3. Эффективность восприятия.
Речь идет, прежде всего, о структуре и
форме подачи информации, способствующих
более быстрому ее усвоению и запоминанию.
4. Своевременность
представления. Сроки представления
информации должны обеспечивать быструю
реакцию организации на изменения, происходящие
во внешней и внутренней среде, удовлетворять
потребности пользователя. Жесткий контроль
сроков позволит избежать возможных потерь,
связанных с их несоблюдением.
В процессе перемещения
информация теряется и искажается. Причиной
этого могут быть организационные факторы
(неэффективное регламентирование и регулирование
информационных потоков, неэффективная
организационная структура) и личностные
факторы (неудовлетворительный социально-психологический
климат в коллективе, сознательное или
неосознанное искажение информации отдельными
работниками, фильтрация информации на
основе субъективных оценок ее важности).
В результате при прохождении информации
по вертикали в зависимости от размера
предприятия и ряда других факторов теряется,
по разным оценкам, от 50 до 90%. Горизонтальные
коммуникации значительно эффективнее.
Повысить эффективность
информационных коммуникаций можно несколькими
способами, выбор которых определяется
причиной потери информации.
1. Организационные
методы. Связаны с устранением
недостатков организационной структуры,
которые приводят к потере
информации, с осуществлением организационных
кадровых решений и мер, способствующих
эффективному обмену информацией.
К организационным методам относят:
сокращение уровней управления,
перераспределение функций, формирование
межфункциональных подразделений, групп,
введение должности менеджера-интегратора,
ротация персонала.
2. Регулирование
информационных потоков. Регламентирование
количественной и качественной
потребности в информации в
соответствии с функциями и
задачами, реализуемыми на данном
рабочем месте.
3. Введение регламентов,
обеспечивающих однозначное восприятие
информации персоналом.
4. Внедрение организационных
форм обмена информацией между
участниками решения задачи, в
том числе основанных на использовании
современных программных продуктов,
позволяющих осуществлять взаимодействие
через персональные компьютеры,
удаленные друг от друга на
любые расстояния. К таким формам
относятся мини-совещания, летучки,
короткие обсуждения проблем, селекторные
совещания, совместное принятие
решений в режиме «телеработы».
5. Создание условий
для неформального общения персонала
в рабочее и внерабочее время
(организация неформальных встреч,
совместное празднование юбилеев,
праздников, дней рождения, совместные
поездки за город).
6. Внедрение программ,
направленных на совершенствование
обратной связи в процессе
обмена информацией между руководством
и подчиненными (например, программа
«открытых дверей», обеспечивающая
доступность высшего руководства
для непосредственного общения
с подчиненными).
7. Проведение опросов
персонала, позволяющих выяснить
недостатки в информационном
обмене. Задаваемые вопросы должны
позволить оценить: объем, качество
и своевременность доводимой
до персонала информации, проблемы
информационного обеспечения, с
которыми сталкиваются работники,
степень удовлетворенности работников
объемом получаемой информации
с точки зрения реализации установленных
функций, результативность общения с непосредственным
руководителем.
8. Использование
приемов, позволяющих устранить
промежуточные звенья в процессе
передачи информации: телефоны доверия,
ящики для предложений и замечаний,
сообщения, направляемые по электронной
почте, стенные газеты. На крупных
предприятиях торговли могут
издаваться газеты, журналы, функционируют
радиотрансляционнные сети, студии телевидения.
2.Информационная система
предприятия (ИС) представляет
собой информационно-технологическую
составляющую бизнес-процессов, направленных
на реализацию функций и задач организации.
Основными ее элементами являются:
– информация, используемая
в процессе реализации функций и задач
пользователей;
– совокупность регламентов,
определяющих порядок функционирования
и развития информационной системы;
– формы документов;
– техническое обеспечение.
Автоматизированная
информационная система учета и управления (АИС) представляет
собой совокупность формально фиксируемых
информационных процессов, направленных
на удовлетворение потребности в информации
пользователей на всех уровнях организационной
структуры, функционирующая на основе
современных информационных технологий.
АИС состоит из внешних и внутренних каналов
передачи информации, систем ее обработки,
накопления и предоставления. Общей целью
создания АИС торгового предприятия является
информационное обеспечение реализации
основных функций управления – планирования,
организации, руководства и контроля.
