Управляющие компании в системе управления муниципальной недвижимостью

Если клиенты оплачивают услуги через банк, то управляющая компания должна своевременно получить извещение о производстве платежа, чтобы иметь точные данные о текущем состоянии счетов и вовремя отреагировать в случае непоступления платежей. Аналогично отслеживается правильное и точное оформление субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг.

Основными элементами системы  управления доходами за рубежом считаются: точный расчет и составление счетов-фактур для всех поступлений; запись оплат в соответствующих счетах; отслеживание запоздавших счетов; надежное хранение всех квитанций и других платежных документов. Достаточно широко используются следующие стандартные процедуры финансового контроля:

-разделение обязанностей по ведению отчетности по счетам, подлежащим оплате;

-разделение функций учета денежных поступлений и других бухгалтерских операций по учету доходов;

-определение полномочий по подписанию счетов или подтверждению дебиторской задолженности;

-выверка банковских счетов;

-проведение внутреннего аудита и проверка компании.

Сложность организации  процесса управления доходами на муниципальных объектах связана с тем, что на сегодняшний день практически в каждом доме часть квартир приватизирована, часть остается в муниципальной собственности и передается жильцам на правах найма. Соответственно усложняется планирование финансовых потоков, особенно в части получения субсидий. Техническая эксплуатация и ремонт частного жилищного фонда в многоквартирных домах или кондоминиумах входят в обязанности фирм-подрядчиков, выигравших конкурс. Эти взаимоотношения строятся на основании договоров с собственниками недвижимости в жилищной сфере. Оплата расходов, связанных с технической эксплуатацией и ремонтом таких домов и объектов, производится также на договорной основе. Если в управление принят кондоминиум, то с учетом финансового состояния жильцов определяется уровень содержания обшей собственности, который затем должен быть зафиксирован в договоре.

На приватизированные  квартиры в муниципальных домах  дотации сохраняются. Поэтому дотирование  хотя бы муниципальных квартир в  кондоминиуме должно быть сохранено. Решение местной администрации о выделении дотаций товариществам собственников жилья (ТСЖ) свидетельствует об их заинтересованности в создании таких товариществ и привлечении собственников жилья к управлению жилищным фондом. Возмещение затрат на предоставление коммунальных услуг товариществам должно производиться из местных бюджетов непосредственно предприятиям, предоставляющим эти услуги. Порядок предоставления дотаций товариществам утверждается соответствующим постановлением главы администрации муниципального образования.

Практически во всех городах товарищества собственников жилья получают равную с муниципальными предприятиями величину дотации, приведенную к 1кв. м обшей площади жилья. Местная администрация может дифференцировать величину дотации в зависимости от состояния здания - это соответствует сложившейся практике работы муниципальных обслуживающих предприятий, которые дифференцируют распределение средств на содержание и обслуживание жилья: на новые дома средств направляется меньше, чем на дома, имеющие большой износ.

Для получения дотаций в Москве товариществу необходимо:

-подать заявление в администрацию района, зарегистрировавшую товарищество, с просьбой предоставить дотации;

-заключить договор с администрацией района о финансировании жилищного фонда, находящегося в управлении товарищества;

-предоставить выписку  из решения общего собрания членов товарищества об установлении размеров обязательных платежей на содержание и ремонт мест общего пользования в кондоминиуме.

Расчет размера дотаций производится жилищными службами местных администраций, исходя из уровня платежей граждан на содержание и ремонт жилья.

Выделение дотаций из местного бюджета  предполагает наличие договорных отношений между администрацией и товариществом и дает администрации дополнительный способ воздействия и контроля за деятельностью товариществ. Документом, регламентирующим порядок выделения дотаций, является договор, заключаемый между администрацией и товариществом собственников жилья.

