Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008

    Эта форма документа разрабатывается, пересматривается, отменяется и утверждается руководителем  подразделения, непосредственно  работающим с документом.

                6.3  Документу, содержащему записи, присваивается обозначение  начальником подразделения совместно с менеджером по качеству.

    Обозначение  формируется следующим образом:

     - первые две буквы - являются индексом подразделения (например,  КО – коммерческий отдел);

• затем идет порядковый номер документа в подразделении - до трех знаков, (например, 001, 010, 100);

 

• затем в  скобках указывается номер редакции (начиная со второго номера).

         Пример обозначения формы документа коммерческого отдела: КО-003(редакция 2).

    При присвоении обозначения журналу  прибавляется буква Ж к группе букв, обозначающих индекс подразделения ( например,  КО-Ж-001).

          При присвоении обозначения форме предоставления данных для анализа результативности процесса  прибавляются буквы АД к группе букв, обозначающих индекс подразделения (например,  КО-АД-001).

    При присвоении обозначения реестру  документов к группе букв, обозначающих индекс подразделения, прибавляется буква Р (например,  КО-Р-001).

    6.4 Образцы форм с присвоенными  обозначениями хранятся у руководителя  подразделения, которое использует  заполняемые формы в работе.

    Например, образец документа с обозначением КО-001 хранится в коммерческом отделе.

          В каждом подразделении ведется реестр форм, используемых в работе, с приложенными к нему образцами форм. Ответственность за формирование реестра и его актуальность несет руководитель подразделения.

         На образце формы ставится  штамп «Образец», гриф «Утверждаю», подпись руководителя подразделения с расшифровкой подписи, дата утверждения (введения в действие).

         При отмене формы на образце  ставится штамп «Отмена», подпись  руководителя подразделения с  расшифровкой, дата отмены.

          При пересмотре формы первоначальная редакция формы отменяется, а в обозначении формы, разработанной взамен, изменяется номер редакции.

          Учтенные копии форм раздаются  заинтересованным должностным лицам  руководителем подразделения. Выдача  учтенных копий форм  фиксируется на оборотной стороне образца формы с указанием номера учтенной копии, даты выдачи, подписи лица, получившего копию, с расшифровкой.

    6.5 Идентификационные записи

    6.5.1 К таким записям относятся:

          -обозначение, присваиваемое заполняемым формам;

          -обозначение, присваиваемое внутренним  документам СМК;

     -штампы и надписи, идентифицирующие  статус документа (например, «Контрольный  экземпляр);

     - сведения о наличии изменений  во внешних и внутренних документах  СМК;

           - этикетки, наносимые на  поверенные средства измерений и аттестованное испытательное оборудование, идентифицирующие статус оборудования;

     6.5.2  Присвоение обозначений   формам записей, разработанным  в организации, производится менеджером  по качеству в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.

     6.5.3 Сведения о наличии (внесении) изменений во внешний нормативный  документ наносятся вручную шариковой  ручкой на титульный лист контрольного  экземпляра документа, а также  на учтенные экземпляры документов.

          Исключение из общего правила составляет только нанесение надписи «б/и» (без изменений), которая наносится карандашом только на контрольный экземпляр внешнего нормативного документа. При вводе в действие изменения к документу, надпись «б/и» стирается, и уже чернилами наносится отметка об изменении, как на контрольный, так и на учтенный экземпляр документа. Проверка экземпляра нормативного документа на наличие изменений и действие производится менеджером по качеству на основании ежегодного указателя стандартов и информационных указателей стандартов, выходящих ежемесячно.

    Сведения  о наличии изменений во внутренний документ СМК вносятся в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009. 
 
 

 

     6.5.4 Этикетки, идентифицирующие статус  оборудования, наносятся на единицу  оборудования на бумажном носителе  машинным способом, но только  в том случае, когда при поверке/аттестации  выдается свидетельство или аттестат. Если поверенное средство измерения (или аттестованное измерительное оборудование) подлежит клеймению, то тогда этикетка не наносится. В этикетке отражена следующая информация:

• наименование средства измерения или измерительного оборудования;
• заводской или инвентарный номер;
• основные технические характеристики (при необходимости);
• номер свидетельства о поверке (аттестата);
• дата выдачи и срок действия документа;
• дата следующей поверки/аттестации.

 

    7  Хранение записей 

    7.1 Хранение записей осуществляется в подразделениях организации в соответствии с выполняемым видом деятельности.

2. Срок хранения записей устанавливают разработчики. При отсутствии указанных сроков хранения записи хранятся не менее трех лет.

                7.3 Ответственность  за сохранность записей несут  руководители подразделения- исполнителя.

                После окончания  срока хранения  они изымаются  и уничтожаются.

                7.4 Контроль за  изъятием и уничтожением записей  осуществляют руководители подразделений,  отвечающие за их ведение. 

    8 Ответственность 

    8.1 Координацию и контроль выполнения работ по ведению записей в целом по организации осуществляет менеджер по качеству (контроль – при проведении внутреннего аудита).

    8.2  Ответственность за организацию,  выполнение работ и осуществлению  контроля по управлению записями  в подразделениях несут руководители подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Лист  согласования 
 

Разработчик:

Менеджер по качеству  _______________   

                                                                                                                 

Согласовано: 

Заместитель генерального директора по НПР   _____________    

Зам. генерального директора  ______________   

Главный инженер  ______________   

Начальник производства  _______________   

Начальник ОТК  _______________   

Начальник коммерческого  отдела  ________________  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Лист  ознакомления с  СТП Н-СМК-003-2009 и изменениями к нему 
 

          наименование структурного подразделения