Ее внедрение позволяет оптимизировать
торгово-технологические процессы, повысить
производительность труда персонала за
счет уменьшения трудоемкости обработки
документации, уменьшения количества
ошибок и времени на их исправление, сокращения
времени движения документов и получения
необходимой информации, оптимизации
принятия решений за счет разнообразия
форм предоставления информации, возможности
моделирования и расчета различных вариантов
решений.
Основными составляющим
АИС являются:
– технические средства
(компьютеры, локальные и глобальные вычислительные
сети);
– программное обеспечение
(чаще всего стандартное, реализуемое
отечественными фирмами-производителями
(например, «1С», «БЭСТ», «Новый Атлант»
системы «Галактика») и рядом зарубежных
фирм;
– информационная
структура организации (совокупность
формальной информации, структурированной
в соответствии с принятой логикой ее
использования).
1. Системность. Предусматривает совокупность
информационных процессов, реализуемых
в системе программ автоматизированных
задач на основе единой базы данных. Формирование
единой базы данных предусматривает использование
набора решений для ввода информации с
подключенного торгового оборудования
(контрольно-кассовых машин, сканеров
и принтеров штрих-кодов, электронных
весов и проч.).
2. Открытость
и развитие. Реализация этого принципа
обеспечивается за счет использования
открытой технологии, обеспечивающей
совместную работу с другими программами
и аппаратными средствами. Используемые
схемы учета корректируются в соответствии
с меняющимися требованиями, обеспечивая
тем самым адаптацию информационной системы
к условиям функционирования организации.
3. Экономичность. Соотношение прибыли
от внедрения АИС и затрат на ее создание,
функционирование и развитие должно обеспечивать
получение установленной нормы прибыли.
4. Ответственность. Предусматривает наличие
персональной ответственности должностных
лиц за формирование и исполнение соответствующих
документов, видов работ, связанных с обработкой
и предоставлением информации, сроков
их проведения и т. д.).
Важнейшей для торгового
предприятия информацией, формируемой
в базе данных, является информация об
объеме продаж. Современные информационные
технологии позволяют получить необходимую
информацию в режиме реального времени.
Это обеспечивает своевременность принятия
решений о структуре и сроках закупки
товаров или о необходимости проведения
мероприятий по стимулированию продаж
плохо продаваемого товара. Компьютерные
системы позволяют оперативно регулировать
перераспределение товара в торговых
сетях, обеспечивая тем самым наиболее
полное удовлетворение спроса, дифференцированного
в соответствии с его территориальной
спецификой.
Современная оптовая
и розничная торговля использует компьютерные
системы, формирующие базу данных для
осуществления контроля запасов на основе
данных складского учета и информации,
считываемой непосредственно с кода упаковки
товара в электронных кассовых терминалах.
Технология автоматической регистрации
характеристик реализуемого товара раскрывает
возможности для мониторинга продаж по
широкому перечню показателей, являющихся
основой для маркетингового анализа факторов
спроса.
Современные программные
продукты позволяют пользователям осуществлять
совместную работу над задачей, оставаясь
пространственно разделенными друг от
друга. Определенные категории персонала
предприятий торговли (торговые агенты,
бухгалтеры) могут успешно реализовывать
свои функции, находясь вне рабочих помещений
организации. С конца прошлого столетия
в России идет процесс интенсивного развития
виртуальной торговли, предусматривающей
через глобальную сеть Интернет предложение,
прием заказов и оплату покупки.
На основе единого
банка данных формируется информационно-управляющая
система, включающая в себя ряд информационных
подсистем, обеспечивающих принятие решений
в конкретной области управленческой
деятельности. К наиболее важным из них
относят:
– управление маркетинговыми
исследованиями;
– управление хозяйственными
связями;
– управление закупками
и продажами;
– управление товародвижением,
товарными запасами;
– управление ассортиментом
и качеством товаров;
– управление ценообразованием;
– управление персоналом;
– учет и управление
финансами;
– управление материально-техническим
снабжением.