Возможны различные  варианты предоставления дотаций. Так, дотация может перечисляться в безналичном виде со счета администрации на счет товарищества собственников жилья. При этом необходимо учитывать, что товарищество собственников жилья - организация с весьма малыми объемами работ. Это требует более жесткого финансового планирования, так как задержка выплаты дотаций со стороны бюджета может весьма существенно отразиться на деятельности товарищества.

По другому варианту производится перераспределение дотаций из бюджета между товариществом и теплоснабжающей организацией. В настоящее время в большинстве городов России из местного бюджета дотируются два вида услуг: содержание и обслуживание жилья и теплоснабжение. Администрация может перераспределять выделенные дотации: не выплачивать товариществу дотацию на содержание и обслуживание кондоминиума, а увеличить размер дотации теплоснабжающей организации на обслуживание и содержание кондоминиума. Часть средств, собираемых товариществом с проживающих в кондоминиуме за теплоснабжение, равных величине дотации на обслуживание и содержание, будет удерживаться товариществом и направляться на эти цели.

Стандартная процедура  управления материально-техническим  снабжением на объектах недвижимости предполагает выполнение следующих функций:

-оценка потребности в материально-технических ресурсах;

-составление задания;

- изучение предложений поставщиков;

- контроль.

Процесс планирования и определения потребности в материально-технических ресурсах необходимо проводить одновременно с составлением годовой сметы. Объем закупок должен соответствовать программе профилактического ремонта. После оценки имеющихся материальных резервов необходимо выбрать вид снабжения из четырех возможных:

1) Одноразовая закупка товаров проводится при нечасто возникающей потребности, например, закупка специального оборудования.

2) Закупка неопределенного  количества товаров проводится  при постоянной потребности в материалах (например, для уборки). С поставщиками договариваются о поставке товаров по регулярному графику (например, ежемесячно) или по потребности.

3) Одноразовое пользование  услугами применяется для выполнения какой-либо задачи, не являющейся по сути непрерывной потребностью (типичный пример - замена крыши, наружная покраска зданий или ремонт автостоянки).

4) Постоянное пользование  услугами применяется в тех случаях, когда какую-то техническую функцию целесообразнее выполнять с помощью подрядчика (например, обработка земельного участка или дезинсекция).

Оперативное управление и выдача заданий опираются на смету материально-технического снабжения и систему управления товарными запасами.

Выбор источника поставки (продавца) - функция абсолютно новая для российских условий. За рубежом используют различные методы закупок для компаний по управлению недвижимостью:

-закупки, осуществляемые подрядной организацией при централизованном платеже;

-закупки и платежи, осуществляемые подрядной организацией;

-централизованные закупки.

Контракты на поставку заключаются: с фиксированной ценой; с возмещением издержек; в виде разрешения на начало работ; в виде заказов на поставку.

При выборе продавца предложение  оценивается по таким показателям, как технические возможности, качество, стоимость, имеющийся опыт, работа на прежних местах и рекомендации.

Система контроля за ходом выполнения контракта выбирается в зависимости от объема и вида покупки товаров и услуг. Эффективным способом считается представление отчетов о ходе выполнения заданий или проведение периодических инспекционных проверок.

Ресурсоснабжающие организации, которые, как правило, являются монополистами в силу технологических особенностей производства и оказания услуг, составляют особую группу поставщиков, с которыми взаимодействует управляющая компания. Выбор поставщика ресурсов по конкурсу невозможен.

Стоимость коммунальных услуг определяется договором. Она не формируется на рынке, а рассчитывается на основе нормативов потребления и тарифов на потребление коммунальных услуг. Норматив потребления утверждается органами местного самоуправления.

Регулирование цен (тарифов) на продукцию (услуги) естественных монополий осуществляется государством в лице федеральных (на электрическую энергию и газ) или местных органов исполнительной власти (на другие коммунальные услуги). Тарифы на продукцию естественных монополий дифференцируются по категориям потребителей: население, бюджетные организации, промышленные предприятия, прочие потребители.

Для жильцов, проживающих  в кондоминиумах, действуют тарифы, утвержденные органами местного самоуправления для населения, а на арендаторов нежилых помещений распространяются тарифы для других категорий потребителей.

Заключение договора на поставку коммунальных услуг является обязанностью управляющей компании. В договоре должны найти отражение:

-качество услуг, режим их предоставления и нормативные объемы потребления;

-порядок и сроки устранения неисправностей и аварий;

-установленные размеры и условия оплаты, расчетный период и сроки внесения платежей, пеня за несвоевременную оплату услуг;

-технологические характеристики инженерного оборудования жилых помещений, в том числе определяющие максимальную мощность электробытовых машин, приборов, оборудования;

-права, обязанности и ответственность исполнителя (поставщика услуг) и потребителя.

Управляющая компания рассматривается как исполнитель по отношению к каждому физическому лицу, т.е. она должна обеспечить жильца жилищно-коммунальными услугами и несет ответственность за их объем и уровень качества. Таким образом, если управляющая компания в своих договорах с организациями, производящими или оказывающими услугами, не предусмотрит положения, позволяющие ей в необходимых случаях “переадресовывать” указанным организациям обстоятельства по объёму и качеству услуг и санкции за нарушение обязательств, то именно она будет нести ответственность за нарушение прав потребителей.

4.Зарубежный  опыт организации контрактной  системы в управлении муниципальной  недвижимостью

Основное преимущество передачи контрактов на предоставление местных услуг организациям состоит  в экономии финансовых средств местных  бюджетов. Такая экономия обусловлена во многом тем, что у местного правительства отпадает необходимость нанимать на целый год и на полную ставку работников, которые будут выполнять лишь сезонные работы. Часто контракты заключаются для удовлетворения периодически возникающих потребностей в специализированных услугах архитекторов, инженеров, консультантов. Почти каждое местное правительство заключает временные контракты на выполнение сезонных работ или осуществление специальных проектов, которые не могут быть реализованы лишь собственными усилиями работников местной государственной структуры. Главным для управляющего местной государственной структурой является выбор такого варианта контрактной деятельности, который наиболее соответствует типу данного местного органа власти и сложившемуся стилю управления, особенностям местного законодательства, имеющимся финансовым и кадровым ресурсам. От эффективного участия управляющих местных органов власти в контрактном процессе во многом зависит успех всей контрактной системы.

Контрактная программа, как правило, включает три стадии:

- планирование;

- торги;

- управление контрактом.

На первой стадии обычно редко требуется участие главы  местной администрации, который  получает информацию о соответствующих  планах из отчетов сотрудников. Наиболее вероятным является его участие на второй стадии контрактного процесса - в торгах. На третьей стадии глава администрации в основном занят изучением отчетности, касающейся в первую очередь важнейших проблем или потенциальных трудностей.

Если местные власти не могут нанять опытные кадры или финансировать подготовку своих сотрудников в области контрактной деятельности, то может потребоваться активное участие глав администраций на всех трех стадиях контрактного процесса. Чаще всего они участвуют в контрактном процессе выборочно, т.е. берут под свой контроль лишь те контракты, которые либо инициированы руководящим органом, либо заметно влияют на положение местных жителей, либо имеют большое значение для деятельности местных органов власти в целом.

 Большинство контрактов планируются заранее. Иногда подготовительный период деятельности (с момента начала планирования до подписания контракта) растягивается на год и более. Продолжительность контракта зависит от его сложности, влияния, которое он оказывает на занятость служащих местных органов власти, а также наличия квалифицированных подрядчиков. Так, если местные власти осуществляют контрактную политику, не приводящую к увольнению местных служащих (при заключении контрактов на оказание услуг, которые ранее предоставлялись этими служащими), то цикл планирования может увеличиться на год. Увеличение подготовительного периода возможно и в тех случаях, когда подрядчику потребуется дополнительное время (от полугода и более) для заказа и приобретения специализированного оборудования, необходимого для выполнения контракта (по уборке улиц, сбору мусора и т.д.).