, за счет сокращения времени, необходимого на заполнение классных журналов. Кроме того, одним из основных преимуществ, внедряемой ИС являются также: защита информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся и уменьшение занятости педагогического персонала школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения учетной документации. Также данная ИС позволит анализировать данные, находящиеся в информационной базе. Это повысит экономическую эффективность проекта, поскольку оптимизирует работу ИС.