Создание автоматизированной
информационной системы начинается с
предпроектного обследования информационной
системы организации. Оно проводится по
подразделениям организации и предусматривает
анализ перечня задач и решений, принимаемых
персоналом в соответствии с реализуемыми
функциями, требований, предъявляемых
к информации. Далее анализируется входящая
и выходящая информация, информация, формирующаяся
на рабочих местах, формы документов. Фиксируется
движение информации внутри подразделения
между рабочими местами конкретного подразделения
и между подразделениями организации,
связанными между собой решением определенной
задачи. На основе полученных данных определяются
основные этапы обработки информации,
составляется схема ее движения и перечень
операций, выполняемых в процессе прохождения
информации.
В процессе анализа
оценивается соответствие информационных
потоков составу принимаемых решений,
соответствие характеристик информации
требованиям реализации функциональных
стратегий. На основе полученной информации
определяются основные недостатки действующей
системы, необходимые ее корректировки
(ввод новой информации и исключение ненужной),
вносятся изменения в операциях по обработке
информации, в сроки их реализации.
Для каждого рабочего
места, исходя из набора реализуемых функций
и задач, определяются информационные
требования, обеспечивающие эффективную
их реализацию, – показатели, частота
поступления информации, определяется
входная и выходная информация, в случае
необходимости разрабатываются ее носители
(бланки, формы документов и т. д.), разрабатывается
схема движения документов, обеспечивающая
реализацию конкретной функции. Данные
по подразделениям организационной структуры
предприятия используются для разработки
общей схемы документооборота.
В разрезе функций
управления разрабатывается перечень
основных операций, обеспечивающих движение
информации, осуществляется распределение
операций по подразделениям, уточняется
перечень управленческих решений, принимаемых
на основе получаемой информации, координируются
сроки и действия пользователей информационной
системы. Далее уточняется система контроля,
обеспечивающая эффективное функционирование
информационной системы.
Полученная информация
позволяет определить:
1. Требуемый уровень
решения задач, критерии эффективности
их решения и соответствующие
им требования к АИС.
2. Стратегические
преимущества, реализация которых
должна обеспечиваться в результате
внедрения АИС.
3. Направления и
механизм реорганизации действующей
системы.
4. Регламенты функционирования
модернизированной системы.
Определение позиции
администрации по перечисленным направлениям
позволяет обосновать принятие решения
по выбору программной системы и внесению
в нее необходимых изменений и дополнений.
В рамках проекта комплексной автоматизации
предприятия осуществляется оценка эффективности
внедрения автоматизированной информационной
системы. На практике используется несколько
подходов к оценке эффективности внедряемых
проектов. Один из вариантов направлен
на определение устойчивых конкурентных
преимуществ, приобретаемых предприятием
торговли в результате внедрения системы.
Параметры улучшения бизнес-процессов
по направлениям деятельности предприятия
выбираются и оцениваются его специалистами
или приглашенными экспертами. Эффективность
проекта определяется соотношением дополнительной
прибыли, получаемой в результате его
внедрения, и затратами на создание и эксплуатацию
АИС. Источником прибыли является дополнительная
информация, обеспечивающая повышение
качества реализуемых функций и принимаемых
решений, повышение точности информации
и оперативности ее представления. Затраты
на создание и эксплуатацию системы складываются
из затрат на проектирование, закупку
компонент информационной системы, проведение
пуско-наладочных работ, обучение персонала,
создание базы данных, затрат на сбор,
обработку, накопление и использование
информации.
Внедрение автоматизированной
информационной системы осуществляется
при активном участии будущих пользователей.
Это повышает качество проектных решений,
помогает преодолеть их недоверие к надежности
получаемой информации и снизить сопротивление
внедрению системы.
3.Реализация функций
управления осуществляется на основе
принятия решений, являющихся важной составляющей
повседневной деятельности менеджера.
Термин «решение» можно трактовать с двух
позиций. Согласно одной – решение рассматривается
как процесс выбора из нескольких альтернатив,
предусматривающий последующую реализацию
определенных этапов (подготовка, принятие,
реализация). Согласно другой – решение
является результатом выбора, самой альтернативой,
определяющей последующие действия тех,
в отношении кого решение принимается.
Решения, обеспечивающие реализацию должностных
функций, носят название организационных.
Организационное решение принимается
с определенной целью, включенной в иерархию
целей организации, в условиях наличия
двух и более альтернатив. На процесс принятия
решений оказывают влияние две группы
факторов: